【ノーコードで実現】Google スプレッドシートのデータをGoogleドキュメントに自動的に連携する方法

「Google スプレッドシートのデータをGoogleドキュメントに転記してレポートを作成する作業が面倒…」

「定期的に更新が必要なドキュメントが、つい後回しになって情報が古くなってしまう…」

このように、Googleドキュメントの更新作業に手間や時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートのデータやAIが生成したテキストを基に、Googleドキュメントの内容を自動で更新できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より創造的な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogleドキュメントの情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成しGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でドキュメントを作成する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローにより、Google スプレッドシートで特定の列が更新されると、その行の情報をもとにChatGPTがテキストを自動で生成し、Googleドキュメントの新規ファイルに記録するまでの一連の流れを自動化できます。面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、Googleドキュメントへの自動保存を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートのデータに基づき、定期的にレポートを作成している担当者の方
• ChatGPTを活用したコンテンツ作成を効率化し、Googleドキュメントへの自動保存を行いたい方
• 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、ドキュメント管理業務全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新だけでテキスト生成からドキュメントへの記録までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストのミスやプロンプトの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの品質維持に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPT、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にテキストを生成させます
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたテキストを記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意に指定できます。
• ChatGPTへのプロンプトは自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
• Googleドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定のテキストやGoogle スプレッドシートの情報を用いて任意に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、ChatGPTが生成した内容だけでなく、固定の文言やGoogle スプレッドシートから取得した他の情報も自由に組み合わせられます。

■注意事項 

• Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） 
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートの情報を基にGoogleドキュメントを自動更新するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートの行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成し、その内容をGoogleドキュメントに自動で追加するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google ドキュメント／Google スプレッドシート／ChatGPT

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシート、ChatGPT、Googleドキュメントのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー設定と各種アクションの設定
• フローの起動確認

Google スプレッドシートで行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成しGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でドキュメントを作成する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローにより、Google スプレッドシートで特定の列が更新されると、その行の情報をもとにChatGPTがテキストを自動で生成し、Googleドキュメントの新規ファイルに記録するまでの一連の流れを自動化できます。面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、Googleドキュメントへの自動保存を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートのデータに基づき、定期的にレポートを作成している担当者の方
• ChatGPTを活用したコンテンツ作成を効率化し、Googleドキュメントへの自動保存を行いたい方
• 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、ドキュメント管理業務全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新だけでテキスト生成からドキュメントへの記録までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストのミスやプロンプトの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの品質維持に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPT、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にテキストを生成させます
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたテキストを記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意に指定できます。
• ChatGPTへのプロンプトは自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
• Googleドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定のテキストやGoogle スプレッドシートの情報を用いて任意に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、ChatGPTが生成した内容だけでなく、固定の文言やGoogle スプレッドシートから取得した他の情報も自由に組み合わせられます。

■注意事項 

• Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） 
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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ステップ1：Google スプレッドシート、ChatGPT、Googleドキュメントをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビを参考に、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントのマイアプリ連携を行ってください。
【Google スプレッドシート・Googleドキュメントのマイアプリ連携】 

【ChatGPTのマイアプリ連携】
以下の注釈とナビをご参照ください。
※フローを実行するには、OpenAIの有料APIプランが必要です。
APIは従量課金制で、使用時に支払い可能な状態でないとエラーが発生するため注意が必要です。詳細は以下のリンクをご確認ください。

• OpenAI料金について

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成しGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートの情報をもとに、手作業でドキュメントを作成する業務に手間を感じていませんか？ このワークフローにより、Google スプレッドシートで特定の列が更新されると、その行の情報をもとにChatGPTがテキストを自動で生成し、Googleドキュメントの新規ファイルに記録するまでの一連の流れを自動化できます。面倒なコピー＆ペースト作業から解放され、Googleドキュメントへの自動保存を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートのデータに基づき、定期的にレポートを作成している担当者の方
• ChatGPTを活用したコンテンツ作成を効率化し、Googleドキュメントへの自動保存を行いたい方
• 複数のツールをまたぐ手作業をなくし、ドキュメント管理業務全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新だけでテキスト生成からドキュメントへの記録までが自動で実行され、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 人の手によるコピー＆ペーストのミスやプロンプトの入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、コンテンツの品質維持に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPT、Google スプレッドシート、GoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にテキストを生成させます
4. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたテキストを記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、更新を検知したい列などを任意に指定できます。
• ChatGPTへのプロンプトは自由にカスタマイズでき、Google スプレッドシートから取得した値を埋め込むことで、動的なテキスト生成が可能です。
• Googleドキュメントを作成する際、ドキュメントのタイトルを固定のテキストやGoogle スプレッドシートの情報を用いて任意に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、ChatGPTが生成した内容だけでなく、固定の文言やGoogle スプレッドシートから取得した他の情報も自由に組み合わせられます。

■注意事項 

• Google スプレッドシート、ChatGPT、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。 
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態） 
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。

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以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定

最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートで行が更新されたら、ChatGPTでテキストを生成しGoogleドキュメントに追加する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！

次の画面で、必須項目を入力していきます。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
  基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
  プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。

  

ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、任意の行を更新します。今回は以下のシートを使用します。

Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。

• テーブル範囲の始まり：今回の場合はAを選択。
• テーブル範囲の終わり：今回の場合はBを選択。
• 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はAを選択。
  ※必ず値が重複しない列を選んでください！
• 更新を検知したい列：ここで指定した列の値が更新された際にフローボットを起動。今回はAを選択。
  

  

設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

ステップ4：ChatGPTを使ってテキスト生成する設定

ここでは、ChatGPTを活用し、Google スプレッドシートのデータに基づき、テキスト生成する設定を行います。
以下の赤枠部分をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認しましょう。
次に進みましょう！

次の画面で、必須項目を入力します。
「メッセージ内容」は、ChatGPTに生成してほしいテキストの指示内容を入力しましょう。
記載例はあらかじめ設定されてありますが、自由に変更してOKです。
Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値を引用し、設定してください。

他の項目は任意で入力してください。

• ロール：「ユーザー」「システム」「アシスタント」から選択
  ※ロールはユーザーと対話する際にGPTがどのような立場から回答を出力するか役割を決めます。
• temperature・最大トークン：赤線を確認の上、直接入力
• モデル：候補から選択

  

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
問題なければ「完了」をクリックしましょう。

ステップ5：Googleドキュメントに新しいドキュメントを作成する設定

ここではGoogleドキュメントに新規ドキュメントを作成する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！

続いて、必須項目を設定していきましょう！

• ドキュメントのタイトル：Google スプレッドシートの取得した値を設定してください。入力欄をクリックすると表示されます。

  

「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。

Googleドキュメントに移動し、新しくドキュメントが作成されているか確認してください。
作成されましたね。

Yoomの画面で「完了」をクリックし、次に進みましょう！

ステップ6：Googleドキュメントにテキストを追加する設定

いよいよ最後の設定です！ここでは、ChatGPTで生成した内容をGoogleドキュメントに追加する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックしましょう！

API接続設定の画面が表示されるので、必須項目を入力しましょう！

• ドキュメントID：Googleドキュメントの取得した値を設定してください。

  

• 追加するテキスト：任意で作成した文章とChatGPTの設定で取得した値をを組み合わせて入力してください。

  

入力完了後、「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。

最後にGoogle ドキュメントに追加されているか確認してください。
無事に追加されましたね！

問題がなければ「完了」をクリックし、すべての設定は完了です！

ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Googleドキュメントを使ったその他の自動化例

Googleドキュメントを中心に、音声データの文字起こしやメール・チャットの内容取り込み、フォーム情報からの文書作成までを自動化することで、情報整理やドキュメント作成の手間を削減できます。

各ツールで発生した情報を自動で集約・要約し、議事録やマニュアルとして活用することで、記録漏れを防ぎながら、ナレッジ共有をよりスムーズに行えるでしょう。

Boxに音声ファイルがアップロードされたら、文字起こしを行い結果を新規Googleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

会議の録音データなど、音声ファイルの文字起こしに手間や時間がかかっていませんか？
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスが発生する可能性もあり、他の業務を圧迫する要因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxに音声ファイルをアップロードするだけで、音声の文字起こしが自動で実行され、簡単に結果をGoogleドキュメントへ出力できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 会議やインタビューの音声ファイルを文字起こしする作業を効率化したいと考えている方
• Boxに保存した音声データを手作業でテキスト化しており、手間を感じているご担当者様
• 音声データの文字起こし作業の自動化を検討しているが、APIの知識がなくお困りの方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxに音声ファイルをアップロードするだけで自動で文字起こしが実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 一連の作業が自動化されることで業務が標準化され、担当者による作業品質のばらつきや、業務の属人化を防ぐことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、音声ファイル形式の場合のみ後続の処理が実行されるよう設定します。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションで音声文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
7. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こし結果を出力します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式といった前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を実行する条件を任意で設定可能です。
• ファイルをダウンロードするBoxのオペレーションでは、トリガーで取得したファイルのコンテンツIDを設定してください。
• 音声文字起こし機能では、文字起こしの対象として、前段のオペレーションでダウンロードした音声ファイルを設定してください。
• Googleドキュメントで新規作成するドキュメントのタイトルは、ファイル名などを含めて任意に設定できます。
• ドキュメントに追加するテキストは、文字起こし結果だけでなく、任意の固定テキストなどを組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

• Box、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Chatworkでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Chatworkでの重要なやり取りや決定事項を、後から参照できるように手作業でドキュメントにまとめるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Chatworkの特定ルームにメッセージが投稿されると、その内容をAIが要約し、自動でGoogleドキュメントに追記します。
面倒な記録作業から解放され、情報の蓄積と共有を円滑に進められるようになるはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Chatworkでの議論内容を、議事録や備忘録としてGoogleドキュメントに記録している方
• 重要な情報の転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていないと感じている方
• 手作業による記録漏れやミスを防ぎ、チームの情報共有を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Chatworkへの投稿をトリガーに、自動でGoogleドキュメントへ内容が追記されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや、重要な情報の記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報ストックを実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatworkとGoogleのアカウントをYoomと連携します。
2. トリガーでChatworkの「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のルームを指定します。
3. 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ本文を要約するように指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、要約した内容を指定のファイルに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「要約する」では、Chatworkから取得したメッセージ本文を変数として埋め込み、要約の形式を自由にカスタマイズすることが可能です。
• 「文末にテキストを追加」では、AIの要約結果や投稿者名や投稿日時といった情報も変数として引用できます。

■注意事項

• Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google Driveで特定のファイルが作成されたら、OCRでの読み取りとAIによる要約を自動で行い結果を新規Googleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

社内に蓄積された大量のマニュアルや資料の内容を把握し、要約する作業に時間を要していませんか。特に画像やPDF形式のファイルはテキスト化から始める必要があり、手間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにマニュアルファイルを保存するだけで、OCRによるテキストの読み取りからAIによる要約までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 大量のマニュアルを管理しており、内容の要約作業を効率化したいと考えている方
• チーム内の情報共有を円滑にするため、マニュアルの要約プロセスを自動化したい方
• OCRやAIを活用し、文書管理に関連する定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存を起点に、テキスト抽出と要約が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• AIが常に一定のルールで要約を行うため、担当者によるアウトプットの質のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件下で後続のアクションを実行するようにします。
4. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. オペレーションで、OCR機能の「OCRで文字を抽出」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. オペレーションで、AI機能の「要約する」を設定し、抽出したテキストを要約します。
7. オペレーションで、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定します。
8. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、AIが要約したテキストをドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定可能です。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段のトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意に設定できます。
• Google Driveのダウンロード設定では、ファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルに含まれるどの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます。
• AIによる要約機能では、要約対象の文章に前段で取得したテキスト情報を変数として利用でき、要約の条件もカスタマイズが可能です。
• Googleドキュメントで新規作成するドキュメントのタイトルは、元のファイル名を含めるなど、任意の値に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、固定の文言を追加したり、前段のAI要約で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに内容を追加する

試してみる

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■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
• メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
• 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
4. 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
• ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  

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Slackでメッセージが送信されたら、投稿内容をGoogleドキュメントに追加する

試してみる

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■概要

Slackで共有された重要な情報やアイデアが、他のメッセージに埋もれてしまうことはありませんか？
また、後で参照するために手作業でドキュメントに転記するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をトリガーに、内容をAIが自動で要約しGoogleドキュメントへ追記できるため、手間なく効率的に情報を蓄積できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slack上の議論や決定事項を、議事録としてGoogleドキュメントに集約したい方
• 手作業での情報転記に時間を取られており、コピー＆ペーストのミスをなくしたい方
• チームのナレッジを自動で蓄積し、情報共有を円滑に進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackへの投稿をきっかけに自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• システムが自動でテキストを追加するため、手作業による転記ミスや重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでSlackの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象チャンネルを指定します。
3. 次に、AI機能の「要約する」を選択し、トリガーで取得したSlackのメッセージ内容を要約するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「要約する」では、Slackから取得した投稿内容を変数として使用し、目的に応じた要約形式を指示（プロンプト）で設定することが可能です。
• 「文末にテキストを追加」では、AIの要約結果に加えて、Slackの投稿者名や投稿日時といった他の情報も変数として組み合わせ、より詳細な記録を作成するようにカスタムできます。

■注意事項

• Slack、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。

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Notionで会議内容が記録されたら、Googleドキュメントで議事録を作成する

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■概要

Notionに会議メモを記録した後にGoogleドキュメントで清書して議事録を作成する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで会議内容が記録されると、その情報を基にGoogleドキュメントで議事録を自動で作成できます。
定型的なドキュメント作成の時間を削減できるため、コア業務へ注力する時間を増やすことにもつながるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogleドキュメントで議事録を作成・管理している方
• 会議後の情報共有やドキュメント作成の効率化を検討している方
• 定型的なドキュメント作成業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへの情報記録を起点に議事録が自動生成されるため、転記やフォーマット調整にかかる時間を短縮できます。
• 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定し、対象のデータベースを指定します。
3. 次に、分岐機能を選択し、特定の条件を満たした場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します。
5. 最後に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を基に議事録を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Notionのプロパティを条件に、意図したタイミングで議事録が作成されるように設定できます。
• 「書類を発行する」では、Notionから取得した会議名や決定事項などの情報を、あらかじめ用意した議事録テンプレートの任意の位置に変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Notion、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Googleフォームの情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する

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■概要

Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで集めた情報を基に、手作業でマニュアルを作成している方
• Googleドキュメントでの定型的な資料作成を効率化したいと考えている方
• AIを活用して、報告書や議事録などのドキュメント作成を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からドキュメント作成までが自動化され、手作業での転記や整形に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業で発生しがちな情報の転記ミスや記載漏れのリスクをなくし、常に正確な内容でドキュメントを作成することが可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」を選択し、フォームの回答内容を基にマニュアルの本文を生成するようプロンプトを設定します。
4. 次に、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを選択し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
5. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、Geminiが生成したコンテンツをドキュメントに書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Geminiにコンテンツ生成を依頼する際のプロンプト内で、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むことで、回答に応じた内容のマニュアルを生成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

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フォームが送信されたら、Googleドキュメントで新しいドキュメントを作成しBitrix24でContactを作成する

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■概要

フォームからのお問い合わせ後、議事録作成のために手動でGoogleドキュメントを用意したり、Bitrix24へ顧客情報を入力したりする作業に手間を感じていませんか。こうした定型業務に時間を取られることで、本来注力すべきコア業務が後回しになることもあります。このワークフローは、フォーム送信をきっかけにGoogleドキュメントの作成とBitrix24へのコンタクト登録を自動化するもので、Bitrix24とGoogleドキュメントを連携させた効率的な顧客管理体制を構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム対応でGoogleドキュメントの作成やBitrix24への登録を手作業で行っている方
• Bitrix24とGoogleドキュメントを連携させ、リード管理の効率化を図りたい営業やマーケティング担当の方
• Bitrix24とGoogleドキュメントを利用した定型業務を自動化し、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動でGoogleドキュメントの作成とBitrix24への登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとBitrix24をYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでBitrix24を選択し、「Create Contact」アクションを設定して、フォームで受け取った情報を基にコンタクトを作成します

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、タイトルや本文にフォームで受け取った情報を動的に埋め込むように設定してください
• Bitrix24でコンタクトを作成する際、フォームで受け取った氏名や会社名、メールアドレスなどの情報を各項目に割り当てて設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍Googleドキュメント、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
  

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GoogleドキュメントからGoogle Meetで会議スペースを作成する

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■概要

Google Meetで会議を行う際、議事録用のGoogleドキュメントに都度URLを手動で貼り付けていませんか？このようなアプリ間の細かな行き来は、集中力を妨げるだけでなく、作業の非効率にも繋がります。
このワークフローを活用すれば、Googleドキュメント上から直接Google Meetの会議スペースを作成し、発行されたURLを自動でドキュメントに追記することが可能で、会議準備をよりスムーズに進められます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google MeetとGoogleドキュメントを日常的に利用し、議事録作成を効率化したい方
• 会議準備におけるURLの発行や転記といった手作業を削減したいと考えている方
• ドキュメント作成から会議設定までの一連の流れをシームレスに行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleドキュメント上からGoogle Meetの会議URLを直接発行し、自動で追記するため、アプリを切り替える手間やコピー＆ペーストの時間を短縮できます。
• URLの貼り間違いや貼り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、会議参加者への正確な情報共有をサポートします。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGoogle MeetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleドキュメントを選択し、「Googleドキュメント上から起動」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetを選択し、「会議スペースを作成する」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションで、作成された会議URLなどをドキュメントに追記するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」オペレーションでは、追加するテキストの内容を任意で設定できます。
• Google Meetで作成した会議URLの変数だけでなく、「会議URL：」のような固定のテキストを組み合わせたり、その他の情報を埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• Googleドキュメント、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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GoogleドキュメントからGoogle 検索で検索結果を取得する

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■概要

Googleドキュメントで資料や記事を作成する際、情報収集のためにブラウザを開き、Google 検索を行って内容をコピー＆ペーストする作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleドキュメントの画面から離れることなくGoogle 検索を実行し、その結果を直接ドキュメントに追記することが可能になるため、執筆やリサーチ業務の効率を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleドキュメントでの執筆中に、頻繁にGoogle検索を行うライターや編集者の方
• Google DocsとGoogle Searchを連携させ、リサーチ業務を効率化したいと考えている方
• 複数のタブやウィンドウを行き来する作業に手間を感じているビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleドキュメント上で検索からテキスト追加までが完結するため、アプリを切り替える手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとGoogle 検索をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、「Googleドキュメント上から起動」を設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle 検索の「検索結果を取得」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、取得した検索結果をドキュメントに追記するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントにテキストを追加するオペレーションでは、出力内容を任意にカスタマイズできます。前段のオペレーションで取得した検索結果を変数として埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として追加することも可能です。

■注意事項

• Googleドキュメント、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能トリガーについては下記を参照してください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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まとめ

Googleドキュメントの更新作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の手間を削減し、ドキュメントの更新漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、常に最新の情報をドキュメントに反映できるため、情報共有の精度を高め、より重要な分析や企画業務に集中できる時間を確保できるでしょう！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：Google スプレッドシートの複数行のデータをまとめて反映できますか？

A：

はい、複数行のデータをまとめてGoogleドキュメントへ反映することが可能です。
ただし、出力形式は下記画像のように、列ごとにまとめた形式で出力されますので、あらかじめご了承ください。

なお、本設定を行うには、以下の手順でフローボットの変更が必要です。

1. アプリトリガーを削除

   

2. 「手動起動」オペレーションの「変更」をクリック

   

3. オペレーション選択画面で「スケジュールトリガー」を任意で選択
   ※指定した時間にフローボットが起動します

   

4. トリガー直下の「＋」をクリック

   

5. オペレーション選択画面で、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得」アクションを選択

   

後続の「文末にテキストを追加」のアクション設定の際に、「複数のレコードを取得」アクション設定で取得した値を設定すれば、OKです。

また、今回はスケジュールトリガーに変更してご紹介しましたが、既存の「行を更新」オペレーションをトリガーにしてフローボットを構築することも可能です。