Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントに内容を追加する

■概要

Gmailで受信した重要なメールの内容を、手作業でGoogleドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は情報共有に不可欠ですが、多忙な業務の中では対応漏れやコピー＆ペーストのミスも起こり得ます。このワークフローは、特定のキーワードを含むGmailのメール受信をきっかけに、その内容を自動でGoogleドキュメントへ追加するため、手作業による情報管理の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogleドキュメントを連携させ、情報蓄積や共有の自動化を目指す方
• メールでのやり取りをGoogleドキュメントに記録しており、転記作業を効率化したい方
• 手作業による情報転記での対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信と同時にGoogleドキュメントへ内容が記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能です
• システムが自動で処理を行うことで、情報の転記漏れやコピー＆ペーストの間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します
4. 最後に、同じくオペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容を記載します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください
• Googleドキュメントで新しく作成されるドキュメントのタイトルは、メールの件名や受信日時などを用いて自由にカスタマイズが可能です
• ドキュメントに追加する本文も、固定のテキストだけでなく、メールの送信者や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。