Gmailで特定のファイルを受信したら、Slackに自動で転送する

■概要

日々の業務でGmailに届く特定のファイルを、都度Slackへ手動で転送する作業に手間を感じていませんか。また、手作業による転送漏れや、他の業務が忙しく対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のファイルを含むメールを受信した際に、Slackへ自動で転送する仕組みを構築でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定の添付ファイルをSlackへ手動で転送している方
• ファイル共有の遅延や、転送漏れなどのミスを減らしたいと考えている方
• ルーティン化しているファイル共有業務を自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のファイルを受信すると、指定した条件に基づきSlackへ自動でファイルが転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル転送時に発生しがちな、宛先間違いや添付ファイルの誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 次に、オペレーションで、Yoomの「分岐機能」を利用し、添付ファイルの有無に基づいて処理を分岐させる条件を設定します。
4. 次に、オペレーションで、Yoomの「データ抽出機能」を利用し、添付ファイルから後続の処理で必要な情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションで、再度Yoomの「分岐機能」を利用し、抽出したファイル名に基づいてさらに処理を分岐させる条件を設定します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、特定のチャンネルやメンバーへファイルを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのラベルを任意で指定してください。特定の送信者や件名など、より詳細な条件でラベルを自動付与するGmail側のフィルター設定と組み合わせることで、柔軟な運用が可能です。
• 分岐機能では、Gmailで受信したメールの件名、本文、送信元アドレスや添付ファイルの有無、ファイル名といった情報に基づいて、後続のオペレーションの実行条件を任意で設定できます。
• データ抽出機能では、抽出対象としてメール本文の内容や特定のパターンに一致する文字列、添付ファイル名などを指定し、抽出したい項目も任意で設定可能です。抽出した情報は、後続のSlack通知のメッセージ内容などに活用できます。
• Slackへのファイル送付アクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意で設定できます。また、メッセージ本文には固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したメールの件名や送信者、抽出したデータなどを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。