Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
- AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「毎月の交通費精算、申請内容の確認や計算が手間で時間がかかる…」
「手作業での計算ミスや入力漏れが多くて、差し戻しや修正に追われている…」
このように、交通費精算業務の煩雑さやヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、フォームで受け付けた交通費申請をAIが自動で内容をチェックし、金額を算出して通知するような仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、経理担当者も申請者も、より生産性の高い業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大幅に軽減できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な交通費精算業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogleフォームで受け付けた申請内容を基にAIで交通費精算を行う業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
- AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIによる交通費精算自動化の連携パターン
交通費精算の申請をフォームで受け付け、AIを活用して金額算出や通知を行う自動化の具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します！
これらの自動化によって、手作業による計算ミスや確認作業の負担を大幅に削減できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
フォームで申請された交通費をAIで算出しメールツールに通知する
Googleフォームなどのフォームサービスで受け付けた交通費申請の内容をAIが自動で処理し、算出された金額や詳細をGmailなどのメールツールに通知することで、申請者や経理担当者への迅速な情報共有が可能になり、確認作業の効率化にも繋がるので、精算業務全体のスピードアップが期待できます！
Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
- AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで申請された交通費をAIで算出しチャットツールに通知する
フォームサービスから送信された交通費申請の情報を基に、AIが精算金額を算出し、その結果をSlackなどのチャットツールへ自動で通知することで、関係者間でのタイムリーな情報共有が実現し、コミュニケーションコストの削減にも貢献するので、よりスムーズな連携体制を構築できます。
フォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、Slackに通知する
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■概要
日々の交通費精算業務において、フォームから送信された内容を確認して手作業で金額を算出、その結果をSlackで通知するといった一連の作業に手間を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAI機能が自動で交通費を算出してSlackへ通知できるため、手間のかかる業務を効率化し、入力ミスや通知漏れといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申請内容を基に交通費精算を手作業で行い、Slackで都度通知している経理担当者
- AIを活用して交通費精算業務の効率化や自動化を検討している情報システム部門担当者
- 手作業による計算ミスやSlackへの通知漏れ、遅延といった課題を抱えている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後の交通費算出からSlackへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による計算間違いや、Slackへの通知内容の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定し、交通費精算に必要な情報を入力するフォームを作成する
- 続いて、オペレーションで、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームから送信された情報（出発地、目的地、交通手段など）を基に交通費を算出するよう指示する
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AI機能が算出した交通費情報と申請内容を指定したチャンネルに通知する
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示（例：最短経路での交通費を計算してください）を入れたり、フォームトリガー機能で取得した出発地や目的地などの情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定でき、通知メッセージの本文も固定の文言を入れたり、AI機能で算出した金額やフォームの申請者名などの値を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。
■注意事項
フォームで申請された交通費をAIで算出しデータベース/CRMサービスに記録する
Zoho Formsなどのフォームサービスで受け付けた交通費申請の内容をAIで処理し、算出結果をGoogle スプレッドシートのようなデータベース/CRMサービスに自動で記録することで、精算データの一元管理が可能になり、後からの参照や分析も容易になるので、経費管理の精度向上と業務効率化を同時に実現します。
Zoho Formsから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
交通費の申請や精算業務において、Zoho Formsで受け付けた内容を一つ一つ確認し、金額を算出してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。また、手作業による計算ミスや入力漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの申請内容を基にAIが交通費を自動算出し、Google スプレッドシートへスムーズに記録できるため、こうした課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Formsで交通費申請を受け付け、手作業で精算業務を行っている経理担当者
- AIを活用して交通費計算の精度向上と効率化を図りたい担当者
- Google スプレッドシートへの転記作業におけるミスを減らし、業務負荷を軽減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Formsに申請された情報からAIが交通費を算出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、手作業による計算や転記の時間を短縮できます。
- 手作業による計算ミスや、Google スプレッドシートへの入力間違い、漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho FormsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから受け取った情報を基に交通費を算出するようAIに指示します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Zoho Formsの申請内容とAIが算出した交通費金額を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のオペレーションでは、交通費を算出するためのプロンプト（指示文）を設定します。このプロンプトには、Zoho Formsのフォームで取得した出発地、目的地、交通手段などの情報を変数として埋め込むことが可能です。また、固定の交通費規定などをプロンプトに含めることで、より正確な金額算出が期待できます。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、フォームの回答内容とAIによる生成結果を記録したいスプレッドシートおよび対象のシートを選択してください。各項目には、Zoho Formsから取得した値やAIが生成したテキストを変数として設定したり、固定値を入力したりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
GoogleフォームとAI、Gmailを連携して交通費精算を自動化するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信された交通費申請の内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、その結果をGmailに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
- GoogleフォームとGmailをマイアプリに連携する
- テンプレートをコピーする
- アプリトリガーの設定
- テキストを生成とGmailのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
- AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GoogleフォームとGmailをマイアプリに連携する
まず、自動化に必要なGoogleフォームとGmailをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(2)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントを選択します。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
(6)次にGmailの連携を行います。Googleフォームと同様にYoomの新規接続一覧からGmailをクリックして連携します。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
- AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
- 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：アプリトリガーの設定
始める前に、予めGoogleフォームに専用のフォームを作成しておきましょう！
それでは、Yoomに戻り、Googleフォームと連携して、回答が送信された際の設定を行います！
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
料金プランについて | Yoomヘルプセンター
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤枠を確認の上、先ほど作成したフォームのフォームIDを入力しましょう。
入力が終わったら、Googleフォームにテスト回答を送信し、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
Googleフォームの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
また、Googleフォームをトリガーに設定した場合はテストが成功しても自動で質問内容が表示されない場合があります。
その場合は「＋取得する値を追加」をクリックして回答データを取得しましょう。
回答内容の詳しい取得方法については、下記のサイトをご確認ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：AI機能を使ってテキストを生成する
(1)次に、YoomのAI機能を使って、テキストを生成します。
「テキストを生成する」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、プロンプトにAIへの指示内容を入力します。
文中に先ほど取得した値を入れることで、Googleフォームの情報が自動的に反映されます。
下へ進み、出力したい言語を入力します。
今回は日本語の文章にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に生成結果が追加されました！
この値は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
ステップ5：Gmailと連携し、メールを送信する
(1)次に、Gmailと連携して、メールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、Toと件名を入力します。
下の画像のように件名に取得した値を使ってフローボットの実行日時を入れることも可能です。
本文に先ほど取得した値から「生成結果」を使います。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容に問題がないか確認しましょう。
問題がなければ、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、指定したメールアドレスにメールが届いていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Googleフォームから送信された内容でAIが交通費精算の金額を算出し、Gmailに通知されているか確認してみてくださいね！
交通費精算業務のその他の自動化
Yoomには、交通費精算業務を効率化・自動化するテンプレートも多数揃っています。
手間のかかる精算業務をスムーズにする自動化フローをぜひご活用ください。
「こんなやり方もあるんだ」と思ったら、以下のバナーから詳細をチェックしてみてください。
フォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
日々の交通費精算で、経路を調べて金額を計算し、その内容をタスク管理ツールに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業での処理は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、フォームに情報を入力するだけでAIが交通費を算出し、自動でAsanaにタスクを追加できます。Asanaを用いた交通費精算の管理を効率化し、申請・承認業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 交通費精算の申請・承認フローを効率化したいと考えている経理や総務担当者の方
- Asanaを活用して経費申請タスクを管理しており、手入力に手間を感じている方
- AIを活用して、経路検索や金額算出といった定型的な作業を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの入力だけでAIが交通費を算出しAsanaへタスク追加するため、手作業での計算や入力にかかっていた時間を削減できます
- 手作業での金額計算やデータ転記が不要になるため、計算間違いや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、交通費精算に必要な項目（出発地、目的地など）を設定したフォームを作成します
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を選択し、フォームから取得した情報を基に交通費を算出するよう設定します
- 続けて、再度オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を使用し、Asanaへ登録するタスクの期限を生成します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」を選択し、生成した内容を任意のプロジェクトにタスクとして追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、交通費精算に必要な申請者名や日付、備考欄など、自社の運用に合わせて入力項目を自由にカスタマイズできます
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、交通費を算出するための指示（プロンプト）を自由に編集でき、フォームで取得した情報などを変数として組み込むことが可能です
- Asanaにタスクを追加するアクションでは、タスクを登録するプロジェクトや担当者を指定したり、フォームやAIの出力結果を変数として件名や説明に設定したりできます
■注意事項
まとめ
交通費精算業務にAIを活用した自動化を導入することで、これまで手作業で行っていた申請内容の確認、経路検索、金額計算といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。
これにより、経理担当者は煩雑な作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割くことができ、申請者も迅速な精算処理によって満足度が向上するので、企業全体の生産性向上に貢献します！
今回ご紹介したような、フォームからの申請内容をAIで処理し、結果を通知するといった一連の業務フローの自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで簡単に構築できるので、もし交通費精算業務の効率化やAI活用による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務環境を体験してみてください！
