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「この契約、更新日がいつだったかすぐに思い出せない…」
「スプレッドシートでの契約管理は、確認漏れや通知忘れが心配…」
このように、手作業での契約更新管理に限界を感じていませんか？
重要な業務だからこそ、多大な時間と注意力を要し、担当者にとっては大きな負担となりがちです。
もし、スプレッドシートなどで管理している契約情報をもとに、更新日が近づいたタイミングで担当者へ自動的にリマインダーを通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、更新漏れのリスクをなくし、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには契約更新のリマインダーを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している契約情報をもとに、更新日が近づいた契約についてSlackにリマインダーを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
2.Slackのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、SlackとYoomを連携してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Google スプレッドシートの契約更新日を自動チェックしてSlackにリマインダーを送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートにまとめた契約データを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「契約更新日」が「空でない」レコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、生成AIを使用して更新期日が近い案件を自動抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
日付や任意で作成した文章、先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
日付や取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、取得した値として契約データが表示されます。
問題がなければ、「完了」をクリックしましょう！
いよいよ最後の設定です！
ここでは、先ほど生成した結果をSlackに送信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アクションはそのままで、連携するアカウントが間違っていないか確認をします。
「次へ」をクリックし、進みましょう！
続いて、API接続設定の画面で必須項目を設定しましょう！
まずは「投稿先のチャンネルID」を設定します。
下図のように入力欄をクリックして表示される「候補」から選択ができます。
次に「メッセージ」を入力します。
「テキスト生成設定」で取得した値を活用して入力してください。
「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、「テスト成功」の表示を確認してください。
最後に、Slackに通知されているか確認しましょう。
無事に通知されましたね！
Yoomの画面に戻って「完了」をクリックします。
以上で、「Google スプレッドシートの契約更新日を自動チェックしてSlackにリマインダーを送信する」フローボットの完成です！お疲れ様でした。
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Slackを軸に、契約更新・フォーム回答・コメント投稿・ファイル更新など、さまざまなサービスで起きるイベントを自動で検知し、必要な情報取得やAIによる分析を行ったうえで、自動通知できます。
複数ツールに分散した情報をまとめて受け取れるため、確認漏れを防ぎながら、意思決定までのスピードを高めることができます！
契約更新のリマインダー通知を自動化することで、これまで手作業で行っていたスプレッドシートの確認や担当者への連絡といった手間を削減し、更新漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、担当者は契約管理の定型業務から解放され、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。Microsoft Teamsなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
Q：リマインド通知後に承認フローを動かせますか？
A：
はい、可能です。Slackのオペレーションの次に「担当者依頼」または「承認依頼」オペレーションを設定すれば対応可能です。
設定方法は各ヘルプページをご確認ください。
Q：自動化が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
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