Zoho Formsから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額を算出し、Google スプレッドシートに追加する

■概要

交通費の申請や精算業務において、Zoho Formsで受け付けた内容を一つ一つ確認し、金額を算出してGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間も手間もかかるのではないでしょうか。また、手作業による計算ミスや入力漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoho Formsへの申請内容を基にAIが交通費を自動算出し、Google スプレッドシートへスムーズに記録できるため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで交通費申請を受け付け、手作業で精算業務を行っている経理担当者
• AIを活用して交通費計算の精度向上と効率化を図りたい担当者
• Google スプレッドシートへの転記作業におけるミスを減らし、業務負荷を軽減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsに申請された情報からAIが交通費を算出し、Google スプレッドシートへ自動で記録するため、手作業による計算や転記の時間を短縮できます。
• 手作業による計算ミスや、Google スプレッドシートへの入力間違い、漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、Zoho Formsから受け取った情報を基に交通費を算出するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Zoho Formsの申請内容とAIが算出した交通費金額を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のオペレーションでは、交通費を算出するためのプロンプト（指示文）を設定します。このプロンプトには、Zoho Formsのフォームで取得した出発地、目的地、交通手段などの情報を変数として埋め込むことが可能です。また、固定の交通費規定などをプロンプトに含めることで、より正確な金額算出が期待できます。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、フォームの回答内容とAIによる生成結果を記録したいスプレッドシートおよび対象のシートを選択してください。各項目には、Zoho Formsから取得した値やAIが生成したテキストを変数として設定したり、固定値を入力したりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Zoho Forms、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708