Googleフォームで回答が送信されたら、ジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報を自動で追加する

■概要

Googleフォームで収集したアンケート回答やお問い合わせ情報を手作業でジョブカン経費精算・ワークフローに転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報が自動追加されるため、こうした手入力の手間やヒューマンエラーの課題を解決し、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで得た情報をジョブカン経費精算・ワークフローに手動で登録している経理担当者
• 取引先情報の入力作業にかかる時間を削減し、他のコア業務に集中したい方
• 手作業によるデータ入力ミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えているチームリーダー

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、自動でジョブカン経費精算・ワークフローに取引先情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォームとジョブカン経diethylワークフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでジョブカン経diethylワークフローを選択し、「取引先を登録」アクションを設定します。この際、Googleフォームの回答項目とジョブカン経diethylワークフローの登録項目を紐付けます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ジョブカン経費精算・ワークフローの「取引先を登録」オペレーションでは、登録する各項目に対してGoogleフォームから取得した回答内容を変数として設定するだけでなく、特定の値を固定値として入力することも可能です。
• 例えば、特定のフォームからの回答は全て特定の取引先区分として登録したい場合や、共通の備考情報を付加したい場合などに、固定値を設定することで柔軟な運用が実現できます。

■注意事項

• Googleフォーム、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133