■概要
取引先との契約更新やSaaSのライセンス管理は重要ですが、Google スプレッドシートでの目視確認は手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。特に管理件数が増えると、その負担は大きくなる一方です。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに記載された契約更新日を定期的に自動チェックし、期日が迫った契約情報をSlackへ自動でリマインド通知できます。手作業による確認から解放され、重要な契約更新の管理を自動化することで、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで契約管理を行い、更新日のリマインダー通知などを手動で実施している方
- チーム内の契約更新漏れを防ぎ、リマインダー業務の自動化によって管理体制を強化したいマネージャーの方
- 契約更新に関する定型業務を自動化し、より重要なコア業務にリソースを集中させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートを確認するため、これまで手作業でのチェックや通知作成に費やしていた時間を短縮できます
- 契約更新のリマインダー通知を自動化することで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な契約管理の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomに連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、毎日や毎週など任意のタイミングでフローが起動するようにします
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を設定し、管理している契約情報の一覧を取得します
- 次に、AI機能の「テキストを生成」を設定し、取得した情報から更新日が近い契約を特定して、通知用のメッセージを生成します
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIが生成したリマインドメッセージを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローボットが起動する日時(毎日、毎週、特定の日時など)を業務に合わせて自由に設定可能です
- Google スプレッドシートからレコードを取得する際に、特定の条件(例:契約ステータスが「有効」のものなど)で絞り込む設定が可能です
- AI機能のプロンプトをカスタマイズし、通知メッセージの文面や形式を自由に変更できます。契約名や更新日など、取得した情報をメッセージに含めることも可能です
- Slackへの通知先チャンネルやメンション相手を任意で設定できます。メッセージ本文も、固定のテキストと取得した情報を組み合わせて自由に作成可能です
■注意事項
- Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。