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「候補者とのメールの往復で日程を調整し、決まった日時をGoogle スプレッドシートに転記する作業、もっと楽にならないかな…」
「面接官の空き時間を確認して、候補者に連絡して、またGoogle スプレッドシートを更新して…この繰り返しで本来の業務が進まない…」
このように、手作業での面接スケジューリングに多くの時間を費やし、コア業務に集中できずお困りではありませんか？
もし、Google スプレッドシートに候補者情報を入力するだけで、面接官の空き時間を自動で探し出し、候補者への案内メール作成やカレンダー登録までを自動化できる仕組みがあれば、こうした煩雑な調整業務から解放され、候補者とのコミュニケーションといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して採用業務をもっと効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報をもとに面接をスケジューリングする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要
採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを用いた面接スケジューリングの手作業に課題を感じている採用担当者の方
・面接日程の調整から候補者への連絡までの一連の業務を効率化し、自動化したいと考えている方
・カレンダー登録やメール通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい人事・総務担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
Google スプレッドシートの情報から面接スケジュールを自動作成・通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに候補者情報が追加された際に、Googleカレンダーに予定を登録し、関係者にGmailで通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Googleカレンダー／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを用いた面接スケジューリングの手作業に課題を感じている採用担当者の方
・面接日程の調整から候補者への連絡までの一連の業務を効率化し、自動化したいと考えている方
・カレンダー登録やメール通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい人事・総務担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
上記のナビを参考にログインしてください。
Gmailのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを用いた面接スケジューリングの手作業に課題を感じている採用担当者の方
・面接日程の調整から候補者への連絡までの一連の業務を効率化し、自動化したいと考えている方
・カレンダー登録やメール通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい人事・総務担当者の方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/10010912
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google スプレッドシートでトリガーを設定する
今回は、シートの更新をきっかけにGoogleカレンダーへ予定を作成し、Gmailで通知するフローを設定します。
ここで入力する値はすべて例です。
実運用に合わせて自由に変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウントを選択します。
選択後、「次へ」をクリックします。
面接情報を管理するシートを用意します。
候補者名、メール、日付、開始/終了、面接官、場所、備考などを入力しておきましょう。
トリガーの起動間隔を選び、対象のスプレッドシートを指定します。
シート名を検索して選択します。
「シートID」「テーブル範囲（始まり/終わり）」「一意の値が入った列」「更新を検知したい列」を入力します。
入力後、「テスト」をクリックします。
テスト結果を確認します。
値が取得できたら「完了」をクリックします。
ステップ4：Googleカレンダーで予定を作成する
2つ目のアクションフローを選択します。
Googleカレンダーと連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックします。
予定タイトルを設定します。
シートから「候補者名」と「面接官名」を差し込みましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
タイトルの作り方は任意で変更できます。
開始日時と終了日時を設定します。
説明欄に「場所・備考・カレンダー登録URL」を差し込みましょう。
参加者、タイムゾーン、場所を必要に応じて設定します。
場所にはシートの「面接場所」を指定します。
公開設定やリマインダーを確認します。
必要ならカスタムリマインダーを追加し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したことを確認します。
「作成した予定ID」と「Google MeetのURL」が取得できたら「完了」をクリックします。
ステップ5：Gmailで面接通知メールを送信する
3つ目のアクションフローを選択します。
Gmailと連携するアカウントを選択します。
送信元・宛先を設定します。
宛先には候補者のメールアドレスを取得した値から指定します。
件名と本文を作成します。
本文に「作成した予定ID」と「Google MeetのURL」を差し込みます。文面は例なので自由に変更できます。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
送信前の最終確認を行い、「テスト」をクリックします。
テスト成功を確認し、「完了」をクリックします。
受信トレイでメールが届いていることを確認します。
本文に予定IDとMeetのURLが表示されていれば完了です。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がGoogle スプレッドシートを活用して面接を自動でスケジューリングする方法でした。Google スプレッドシートを使った自動化例
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。
二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間を削減したい方
・手作業による転記ミスをなくし、タスク情報の正確性を担保したいプロジェクトマネージャーの方
・チームのタスク状況をGoogle スプレッドシートで集計・可視化する業務を効率化したい方
■注意事項
・ClickUp、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートで管理している開発タスクなどを、一つひとつ手作業でGitHubに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。
こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローは、Google スプレッドシートとGitHubの連携を自動化するものであり、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、GitHubへプルリクエストを自動で作成するため、面倒な手作業をなくし開発業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでタスク管理を行い、手動でGitHubにプルリクエストを作成している開発者の方
・GitHubへのプルリクエスト作成漏れや、転記ミスを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・Google スプレッドシートとGitHub間の情報連携を自動化し、開発プロセスの効率化を目指しているチームの方
■注意事項
・Google スプレッドシート、GitHubとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Google Driveからメッセージが送信されたら、Google スプレッドシートを更新する」ワークフローは、Google Driveでのコミュニケーションを効率化し、データ管理を自動化する業務ワークフローです。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、常に最新の情報をGoogle スプレッドシート上で確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを日常的に利用しているビジネスユーザーの方
・チーム内でのコミュニケーション履歴やファイル変更履歴を効率的に管理したい担当者の方
・手動でのデータ入力や更新作業に時間を取られている事務職の方
・情報の一元管理を図り、業務の透明性を高めたいプロジェクトマネージャーの方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Gmailで受信した内容をもとに、Google スプレッドシートを更新する」は、Yoomを使ってGmailで受信したメール内容を基に、Google スプレッドシートを自動更新する業務ワークフローです。
メール経由で受け取った情報をGoogle スプレッドシートに反映させることで、手動入力の手間を省き、データ管理の正確性と効率を向上させます。
このワークフローにより、日常業務の自動化をスムーズに実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信するデータを手動でGoogle スプレッドシートに入力している方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を効率化したい企業の担当者
・データ入力のミスを減らし、正確な情報管理を目指すビジネスユーザー
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用したい方
・日常的なデータ管理作業を簡略化し、時間を有効活用したい経営者やチームリーダー
■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートで顧客リストなどを管理し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。繰り返し発生する日程調整やURLの転記作業は、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした連携の手間を省き、業務の正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
・商談や面談の日程が確定した際に、自動でZoomミーティングを作成したい営業・採用担当者の方
・ミーティングURLの発行漏れや、スプレッドシートへの転記ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートでレコードが更新されたら、AIで品質管理を行いSlackに通知することが可能です。これにより、円滑かつ正確な品質管理が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に使用しており、データ管理の効率化を図りたい方
・品質管理プロセスにAIを活用して、精度とスピードを向上させたい企業担当者
・チーム内での情報共有をスムーズに行いたいSlackユーザー
・業務ワークフローの自動化を検討している中小企業の経営者
・手動での品質チェックに時間を取られているプロジェクトマネージャー
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計に取引先情報も更新するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。
Stripeでサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をスプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
まとめ
Google スプレッドシートを活用した面接スケジューリングを自動化することで、これまで手作業で行っていた候補者や面接官との煩雑な日程調整業務から解放され、ヒューマンエラーのないスムーズな選考プロセスを実現できます。
これにより、採用担当者は候補者とのコミュニケーションといったコア業務に集中でき、採用活動全体の質を高められるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし採用業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：候補者に日程を選んでもらうことはできますか？
A：
はい、できます。
Googleフォームで候補日時を提示→回答をGoogle スプレッドシートへ追記→トリガーで予定作成＆通知。なおフォーム直結シートは起動しない点に注意。
Q：エラーが発生した場合、どう気づけますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート運用で気をつける点は？
A：
列の削除・並べ替えや日付形式の揺れは検知漏れの原因になるので、統一するようにしてください。
また、ユニーク列と更新対象列を固定し、仕様の制約を把握して運用しましょう。
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