■概要
フォームで受け付けた情報を手作業でカレンダーに反映したり、関係者にメールで通知したりする作業に手間を感じていませんか？これらの手作業は更新漏れや連絡ミスが発生しやすく業務の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でOutlookのイベントが更新され、Gmailで通知が送付されるため、こうした一連の作業を効率化し、ミスなく処理を進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報を基に、手作業でOutlookの予定を更新している方
- 予定の変更や確定の連絡を、Gmailを使って手動で送信している業務担当者の方
- フォームからの申し込み対応における、日程調整や連絡の工数を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からOutlookのイベント更新、Gmailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れ、関係者への連絡忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションを設定し、フォームで取得した情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、関係者に通知メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「自分のカレンダーのイベントを更新する」アクションでは、更新するイベントの件名や場所、詳細などに固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を動的な値として設定したりすることが可能です。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先（To, CC, BCC）や件名、本文などを任意の内容に設定できるほか、フォームで取得した情報を差し込んでカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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