■概要
日々の業務で受信する大量のメールの中から、特定の情報を探し出して手作業でデータベースに転記する作業に手間を感じていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、メール本文に含まれる情報を自動でYoomデータベースへ登録できるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Webサイトのお問い合わせフォームなどから届く通知メールを管理している担当者の方
- 特定の取引先からの注文メールなどをデータベースで一元管理したいと考えている方
- メールからの情報転記作業を自動化し、手作業による対応を減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールを受信した際に、自動でYoomデータベースに情報が登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが減ることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、YoomデータベースをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー」を選択し、「特定のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールの情報をDBに登録する」アクションを設定し、受信したメールの情報を指定のデータベースに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーの設定で、自動化の対象としたい送信元のメールアドレスや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で指定してください。
- オペレーションの設定で、受信したメールの情報を登録したいYoomデータベースを任意で選択し、どの項目にどの情報を登録するかを設定してください。
■注意事項
- 情報を登録するYoomのデータベースを用意してください。
