「新しい求人が出るたびに、候補者リストを更新してニュースレターを作成するのが大変…」
「候補者ごとに少しずつ内容を変えたいけど、手作業だと時間がかかりすぎて現実的じゃないし、送信ミスも怖い…」
このように、求人ニュースレターの作成や配信といった、定期的でありながらも手間のかかる作業に追われていませんか？
もし、管理している候補者リストに新しい情報を追加するだけで、AIが自動で魅力的な求人案内を作成し、Outlookからニュースレターとして送信してくれる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されますね。
これにより候補者とのコミュニケーションや面接といった、より本質的な採用活動に時間を使えるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには求人ニュースレターを自動で生成し送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIでスカウトメッセージを生成しOutlookで送信することが可能です。これにより、手動でのメッセージ作成や送信作業を省略し、円滑かつ一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動で多くの候補者にスカウトメッセージを送信しているリクルーターの方
・Google スプレッドシートを活用して候補者データを管理している人事担当者
・スカウトメッセージの作成に時間をかけず、効率的な対応を目指している採用チームのリーダー
・AIを活用してコミュニケーションの質を向上させたいと考えている企業の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google スプレッドシートとAI、Outlookを連携した求人ニュースレター自動化フローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成し、Outlookで自動送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Outlook／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
※このフローではAIオペレーションを使用します。
AIオペレーションは一部有料プランのみで利用可能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google スプレッドシートとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定とAI、Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIでスカウトメッセージを生成しOutlookで送信することが可能です。これにより、手動でのメッセージ作成や送信作業を省略し、円滑かつ一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動で多くの候補者にスカウトメッセージを送信しているリクルーターの方
・Google スプレッドシートを活用して候補者データを管理している人事担当者
・スカウトメッセージの作成に時間をかけず、効率的な対応を目指している採用チームのリーダー
・AIを活用してコミュニケーションの質を向上させたいと考えている企業の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Google スプレッドシートとOutlookをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録
以下をご確認ください。
Outlookのマイアプリ登録
以下をご確認ください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
上記を行うと今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで求人ニュースレターを生成しOutlookで送信する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIでスカウトメッセージを生成しOutlookで送信することが可能です。これにより、手動でのメッセージ作成や送信作業を省略し、円滑かつ一貫性のあるコミュニケーションを実現します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・採用活動で多くの候補者にスカウトメッセージを送信しているリクルーターの方
・Google スプレッドシートを活用して候補者データを管理している人事担当者
・スカウトメッセージの作成に時間をかけず、効率的な対応を目指している採用チームのリーダー
・AIを活用してコミュニケーションの質を向上させたいと考えている企業の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガー設定
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「行が追加されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
確認出来たら「次へ」を押して進みましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スプレッドシートを連携していきますが、今回は以下のような項目が入ったシートを作成しておきました。参考にしていただき、内容は自由に決めていただいて構いません。
- 職業名
- 企業名
- 求める人物像
- 応募開始日
- 応募終了日
- メールアドレス
- 氏名
Yoom設定画面に戻り、上記スプレッドシートのIDを候補から選択します。シートIDも同じように候補が表示されるので、選択してください。
テーブルの範囲（始まり）、テーブルの範囲（終わり）、一意の値が入った列を、注釈に沿って入力します。
ここまで終わったらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
取得した値とは
ここまで終わったら「完了」ボタンを押して次の手順に進みましょう。
ステップ4：AIでニュースレターのテキストを生成する
次に、AIでニュースレターの文章を作ります。「テキストを生成」をクリックしてください。
AIに指示出しをするのでプロンプトを書きます。今回は以下のように記載しました。
- 下記の内容をもとに、求人ニュースレターのスカウトメッセージを生成してください。
- 距離の近すぎない書き出しにし、改行の部分には<br>で改行を入れてください。
- 件名は生成せず、本文のみ生成してください。
- 職種名：取得した値より職種名
- 企業名：取得した値より企業名
- 求める人物像：取得した値より求める人物像
- 応募開始日：取得した値より応募開始日
- 応募終了日：取得した値より応募終了日
言語は日本語のままで問題ありません。
ここでテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値に入った文章が問題なければ「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ5：Outlookで求人ニュースレターのメール送信を行う
ここからは実際にOutlookでメールを送信していきます。「メールを送る」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
Toの部分は取得した値からメールアドレスを入力しましょう。そうすることによって可変のフローになります。
今回、件名は「求人のご案内」とし、本文は取得した値から「生成結果」を選択しています。
ここまで終わったら「次へ」ボタンを押します。
メール送信テストのプレビューページが出るので、内容を確認して問題なければテストボタンをクリックしましょう。
送信されたメールを該当のメーラーで確認し、問題なければテスト完了です。
「完了」ボタンを押して設定を完了しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
Outlookを使用したその他の自動化テンプレート
Yoomでは、Outlookに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Outlookでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
■概要
「Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する」ワークフローは、メール対応の効率化を実現する業務ワークフローです。
このワークフローを活用することで、OutlookとChatGPTの連携により自動で返信文を生成し送信までをスムーズに行うことができます。
これにより手間を減らしつつ質の高いメール対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを日常的に使用し、多くのメール対応に時間を割いているビジネスパーソン
・メール返信の品質を維持しつつ、業務効率を向上させたい企業のサポート担当者
・ChatGPTとOutlookの連携を活用して、メール対応の自動化を図りたいIT担当者
・日常業務でのRPAやAI活用に関心があり、具体的なワークフローを探している方
■注意事項
・ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知する
試してみる
TimeRexで予定が登録されたら自動でOutlookで通知するフローです。
毎月Google Adsでキャンペーンレポートを取得し、AIで分析した改善案をOutlookで送信する
試してみる
■概要
「毎月Google Adsでキャンペーンレポートを取得し、AIで分析した改善案をOutlookで送信する」ワークフローは、リスティング広告の運用レポート作成と提案送付を自動化する業務ワークフローです。
毎月のルーチンを減らし、aiによる分析で効率よく広告パフォーマンスをチェックできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・毎月のGoogle Adsレポート取得や集計に時間がかかっている広告運用担当者の方
・リスティング広告の成果分析を効率化し、改善案を自動で提案したいマーケターの方
・複数のクライアント向けレポート送付作業を手作業で行いミスが心配なチームリーダーの方
・aiで得られたインサイトを手軽に関系者へOutlookで共有したい方
■注意事項
・Google Ads、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する
試してみる
Zoho CRMから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信するフローです。
■注意事項
・Zoho CRM、Googleカレンダー、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
フォームの情報をもとにOutlookのイベントを更新して、Gmailでメールを送付する
試してみる
■概要
「フォームの情報をもとにOutlookのイベントを更新して、Gmailでメールを送付する」フローは、フォーム入力データを活用してOutlookの予定を自動で更新し、Gmailを通じて関連するメールを自動送信する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの情報を活用してOutlookの予定を自動管理したい事務担当者の方
GmailとOutlookを連携させて、メール送信を効率化したいビジネスユーザーの方
業務フローの自動化を通じて作業時間を短縮したい経営者やチームリーダーの方
複数のSaaSアプリを連携させて業務をスムーズに進めたいIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
求人ニュースレターの作成から送信までの一連のプロセスを自動化することで、
これまで手作業で行っていた候補者リストの管理やメール文面の作成といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、採用担当者は単純作業から解放され、候補者一人ひとりとの丁寧なコミュニケーションや面接対策など、より戦略的な採用活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：送信前に、人が内容を確認するステップを追加できますか？
A：
はい、可能です！「承認を依頼する」フローなどを挟むことで行えますので、お試しください。
Q：AIがより魅力的な文章を作るプロンプトのコツはありますか？
A：
一度AIに書いて貰ったあと、修正するプロンプトを足していくとより理想的な文章が出来上がります。また、より細かく具体的に指定してあげることもおすすめです。
Q：送信が失敗した場合、どのように検知・対応すればよいですか？
A：
連携が一時的に失敗した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
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