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「契約書やプレスリリースなど、重要な文書のコンプライアンスチェックに追われ、一件ずつの目視確認に時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによる見落としのリスクが不安…」
「重要なチェック業務だからこそ、担当者がつきっきりになってしまい、他の業務がなかなか進まない…」
このように、手作業でのコンプライアンスチェックに限界を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、AIを活用して文書のコンプライアンスチェックを自動化し、潜在的なリスクを検知できる仕組みがあれば業務が楽になりますよね。
そうすれば、これらの煩雑な作業から解放され、より安心して本来のコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Perplexity
[Yoomとは]
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
マイアプリ連携画面に遷移しますので、「アカウント名」は任意の値を、アクセストークンは画面注釈に沿ってAPIキーを発行し入力を行います。
入力し終わったら「追加」をクリックしましょう。
フローボットの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔は、プルダウンをクリックして任意のタイミングを選んでください。
5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
トリガーにしたいメールが届いたとき感知するため、候補からラベルを指定していきます。
ここで指定したラベルに該当のメールが届いたときにのみ、トリガーが起動する仕組みです。
ここでトリガーとして感知させるため、今回使用しているGmailアドレス宛てに、コンプライアンスチェックをしたい書類を添付したメールを送信します。
今回はフィルタールールを作成し、下記のメールが「トリガーテスト用」というラベルに振り分けられるように設定しました。
メールの受信を確認したら、テストボタンをクリックしてください。テストが成功し、取得した値が入ります。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
「OCRで文字を抽出」をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
OCRに関わる設定項目に移行します。
それぞれ以下のように設定を行いました。使用するAIなどは、必要に応じて変更してください。 
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
書類の内容が読み取れていればOKです。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
AIのモデルを選択してください。
今回は「Sonar」にしました。
システムプロンプトは、ページ注釈通り入力しました。
ご自身の業務に合わせて変更することも可能です。
ユーザープロンプトも概ねデフォルト設定のままとしています。
コンプライアンスチェックを行う本文は、OCRを行った際の取得した値から入力しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
他にも細かく設定できる項目がありますので、必要に応じてセットアップしてください。
入力が完了したらテストボタンを押してみましょう。
テストが成功すると、取得した値が入ります。
これでPerplexityによるコンプライアンスチェックが完了します。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
「メールを送る」をクリックしてください。
アプリと連携アカウントを確認していきます。
アプリはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toには「コンプライアンスチェックした内容を送信したいメールアドレス」を入力しましょう。
もちろん取得した値も使用可能です。
FromやCC、BCCや差出人の名前などは任意で設定してください。
件名、本文はデフォルトで入力されていた例文を元に、以下のように入力しました。
取得した値も使えますので、わかりやすく設定してください。
本文には必ず「Perplexityでコンプライアンスチェックしたメッセージの内容」を。取得した値から含めましょう。
これにより、Gmailの受信メールごとに変わる情報をPerplexityへ動的に反映できます。
ここまで終わったら「次へ」ボタンをクリックしてください。
メールのプレビューページに移行するので、内容に問題がなければテストボタンをクリックします。
※テストボタンをクリックすると実際にメールが送信されます。
送信先には注意してください。
テストが成功すればOKです。
宛先のメールアドレスに、該当のメールが送信されていることも確認しましょう。
確認出来たら「完了」ボタンをクリックしましょう。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
リードに合わせたメール文の生成から、商品タグの自動付与、Web会議の要約やプレスリリース案の作成までをシームレスに完結。
最新のWeb検索結果に基づいたレポート送付やデータベースへの反映もノーコードで自動化します。
情報の収集・分析・出力を自動化し、クリエイティブな意思決定に集中できる環境を構築しましょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：なぜChatGPTではなくPerplexityが適しているのですか？
A：
PerplexityはWeb上の公開情報を探索・要約し、回答と共に出典リンクを示してくれる「AI検索」型のサービスです。
出典が表示されるため、読者が検証しやすく、コンプライアンスチェック向きと言えます。
もちろん出典を人の目で確認し、検証・校正をする必要はありますので、その点は予めご了承ください。
Q：画像以外のファイル形式にも対応できますか？
A：
はい、できます。
例えば、PDFであれば今回のようにOCRを使ってフロー設定を行えます。
また、GoogleドキュメントやMicrosoft Excelなど多様なファイル形式の文章でコンプライアンスチェックを行っていただけます。
Q：チェック結果をSlackなどに通知できますか？
A：
はい、できます。
Gmailでメール配信となっているアクション部分を、Slackの「スレッドにメッセージを送る」などに変更してお試しください。
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