Google DriveにPDFや画像がアップロードされたらOCRし、AIアナリストで分析してSlackに通知する

■概要

Google DriveにアップロードされたPDFや画像ファイルの内容確認、その後の分析、そしてSlackへの報告といった一連の作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、時にはヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる分析、Slackへの通知までを自動化し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存されたPDFや画像の内容確認と分析に時間を要している方
• 手作業での情報抽出やSlackへの報告で、入力ミスや共有漏れを減らしたい方
• OCRやAIを活用し、日々の定型業務を効率化したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveへのファイルアップロードからSlack通知までの一連の作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報抽出や転記が不要になるため、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この設定で、指定したフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したPDFや画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに、要約や分析といったテキスト処理を行います。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによって生成された分析結果などを指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の対象としたい特定のフォルダIDを任意で設定してください。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、ファイル内のどの部分から、どのような種類の文字情報を抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような分析を行い、どういった形式でテキストを出力させたいかなど、具体的な指示をプロンプトで設定できます。
• Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルIDを指定するだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを入れたり、OCR機能やAI機能で取得・生成したデータを動的な値として埋め込むといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。