OneDriveに特定のファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で転送する

■概要

OneDriveに特定のファイルがアップロードされた際、Microsoft Teamsへの手動での転送作業に手間を感じていませんか？また、情報共有の遅れや見落としが発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダへのファイルアップロードをトリガーに、Microsoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知やファイル情報を転送できるため、これらの課題を解消してスムーズな情報共有を実現するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveにアップロードされたファイルを都度Microsoft Teamsで共有している方
• ファイル共有の手作業による遅延や漏れを防ぎ、業務効率を改善したいチームリーダー
• Microsoft Teamsを活用した情報共有の迅速化と確実性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロード後、自動でMicrosoft Teamsへ情報が連携されるため、手作業によるファイル転送や通知作成の時間を削減できます。
• 手動での操作が不要になることで、ファイル共有時の宛先ミスやメッセージの入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定します。これにより、アップロードされたファイルの種類や条件に応じて、後続の処理を分岐させることが可能です。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイル情報や任意のメッセージを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを任意に指定できます。また、ファイルが作成された場合、更新された場合、あるいはその両方など、トリガーが起動する詳細な条件を設定することも可能です。
• 分岐機能では、ファイル名、ファイルの種類、特定のキーワードの有無など、様々な条件を設定して、後続のMicrosoft Teamsへの通知内容や通知先チャネルを動的に変更することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知メッセージは、固定のテキストだけでなく、OneDriveから取得したファイル名、作成者、更新日時といった情報を変数として埋め込むことができます。これにより、状況に応じた具体的で分かりやすい通知を自動で作成し、通知先のチャネルやメンションするユーザーも柔軟に設定できます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。