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「ジョブカン経費精算・ワークフローへの取引先情報の登録、毎回手作業で時間がかかってしまう…」
「申請内容をシステムに転記する際にミスが発生し、確認や修正に追われてしまう…」
このように、ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する中で、手作業による情報登録やデータ入力に課題を感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">問い合わせフォームの情報をジョブカン経費精算・ワークフローに自動で登録したり、データベースの情報を基に取引先情報を自動で追加したりできる仕組み</span>です。
この仕組みを活用することで、これらの定型的な作業から解放され、分析や戦略立案といったコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単にでき、導入にかかる手間や時間も少なく済みます！
ぜひこの機会に業務自動化を取り入れて、日々の作業をもっと楽に、そして効率的に進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ジョブカン経費精算・ワークフローへの情報登録を自動化する</span>テンプレートがすでに用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
普段お使いのツールからジョブカン経費精算・ワークフローへの情報登録を自動化する方法を、テンプレートでご紹介します。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールで新しい回答が送信された際に、その内容を基にしてジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報などを自動で登録する</span>ことができます。
手入力による手間や入力ミスを削減し、迅速かつ正確な情報反映の実現をサポートします。
<span class="mark-yellow">Googleスプレッドシートなどのデータベースサービスでの行追加や更新の際に、そのデータを抽出してジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報を自動で登録する</span>こともできますよ！
データの二重入力を防ぎ、常に最新の情報をジョブカン経費精算・ワークフロー内で維持しやすくなるでしょう。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールに特定のキーワードを含むメッセージが投稿された際に、その内容から必要な情報を読み取り、自動的にジョブカン経費精算・ワークフローに登録することもできます。
日常的なコミュニケーションの流れの中で発生する情報登録作業も自動でスムーズにでき、手作業での登録作業の手間を省きます。これにより、空いたリソースをよりコアな業務に充てることができ、業務全体の生産性向上が期待できますよ！
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">「Googleフォームで新しい回答が送信された際に、その回答内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を自動で追加する」</span>フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
先ほど同様に、検索窓にジョブカン経費精算・ワークフローと入力し、表示された候補から選択します。
Yoomと連携するジョブカン経費精算・ワークフローアカウントの「アカウント名」、「アクセストークン」を入力して「追加」をクリックしたら、連携完了です！
※ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
ここから実際に、フローを作成していきます。以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであるかを確認しましょう。トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次にトリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」は、入力欄下の注釈を参考にして手動で入力しましょう。ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが自動的に起動します。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してください。テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、回答データが「取得した値」にアウトプットとして抽出されますよ！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
このままだと、「会社名」や「住所」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていません…
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
「会社名」や「住所」など、フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしてください。
追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されましたよ！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのか分かりにくいですよね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「ジョブカン登録用_会社名」や「ジョブカン登録用_住所」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
※すでに「取得した値」の中に存在する項目名と同じ値だと、項目名が重複してしまい変更できないので、ご注意ください。
追加した項目の項目名を全て変更したら、「保存する」を押して次の設定に進みましょう。
※Googleフォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した回答情報を使って、ジョブカン経費精算・ワークフローの取引先に自動登録する設定を行います。
「取引先を登録」をクリックしてください。
先ほどと同じようにタイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するもので合っているか確認しましょう。アクションは変更せず「取引先を登録」のままにして、「次へ」をクリックしてください。
最後に、取引先登録の詳細を設定していきましょう！
ここでは、各項目の入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、それぞれ適切な値を選択していきます。
たとえば「取引先コード」には、「取得した値」の「フォームに回答が送信されたら」内にある、「取引先コード」を選択してくださいね！
その他の項目も同じように設定していきます。
「銀行コード」や「銀行名」なども、Googleフォームの質問項目に入れておくと回答情報をそのまま使って登録できるため、設定の手間を省けます。ぜひ活用してみてください。！
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にジョブカン経費精算・ワークフローの取引先に登録されているか確認しましょう。
確認後は「保存する」を押して、設定完了です！
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Googleフォームで新しい回答が送信された際に、その回答内容を基にジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を自動で追加する」フローの作成手順でした！
Google スプレッドシートでの行の追加・更新や、Slackへの投稿をトリガーにして、ジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報やユーザー情報を自動で登録・更新できるテンプレートを紹介します。
定型的な登録作業を自動化することで、人的ミスの防止や情報の反映漏れを防ぎ、業務の正確性とスピードを向上させることができます。毎回の手入力が不要になり、管理業務の負担を大幅に軽減するでしょう！
いかがでしたか？ジョブカン経費精算・ワークフローへの情報登録業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力の繰り返し作業や、それに伴う転記ミスといったヒューマンエラーのリスク削減が期待できます。</span>
これにより、経理担当者は、単純作業から解放され、より付加価値の高い確認業務や分析業務などに集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃいます！
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、ジョブカン経費精算・ワークフローへの情報登録の自動化から、ぜひスタートしてみてください。
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