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「毎月、Google スプレッドシートにまとめたデータを手作業で分析して、レポートをメールで共有するのが大変…」
「AIを使って分析したいけど、毎回データをコピー＆ペーストしてプロンプトを入力するのは手間がかかりすぎる…」
このように、Google スプレッドシートのデータ分析と、その結果を共有する一連の作業に多くの時間を費やしていませんか？
もし、Google スプレッドシートに新しいデータが登録されるたびに、その内容が自動で分析されて要点をまとめたレポートを作成してくれるだけでなく、Gmailで関係者に自動送信できる仕組みがあればどうでしょう。
今までの手間だと感じていた業務から解放されるだけでなく、より戦略的な分析や意思決定などの時間に集中することができるようになるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからない方法です。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
YoomにはGoogle スプレッドシートのデータをAIで分析する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに管理会計の月次データが登録された際に、AIで自動分析し、レポートをGmailで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではアプリごとの具体的な設定方法を解説していきますね！
Google スプレッドシートとYoomの連携方法
Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
GmailとYoomの連携方法
Gmailの連携方法は、以下の手順をご参照ください。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
「行が追加されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！
②アクション：デフォルトで「行が追加されたら」が選択されているのでそのままでOK！
③Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。
まずは月次データのシートを準備します！
今回はテスト用に下のような画像のシートを準備しました。
準備ができたらYoomの画面に戻りましょう。
「トリガーの起動間隔」を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくのがおすすめです！
※料金プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。
次に「スプレッドシートID」を候補から選びます。
入力欄をクリックすると、スプレッドシート一覧が表示されるので連携するシートを選んでください。
同じ要領で「シートID」も候補から選択します。
次に「テーブル範囲」を設定します。
連携するGoogle スプレッドシートに合わせて入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、先ほど指定したGoogle スプレッドシートデータが反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくは取得した値についてをご参照ください。
「テキストを生成する」をクリックします。
「テキストを生成する」の設定方法もあわせてご確認ください。
このステップでは、生成AIを利用して月次データを分析します！
「プロンプト」を設定しましょう。
プロンプトの文字数によって消費するタスクが異なるので注意してください。
デフォルトでプロンプト例が設定されているので、ぜひ参考にしながら設定してください。
Google スプレッドシートに追加したデータを反映させたい時はステップ3で「取得した値」を埋め込む必要があります。
手入力した内容は「固定値」となり、埋め込んだ値は「変数値」となります！
Google スプレッドシートのデータを手入力してしまうと、フローボットが起動するたびに同じデータが反映されてしまうので注意してくださいね。
【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「行が追加されたら」をクリック
③「月」など反映させたい項目を1つずつ選択する
もし、入力した以外の言語で出力したい場合は「言語」の欄に入力してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう！
テスト結果として、月次レポートが表示されていればOKです！
内容を確認して問題なければ「完了」をクリックします。
「メールを送る」をクリックします。
まずは、連携するアプリや連携するアカウントが正しいか確認します。
