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「この契約、更新日がいつだったかすぐに思い出せない…」
「スプレッドシートでの契約管理は、確認漏れや通知忘れが心配…」
このように、手作業での契約更新管理に限界を感じていませんか？
重要な業務だからこそ、多大な時間と注意力を要し、担当者にとっては大きな負担となりがちです。
もし、スプレッドシートなどで管理している契約情報をもとに、更新日が近づいたタイミングで担当者へ自動的にリマインダーを通知できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、更新漏れのリスクをなくし、より重要なコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには契約更新のリマインダーを自動化する業務フローのテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで管理している契約情報をもとに、更新日が近づいた契約についてSlackにリマインダーを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
2.Slackのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、SlackとYoomを連携してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Google スプレッドシートの契約更新日を自動チェックしてSlackにリマインダーを送信する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、フローボットを起動したい日付や時刻を設定します。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
設定後、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートにまとめた契約データを取得する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:F」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「契約更新日」が「空でない」レコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、生成AIを使用して更新期日が近い案件を自動抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
日付や任意で作成した文章、先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
日付や取得した値は入力欄をクリックすると表示されます！
