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「膨大なデータ、結局どう活用したらいいのか分からない……」
様々な形式のデータを収集して分析しやすい形式に整えて、そこから戦略を立案する一連の作業を手動で行うのは、多くの時間と手間が必要です。思ったよりも分析に時間がかかってしまうことで、リソース不足に陥ってしまうことも少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">様々な場所に保存されているテキストデータをAIが自動で収集・分析して、戦略提案まで行ってくれる仕組み</span>があれば、このような分析業務にかかる時間と労力を大幅に削減して、より迅速で質の高い意思決定を実現することができるでしょう。たとえば、Google Driveにアップロードされた書類を自動で文字起こしし、AIが要点を分析してSlackに共有することができます。これだけで、会議前の情報収集がぐっと楽になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して分析業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">様々なファイルからテキストデータを抽出し、AIで分析して示唆を得る業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
日々集まる様々なデータからAIを活用して分析を行い、戦略的な示唆を得ることはビジネスの成長に不可欠ですが、そのプロセスを効率化したいとお考えではないでしょうか。YoomのAIアナリスト機能を活用すれば、様々なツールに保存されたデータを起点として、分析から示唆出しまでを自動化できます。ここでは、具体的な自動化テンプレートを紹介していきますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにアップロードされたPDFや画像ファイルからテキストを抽出し、AIアナリストが分析した結果をSlackなどのチャットツールに自動で通知する</span>ことで、分析結果の確認や共有が迅速に行えるようになり、チーム全体の意思決定スピード向上に貢献します。
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに保存されたファイルをAIが分析し、その結果をGmailなどのメールツールへ自動送信する</span>ことで、関係者への情報共有を効率化し、手作業によるメール作成の手間を省きながら、迅速な情報伝達を実現します。
<span class="mark-yellow">DropboxなどのストレージサービスにあるファイルをAIが分析し、抽出された情報や分析結果をNotionなどのデータベースやCRMサービスに自動で記録・蓄積する</span>ことで、データの集約と一元管理が容易になり、後々の参照やさらなる分析に役立てることができます。
それではここから代表的な例として、Google DriveにPDFや画像ファイルがアップロードされた際に、その内容をOCRでテキストデータ化し、YoomのAIアナリスト機能で分析、その結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
この設定もYoomを使用してノーコードで簡単に行えるので、プログラミングの知識は一切不要です。
もし、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで大丈夫です。
3.ここでは、トリガーとなるGoogle Driveの設定をします。
まだ、トリガーとなるGoogle Driveのフォルダを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなフォルダを作成しました。
また、この後のテスト操作で、対象のフォルダに新しくファイルかフォルダが作成されている必要があるので、こちらも合わせて行ってくださいね。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほど取得したGoogle DriveのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いて分析するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
アクションは、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。こちらは変更可能なので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど生成したテキストを選択しましょう。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど生成したテキストをSlackに送信するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
まだ、対象とするSlackのチャンネルを作成していない場合は、このタイミングで準備してください。
今回は、下記赤枠のチャンネルに送信するよう設定したいと思います。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
無事に成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定したメッセージがSlackに届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
AIアナリスト機能を活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Outlookで受信したメールの添付ファイルをOCR処理してMicrosoft Excelにデータを追加したり、DocuSignで契約が完了した書類を読み取り、Microsoft Teamsに内容を通知したりすることが可能です。また、OneDriveにアップロードされたファイルから文字情報を抽出し、自動的にGoogle ドキュメントに記録するフローも構築できます。
Salesforceに登録された企業情報をもとにGoogle 検索を行い、取得したスニペットなどの内容をAIが自動で要約し、レコードを最新の状態に保つことができます。また、Google スプレッドシートに追加された新規データをDeepSeekで要約し、議事録や報告資料として活用することも可能です。
この記事では、「データ分析をAIアナリストで自動化する方法」について、ノーコードで実現できる具体的な手順をご紹介しました。
Google Driveとテキスト生成機能を活用することで、日々のファイル確認や報告業務にかかる時間を大幅に削減できるだけでなく、分析・共有のスピードアップにもつながります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したOCR・要約による通知自動化のほかにも、さまざまな業務に役立つテンプレートが豊富に揃っています。</span>書類管理やチーム連携、情報集約など、日常業務のあらゆる場面にフィットする自動化が可能です。
「ファイルの中身をいちいち確認するのが手間」「分析結果をすぐに共有したい」「作業ミスをなくしたい」と感じている方は、ぜひ一度テンプレートを試して、その便利さを体感してみてください。
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