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「毎日、営業報告書や請求書などのファイルを、メールやチャットで複数の関係者に手作業で転送していて時間が足りない…」
「ファイル転送の際に、間違った宛先に送ってしまったり、重要なファイルを添付し忘れたりといったミスが起こらないかいつも不安…」
このように、日々のファイル転送業務に追われ、手間や精神的な負担を感じていませんか？
もし<span class="mark-yellow">メールで受信した特定のファイルを自動でSlackの関連チャンネルに転送したり、オンラインストレージにアップロードされた最新資料をスピーディーに関係部署のチャットツールへ共有したりできる仕組み</span>があれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的なコア業務に集中する貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はプログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定でき、導入にかかる手間や時間もほとんどないので、ぜひこの機会にファイル転送の自動化を導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">メールで受信したファイルをSlackへ自動転送する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
日常的に行われるファイル転送業務を、様々なツールと連携することで自動化できます。例えば、メールで受け取ったファイルをチャットツールに自動で通知したり、フォームから送信されたファイルを指定のストレージに保存したりするなど、活用の幅は広いです。
ここでは、ファイル転送を自動化する具体的な連携パターンをいくつかご紹介しますので、あなたの業務に近いものや、効率化できそうな内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールサービスで特定の条件（送信者、件名、キーワードなど）に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルや本文中のリンクからファイルを抽出し、Slackをはじめとするチャットツールや特定のフォルダへ自動的に転送する</span>フローです。
重要なファイルの確認漏れを防ぎ、関係者への迅速な情報共有を実現し、業務のスピードアップに繋げましょう！
<span class="mark-yellow">ウェブサイトのお問い合わせフォームや社内申請フォームなどでファイルが添付・送信された際に、そのファイルを自動でDiscordのようなチャットツールや指定のクラウドストレージ、関連部署の担当者へ転送する</span>フローです。
顧客からの資料受付や社内での書類提出といった業務フローを効率化し、手作業によるファイルの移動や管理の手間を大幅に削減できます。
<span class="mark-yellow">OneDrive、Google Drive、Boxといったクラウドストレージサービスに新しいファイルがアップロードされたり、既存のファイルが更新されたりしたタイミングを検知し、そのファイルを自動でMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールや特定のメールアドレスへ転送する</span>フローです。
チーム内での最新ファイルの共有を円滑にし、バージョン管理の混乱を防ぎ、共同作業の生産性を高めます。
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件に合致するメールを受信した際に、そのメールに添付されているファイルを自動でSlackの指定したチャンネルに転送するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGmailを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGmailのマイアプリ連携が完了します。
同様にSlackを検索してください。ワークスペースのSlack URLを入力し「続行する」をクリックします。
次にメールアドレスを入力し「メールアドレスでサインインする」をクリックしてください。
メールアドレスに届く認証コードを入力します。
Yoomの投稿先を選択して「許可する」をクリックするとSlackのマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、フローボットを起動したいラベルを候補のプルダウンから選択してください。今回は例として「重要」というラベルを選択しています。
最後にテストする準備として、連携したGmailアドレスに添付ファイルつきメールを送信しましょう。受信したことを確認したらYoomの設定画面に戻ってテストします。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐条件｜添付ファイルの有無」をクリック。
まず「分岐対象の取得した値」を設定します。オペレーションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで、取得した値の欄には「添付ファイル1」を選択しましょう。
次に分岐条件を設定してください。今回は、取得した値(添付ファイル1)が空ではない場合に次のステップに進むよう設定しています。
設定が完了したら保存しましょう。
「正規表現によるデータの抽出」をクリック。
操作条件の設定に入ります。
※正規表現の設定方法についてはこちら、「テキストからデータを抽出する」の設定方法や正規表現の記載方法はこちらの記事をご確認ください。
まず「抽出対象」に対象となるテキストを入力しましょう。
※添付ファイルのアウトプットを使うとバイナリ値しか取得されないため、テキストとして判断されず「抽出対象が見つかりません。」とエラーになります。
次に「抽出箇所を正規表現で指定」に抽出する箇所を正規表現で入力してください。
今回は営業報告書の日付を抽出します。
設定が完了したらテストしましょう。
成功したら保存してください。この「抽出した値」も次のステップで使います。
「分岐条件｜特定のファイル名を含む」をクリック。
ステップ4と同様に設定します。取得した値の欄に「抽出した値」を選択しましょう。
分岐条件もステップ4と同様に設定してください。
今回は「抽出した値」が「(ステップ5で取得したアウトプットの)抽出した値」を含む場合にSlackに通知を送るよう設定しています。
設定が完了したら保存しましょう。
ここまできたらあと一息です！「ファイルを送る」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「ファイルを送る」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定に入ります。まずチャンネルIDもしくはメンバーIDを選択しましょう。
※チャンネルに送る場合、こちらを参考に必ず該当チャンネルの「インテグレーション」部分でYoomが追加されているかご確認ください。
追加していないと、テスト成功と表示されても「ok: false, error: "not_in_channel"」という実質エラー状態になりSlackに通知が届きません。
次にメッセージを入力します。「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りでOKなのでそのままテストしましょう。
成功したら保存してください。
Slackに通知が届きました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Gmailで特定のファイルを受信したら、Slackに自動で転送する方法でした！
Yoomには、今回ご紹介したもの以外にもファイルの送受信を自動化して、異なるツール間での共有を効率化できるテンプレートがそろっています！
たとえば、Slackで投稿されたファイルを自動でGmailやMicrosoft Teamsで共有したり、Gmailで受信したファイルをSlackに転送したりすることが可能です。
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください！
日々の業務で発生するファイル転送作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの確認、ダウンロード、アップロード、そして関係者への連絡といった一連の作業時間を大幅に削減し、転送ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、重要な情報が迅速かつ正確に共有され、チーム全体の業務効率が向上し、担当者はより付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したようなファイル転送の自動化は、プログラミング知識が不要なノーコードツールYoomを活用すれば、どなたでも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もしファイル転送業務の効率化や自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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