BoxにPDFや画像がアップロードされたらOCRし、AIアナリストで分析してGmailで通知する

■概要

Boxに日々アップロードされるPDFや画像ファイルの内容確認、情報抽出、そしてその分析結果を関係者に通知する、といった一連の業務に手間や時間を取られていませんか。 特に、ファイル内の文字情報を手作業で読み取り、分析することは骨が折れる作業であり、入力ミスや報告漏れといったヒューマンエラーも発生しやすいものです。 このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードを検知し、OCR機能による文字情報の自動抽出、AIアナリストによる分析、そしてGmailを用いた関係者への通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存されるPDFや画像データを業務で活用しており、その処理を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力や内容確認、関係部署への情報共有に多くの時間を割いている方
• 書類や画像からの情報抽出、分析、通知といった定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからGmailでの分析結果の通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた情報収集、分析、報告にかかる時間を短縮します。
• OCR機能やAI機能による自動処理により、手作業での文字の転記ミスや分析内容のばらつきといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのBoxアカウントとGmailアカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定することで、指定したフォルダへの新しいファイルアップロードを検知します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたPDFや画像ファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出されたテキストデータをもとに、分析結果や通知用の文章をAIアナリストが生成します。
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIアナリストが生成した分析結果やメッセージを指定のメールアドレスに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたい特定のフォルダを任意で指定できます。
• OCR機能の設定では、抽出したい特定の文字列パターン（例：請求書番号、日付、特定のキーワードなど）を任意でカスタマイズすることが可能です。
• AI機能の設定では、AIアナリストがテキストを生成するための指示（プロンプト）を自由に編集できます。これにより、例えば抽出テキストの要約、ポジティブ/ネガティブ判定、特定の情報の抽出など、業務目的に合わせた分析が可能です。プロンプト内には、固定のテキストに加え、OCR機能で取得した情報などを変数として組み込めます。
• Gmailのメール送信設定では、メールの件名や本文に、OCR機能で抽出した情報やAI機能で生成された分析結果を変数として挿入し、動的な内容のメールを作成できます。また、宛先（To、Cc、Bcc）や送信元メールアドレスも任意で設定可能です。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。