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「毎回同じ情報を何度も入力してるけど、これって本当に必要なのかな…？」
そんなふうに思ったことはありませんか？日々の業務に欠かせない作業だけど、どれも地味に手間と時間がかかるものばかりです。そこで今回は、定型的なデータ入力を自動化できる便利なテンプレート集とその設定方法をご紹介します。たとえば、Notionの新規ページをGoogle スプレッドシートに自動記録したり、Googleフォームの回答をAirtableに自動反映したり、Slackの会話内容をMicrosoft Excelに自動転記することが可能です。ツール同士をつなげるだけで、作業時間の短縮とミスの削減を実現することができます。
「作業のムダを減らしたい」「もっと本来の業務に集中したい」と感じている方は、ぜひチェックしてみてください。きっと、あなたの業務にぴったりの自動化が見つかるはずです。
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートにデータを入力する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
Google スプレッドシートをはじめとする様々なツールへのデータ入力を自動化することで、日々の業務を大幅に効率化できます。ここでは、具体的な業務シーンに合わせた自動化テンプレートをいくつかご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
Notionのようなデータベースに新しいページが作成された際に、その情報を<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートへ自動で入力・記録する</span>ことができます。
手作業による転記ミスを防ぎ、タイムリーな情報共有を実現し、データの一元管理や迅速な活用をサポートします。
Googleフォームなどで収集したアンケートの回答や問い合わせ内容を、<span class="mark-yellow">Airtableのようなデータベースへ自動入力する</span>こともできます。
データ集計の手間を大幅に削減し、顧客対応の迅速化やマーケティング施策へのスピーディーな反映を可能にするでしょう。
Slackなどのビジネスチャットで日々やり取りされる重要な報告や決定事項を、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelのようなスプレッドシートに自動で転記・集約する</span>ことも可能です。
情報の見逃しを防ぎ、必要な時にすぐに参照できるナレッジベースを効率的に構築できるはず！
それではここから代表的な例として、「Notionに新しいページが作成された際に、そのページ情報をGoogle スプレッドシートに自動で入力する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Notionのマイアプリ登録】
※マイアプリ登録をする前に、フローで使用するデータベースを作成しておきましょう。マイアプリ登録後にフローで使用するデータベースを作成した場合は、マイアプリ登録を再度行う必要があるのでご注意ください。
検索窓にNotionと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するアカウントのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
Notionで作成済みのデータベースの一覧が表示されるので、フローで使用するデータベースにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックして連携完了です！
【Google スプレッドシートのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓でGoogle スプレッドシートを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時に、Google スプレッドシートへの権限を全て許可してください。
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Notionにページが作成されたら、フローボットが起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「ページが作成されたら（Webhook）」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかどうかを確認しましょう。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、Webhookイベント受信設定を、Notionの管理画面上で行います。
下図赤枠のURLをコピーして、Notionのページに移動しましょう！
Notionのインテグレーションページにアクセスし、「新しいインテグレーション」をクリックして設定を開始します。
インテグレーション作成画面で下記のように設定し、「保存」を押してください。
・インテグレーション名：「Yoom」など、ご自身の分かりやすい名前で自由に設定していただけます。
・関連ワークスペース：フローで使用するワークスペースを選択してください。
・種類：「Internal」を選択します。
・ロゴ：必要に応じて自由に設定してください。ロゴはなくても支障はないです！
機能設定のチェック項目の中にある、「コメントの読み取り」にチェックを入れて「保存」し、「Webhook」タブに移動しましょう！
Webhookタブの「サブスクリプションを作成する」をクリックして、Webhookの設定をしていきます。
「Webhook URL」にYoom画面でコピーしておいたURLを貼り付けて「サブスクリプションを作成」をクリックしてください。
Webhookの設定が完了したら、トリガーとなるアクション(Notionでページを作成)をしてから「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下図のような値が表示されるので、「{ "verification_token": "secret_⚪︎⚪︎⚪︎」の値のうち、⚪︎⚪︎⚪︎の部分をコピーしましょう。
再びNotionの画面に戻り「認証する」をクリックします。
下図赤枠部分に先ほどコピーしたURLを貼り付け、「サブスクリプションを認証する」をクリックします。
Webhook URLの下に「This subscription is currently active」と表示されれば、問題なく設定が完了していますよ！
※NotionのWebhook設定方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
Yoomの画面に戻り再度テストすると、下図のようなアウトプット（取得した値）が表示されます。この値は、後続の設定で活用できるので、内容を確認しておきましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
最後に、「保存する」をクリックして次の設定に進みます。
続いて、Notionのレコード情報を取得する設定を行います。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、アカウントはステップ3と同じものであるか確認しましょう。アクションは変更せず、データベースの連携設定に進みます。
「データベースID」には、フローで使用するデータベースを設定します。入力欄をクリックすると、連携しているアカウントから候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
次に、「取得したいレコードの条件」を設定していきます。
ここでは、ステップ3で取得したアウトプットを使って、「レコードID」「等しい」{{ページID}}と設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Notionのレコード情報が「取得した値」に抽出されることを確認してくださいね！
確認後は「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
最後に、ステップ4で取得したNotionのレコード情報を、Google スプレッドシートに反映する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
これまで同様にタイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。実行アクションは「レコードを追加する」のままにして、データベースの連携設定に進みます。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
ここで設定したスプレッドシートのタブに、Notionのレコード情報を追加していきますよ！
「追加するレコードの値」の各項目に、アウトプットを使って適切な値を設定していきます。
たとえば、「レコードID」には、「取得した値」の「レコードを取得する（ID検索）」内にある、「レコードID」を設定するなど、それぞれ項目に合うアウトプットを設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」の表示されている項目は、連携しているスプレッドシートに紐づいて表示されています。項目を編集したい場合は、スプレッドシートを編集してください。
全ての項目を設定したら「テスト」をクリックし、実際にスプレッドシートにNotionのデータが反映されていることを確認してみましょう！
確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Notionに新しいページが作成された際に、そのページ情報をGoogle スプレッドシートに自動で入力する」フローの作成手順でした！
自動転記の仕組みを活用することで、日々の業務における手作業を減らし、よりスムーズな情報管理が可能になります。
受信したメールの内容を自動でYoomのデータベースに登録したり、Googleカレンダーに登録された予定を一覧で取得してGoogle スプレッドシートに転記するなど、Yoomを活用することで様々な自動転記が可能です。また、Salesforceで商談情報が登録・更新された際には、その内容をMicrosoft Excelに自動で転記することもできます。
この記事では、「様々なアプリへのデータ入力を自動化する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
Google スプレッドシートやNotionなどのツールを連携させることで、フォーム回答の自動転記やチャットの投稿内容の記録、データベースとの情報連携が簡単に行えるようになります。
<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したデータ入力の自動化以外にも、日々の業務を効率化するためのテンプレートが豊富に用意されています。</span>スケジュール管理、社内通知、ファイル整理など、業務に応じて選べる柔軟性も魅力の一つです。
「データ転記に時間がかかる」「手作業でのミスを減らしたい」「もっと効率よく業務を進めたい」と感じている方は、ぜひYoomの自動化テンプレートを活用してみてください。専門知識は不要で、すぐに使い始められますよ！
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