Google スプレッドシートの契約更新日を自動チェックしてSlackにリマインダーを送信する
Google スプレッドシートの契約更新日を自動チェックしてSlackにリマインダーを送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Slack
と
Google スプレッドシート
を自動連携できます。
■概要
取引先との契約更新やSaaSのライセンス管理は重要ですが、Google スプレッドシートでの目視確認は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。特に管理件数が増えると、その負担は大きくなる一方です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載された契約更新日を定期的に自動チェックし、期日が迫った契約情報をSlackへ自動でリマインド通知できます。手作業による確認から解放され、重要な契約更新の管理を自動化することで、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで契約管理を行い、更新日のリマインダー通知などを手動で実施している方
- チーム内の契約更新漏れを防ぎ、リマインダー業務の自動化によって管理体制を強化したいマネージャーの方
- 契約更新に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務にリソースを集中させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートを確認するため、これまで手作業でのチェックや通知作成に費やしていた時間を短縮できます
- 契約更新のリマインダー通知を自動化することで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomに連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日や毎週など任意のタイミングでフローが起動するようにします
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を設定し、管理している契約情報の一覧を取得します
- 次に、AI機能の「テキストを生成」を設定し、取得した情報から更新日が近い契約を特定して、通知用のメッセージを生成します
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成したリマインドメッセージを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットが起動する日時（毎日、毎週、特定の日時など）を業務に合わせて自由に設定可能です
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、特定の条件（例：契約ステータスが「有効」のものなど）で絞り込む設定が可能です
- AI機能のプロンプトをカスタマイズし、通知メッセージの文面や形式を自由に変更できます。契約名や更新日など、取得した情報をメッセージに含めることも可能です
- Slackへの通知先チャンネルやメンション相手を任意で設定できます。メッセージ本文も、固定のテキストと取得した情報を組み合わせて自由に作成可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
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Google スプレッドシート
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Slack
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
行が追加されたら
行が更新されたら
フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送る
ダイレクトメッセージを送る
チャンネル内のメンバーIDを取得する
チャンネルを作成
チャンネルにメンバーを招待
ユーザーグループの一覧を取得
スレッドにメッセージを送る
チャンネルをアーカイブ
スレッドのメッセージを取得
パブリックチャンネルの一覧を取得
プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
メールアドレスでユーザーを検索
ユーザー情報を取得
特定のメッセージを取得
メッセージのリンクを取得
メッセージを削除
ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得
特定のメッセージのリアクション一覧を取得
フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
.avif){kind=small}
