■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」での案件管理において、受注が確定した後の見積書の取得や関係者への共有を手作業で行っていませんか?この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで案件の受注が確定されると、、対象の見積書を自動的に取得し、Slackで関係者に通知するフローを構築できます。これにより、見積書共有に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを活用しており、受注後の見積書共有を自動化したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による見積書の共有で、通知漏れやファイル添付ミスなどの課題を感じている方
- boardとSlackを連携させ、案件のステータスに応じたスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注に更新されると自動で見積書がSlackに通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのファイル検索や通知作業が不要になるため、見積書の添付ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定します
- オペレーションとして「分岐機能」を設定し、案件のステータスが「受注」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」と「見積書の取得」を設定し、該当案件の見積書データを取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した見積書を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardをYoomに連携する際、ユーザーの環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Slackのオペレーション設定では、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。