.png)
・
「毎月の交通費精算、申請内容の確認や計算が手間で時間がかかる…」
「手作業での計算ミスや入力漏れが多くて、差し戻しや修正に追われている…」
このように、交通費精算業務の煩雑さやヒューマンエラーにお悩みではありませんか？
もし、<span class="mark-yellow">フォームで受け付けた交通費申請をAIが自動で内容をチェックし、金額を算出して通知するような仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、経理担当者も申請者も、より生産性の高い業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の業務負担を大幅に軽減できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な交通費精算業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け付けた申請内容を基にAIで交通費精算を行う業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
交通費精算の申請をフォームで受け付け、AIを活用して金額算出や通知を行う自動化の具体的な連携パターンをテンプレートでご紹介します！
これらの自動化によって、手作業による計算ミスや確認作業の負担を大幅に削減できるので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスで受け付けた交通費申請の内容をAIが自動で処理し、算出された金額や詳細をGmailなどのメールツールに通知する</span>ことで、申請者や経理担当者への迅速な情報共有が可能になり、確認作業の効率化にも繋がるので、精算業務全体のスピードアップが期待できます！
<span class="mark-yellow">フォームサービスから送信された交通費申請の情報を基に、AIが精算金額を算出し、その結果をSlackなどのチャットツールへ自動で通知する</span>ことで、関係者間でのタイムリーな情報共有が実現し、コミュニケーションコストの削減にも貢献するので、よりスムーズな連携体制を構築できます。
<span class="mark-yellow">Zoho Formsなどのフォームサービスで受け付けた交通費申請の内容をAIで処理し、算出結果をGoogle スプレッドシートのようなデータベース/CRMサービスに自動で記録する</span>ことで、精算データの一元管理が可能になり、後からの参照や分析も容易になるので、経費管理の精度向上と業務効率化を同時に実現します。
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信された交通費申請の内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、その結果をGmailに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、大きく以下のプロセスで作成していきます。
まず、自動化に必要なGoogleフォームとGmailをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Googleフォームをクリックします。
(2)Googleのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックし、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(3)アカウントを選択します。
(4)「次へ」をクリックします。
(5)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
(6)次にGmailの連携を行います。Googleフォームと同様にYoomの新規接続一覧からGmailをクリックして連携します。
連携が完了するとYoomのマイアプリにGoogleフォームとGmailが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
始める前に、予めGoogleフォームに専用のフォームを作成しておきましょう！
それでは、Yoomに戻り、Googleフォームと連携して、回答が送信された際の設定を行います！
(1)アプリトリガーの「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
(2)Googleフォームの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Googleフォームと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォームに回答が送信されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
料金プランについて | Yoomヘルプセンター
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、赤枠を確認の上、先ほど作成したフォームのフォームIDを入力しましょう。
入力が終わったら、Googleフォームにテスト回答を送信し、Yoomに戻り「テスト」をクリックしましょう。
Googleフォームの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
アウトプットについて
また、Googleフォームをトリガーに設定した場合はテストが成功しても自動で質問内容が表示されない場合があります。
その場合は「＋取得する値を追加」をクリックして回答データを取得しましょう。
回答内容の詳しい取得方法については、下記のサイトをご確認ください。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法
設定が完了したら「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次に、YoomのAI機能を使って、テキストを生成します。
「テキストを生成する」をクリックします。
(2)「アクションを選択」画面から、生成するテキストの文字数をプルダウンから選択し、「次へ」をクリックします。
(3)「詳細を設定」画面から、プロンプトにAIへの指示内容を入力します。
文中に先ほど取得した値を入れることで、Googleフォームの情報が自動的に反映されます。
下へ進み、出力したい言語を入力します。
今回は日本語の文章にするため、未記入にします。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に生成結果が追加されました！
この値は次の工程で使用します。
「保存する」をクリックして次の工程へ進みましょう！
(1)次に、Gmailと連携して、メールを送信します。
「メールを送る」をクリックします。
(2)Gmailの「メールの設定」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。
下へ進み、Toと件名を入力します。
下の画像のように件名に取得した値を使ってフローボットの実行日時を入れることも可能です。
本文に先ほど取得した値から「生成結果」を使います。
入力が終わったら「次へ」をクリックしましょう！
(3)「メール送信のテスト」画面から、送信内容に問題がないか確認しましょう。
問題がなければ、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、指定したメールアドレスにメールが届いていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Googleフォームから送信された内容でAIが交通費精算の金額を算出し、Gmailに通知されているか確認してみてくださいね！
Yoomには、交通費精算業務を効率化・自動化するテンプレートも多数揃っています。
手間のかかる精算業務をスムーズにする自動化フローをぜひご活用ください。
「こんなやり方もあるんだ」と思ったら、以下のバナーから詳細をチェックしてみてください。
交通費精算業務にAIを活用した自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた申請内容の確認、経路検索、金額計算といった一連の作業を効率化し、ヒューマンエラーのリスクを低減できます。</span>
これにより、経理担当者は煩雑な作業から解放され、より戦略的な業務に時間を割くことができ、申請者も迅速な精算処理によって満足度が向上するので、企業全体の生産性向上に貢献します！
今回ご紹介したような、フォームからの申請内容をAIで処理し、結果を通知するといった一連の業務フローの自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで簡単に構築できるので、もし交通費精算業務の効率化やAI活用による業務改善に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現するスマートな業務環境を体験してみてください！
.png)
.webp)
.webp)