■概要
DropBoxに日々蓄積されるPDFや画像ファイル、その内容を確認し、分析してNotionへ転記する作業に時間を取られていませんか？手作業では情報の見落としや転記ミスも起こり得るため、業務の正確性や効率性が課題となることがあります。このワークフローを活用すれば、DropBoxへのファイルアップロードをトリガーに、OCRによる文字抽出、AIによる分析、そしてNotionへの自動追加までを一気通貫で行い、これらの課題の解消に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropBoxに保存された書類や画像から手作業で情報を抽出し、Notionに入力している方
- PDFや画像データの分析と情報集約をAIを活用して効率化したいと考えている方
- 定型的な情報収集・整理業務を自動化し、より創造的な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- DropBoxへのファイルアップロードからNotionへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力や転記の時間を削減できます。
- OCRやAIを活用することで、手作業による文字の読み取りミスや分析内容の抜け漏れ、Notionへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropBoxとNotionをYoomのマイアプリへ連携します。
- 次に、トリガーでDropBoxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定することで、指定フォルダ内の動きを監視します。
- 続いて、オペレーションでDropBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した対象のファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報やその他の情報をもとに、内容の分析や要約などを行います。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによって生成されたテキストや元のファイル情報などを、指定のNotionデータベースに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DropBoxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、読み取り対象となるファイルの中から、どの部分の情報を抽出項目とするかを自由にカスタマイズできます。
- AI機能の設定では、テキストを生成するための指示（プロンプト）を具体的に作成でき、定型的な指示だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
- Notionのオペレーション設定では、情報を追加する先のデータベースや、データベース内の各プロパティ（項目）に対して、どのステップで取得した情報を割り当てるか、あるいは固定値を設定するかなどを柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- DropBox、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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