Gmailで受け取った名刺情報をOCRして、ClickUpでタスクを作成する

■概要

展示会や商談で受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業で入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴い、迅速なフォローアップの妨げになることがあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像を添付したメールをGmailで受信するだけで、AI-OCRが情報を自動で読み取りClickUpにタスクを作成します。名刺管理からフォローアップのタスク化までを自動化し、営業活動のスピードと質を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 交換した名刺の情報を、手作業で顧客管理システムやスプレッドシートに入力している方
• 営業チームの名刺管理を効率化し、フォローアップの抜け漏れをなくしたいマネージャーの方
• 名刺情報のデータ化とタスク起票のプロセスを自動化し、営業の生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 名刺情報を手入力する時間が不要になり、営業担当者が顧客へのアプローチといったコア業務に集中できます
• OCRによる自動読み取りとタスク化により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を高めます
• 名刺交換後すぐにタスクが作成されるため、フォローアップのタイミングを逃さず、機会損失を防ぐことができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとClickUpをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像からテキストを抽出」のアクションを設定して名刺画像から必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にフォローアップタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを絞り込むため、特定の件名（例：「名刺」）や送信者などを任意で設定してください
• AI-OCRによるテキスト抽出では、名刺の画像から会社名、氏名、部署、役職、連絡先など、タスク作成に必要としたい項目を任意で設定することが可能です
• ClickUpでタスクを作成する際、AI-OCRで抽出したテキストなどを引用し、タスク名（例：「【要フォロー】〇〇株式会社 △△様」）や詳細、担当者、期日などの各フィールドに自由にマッピングしてください

■ 注意事項

• GmailとClickUpのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。