■概要
Gmailで受け取ったクライアントからの依頼や問い合わせメールを、都度ClickUpに手作業で転記していませんか？この作業は抜け漏れのリスクがあるだけでなく、時間を要するため、コア業務を圧迫する一因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、自動でClickUpにタスクを作成できるため、ClickUpとGmail間の連携をスムーズに行い、タスク管理の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールを元に、ClickUpでタスクを手作業で作成している方
- ClickUpとGmailを連携させ、タスクの登録漏れや対応の遅れを防ぎたいチームリーダーの方
- メールからのタスク起票プロセスを自動化し、業務の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のラベルのメールを受信すると自動でタスクが作成されるため、ClickUpへの手動登録にかかっていた時間を削減できます
- 手作業による転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応の質を安定させることができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとClickUpをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションを設定してメール本文などから必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にタスクを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを絞り込むため、特定のラベルやキーワードを任意で設定してください
- AI機能によるテキスト抽出では、メールの件名や本文から、タスク名や依頼内容として抽出したい項目を任意で設定することが可能です
- ClickUpでタスクを作成する際、AI機能で抽出したテキストなどを引用し、タスク名や詳細、担当者、期日などの各フィールドに自由にマッピングしてください
■ 注意事項
- GmailとClickUpのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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