■概要
展示会や商談で受け取った名刺の情報を、一枚ずつ手作業で入力していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れのリスクも伴い、迅速なフォローアップの妨げになることがあります。このワークフローを活用すれば、名刺の画像を添付したメールをGmailで受信するだけで、AI-OCRが情報を自動で読み取りClickUpにタスクを作成します。名刺管理からフォローアップのタスク化までを自動化し、営業活動のスピードと質を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 交換した名刺の情報を、手作業で顧客管理システムやスプレッドシートに入力している方
- 営業チームの名刺管理を効率化し、フォローアップの抜け漏れをなくしたいマネージャーの方
- 名刺情報のデータ化とタスク起票のプロセスを自動化し、営業の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 名刺情報を手入力する時間が不要になり、営業担当者が顧客へのアプローチといったコア業務に集中できます
- OCRによる自動読み取りとタスク化により、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を高めます
- 名刺交換後すぐにタスクが作成されるため、フォローアップのタイミングを逃さず、機会損失を防ぐことができます
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとClickUpをYoomに連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定の条件のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像からテキストを抽出」のアクションを設定して名刺画像から必要な情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にフォローアップタスクを作成します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを絞り込むため、特定の件名(例:「名刺」)や送信者などを任意で設定してください
- AI-OCRによるテキスト抽出では、名刺の画像から会社名、氏名、部署、役職、連絡先など、タスク作成に必要としたい項目を任意で設定することが可能です
- ClickUpでタスクを作成する際、AI-OCRで抽出したテキストなどを引用し、タスク名(例:「【要フォロー】〇〇株式会社 △△様」)や詳細、担当者、期日などの各フィールドに自由にマッピングしてください
■ 注意事項
- GmailとClickUpのそれぞれをYoomと連携してください。
- トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。