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「契約書やプレスリリースなど、重要な文書のコンプライアンスチェックに追われ、一件ずつの目視確認に時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによる見落としのリスクが不安…」
「重要なチェック業務だからこそ、担当者がつきっきりになってしまい、他の業務がなかなか進まない…」
このように、手作業でのコンプライアンスチェックに限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、AIを活用して文書のコンプライアンスチェックを自動化し、潜在的なリスクを検知できる仕組みがあれば業務が楽になりますよね。
そうすれば、これらの煩雑な作業から解放され、より安心して本来のコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Perplexity
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリ連携画面に遷移しますので、「アカウント名」は任意の値を、アクセストークンは画面注釈に沿ってAPIキーを発行し入力を行います。
入力し終わったら「追加」をクリックしましょう。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔は、プルダウンをクリックして任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーにしたいメールが届いたとき感知するため、候補からラベルを指定していきます。
ここで指定したラベルに該当のメールが届いたときにのみ、トリガーが起動する仕組みです。
ここでトリガーとして感知させるため、今回使用しているGmailアドレス宛てに、コンプライアンスチェックをしたい書類を添付したメールを送信します。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「トリガーテスト用」というラベルに振り分けられるように設定しました。
メールの受信を確認したら、テストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCRに関わる設定項目に移行します。
それぞれ以下のように設定を行いました。使用するAIなどは、必要に応じて変更してください。 
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
書類の内容が読み取れていればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
AIのモデルを選択してください。
今回は「Sonar」にしました。
システムプロンプトは、ページ注釈通り入力しました。
ご自身の業務に合わせて変更することも可能です。
ユーザープロンプトも概ねデフォルト設定のままとしています。
コンプライアンスチェックを行う本文は、OCRを行った際の取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
