Googleフォームから送信された内容を基にAIで交通費精算の金額算出し、Gmailで通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた交通費精算の申請内容を確認し、手作業で金額を算出し、その結果をGmailで通知する業務に手間を感じていませんか。また、手計算によるミスや通知漏れといった課題も潜んでいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの申請をトリガーに、AIが交通費を算出し、その結果をGmailで自動通知するため、これらの課題を解決し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで交通費精算の申請を受け付けている経理や総務担当者の方
• AIを活用して交通費計算の正確性を向上させたいと考えている方
• 手作業による通知業務を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの申請からAIによる金額算出、Gmailでの通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手動での計算ミスや、Gmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、交通費精算業務の信頼性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、交通費を算出するための指示（プロンプト）を入力します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能によって算出された交通費情報を含めて関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、Googleフォームから受け取った情報（例えば、出発地、目的地、交通手段など）を基に、どのような計算を行い、どのような形式で結果を出力させたいか、具体的な指示（プロンプト）を自由に設定できます。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文を細かく設定できます。本文には、Googleフォームの回答内容やAI機能で生成された交通費の金額など、前段のオペレーションで取得した情報を動的な値として組み込むことが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。