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「候補者とのメールの往復で日程を調整し、決まった日時をGoogle スプレッドシートに転記する作業、もっと楽にならないかな…」
「面接官の空き時間を確認して、候補者に連絡して、またGoogle スプレッドシートを更新して…この繰り返しで本来の業務が進まない…」
このように、手作業での面接スケジューリングに多くの時間を費やし、コア業務に集中できずお困りではありませんか？
もし、Google スプレッドシートに候補者情報を入力するだけで、面接官の空き時間を自動で探し出し、候補者への案内メール作成やカレンダー登録までを自動化できる仕組みがあれば、こうした煩雑な調整業務から解放され、候補者とのコミュニケーションといった、より重要な業務に集中できる時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ導入して採用業務をもっと効率化しましょう。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートの情報をもとに面接をスケジューリングする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう。
■概要 採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
Google スプレッドシートの情報から面接スケジュールを自動作成・通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに候補者情報が追加された際に、Googleカレンダーに予定を登録し、関係者にGmailで通知するフローを解説していきます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Googleカレンダー／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
Googleカレンダーのマイアプリ連携
上記のナビを参考にログインしてください。
Gmailのマイアプリ連携
こちらは以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。
ステップ3：Google スプレッドシートでトリガーを設定する
今回は、シートの更新をきっかけにGoogleカレンダーへ予定を作成し、Gmailで通知するフローを設定します。
ここで入力する値はすべて例です。
実運用に合わせて自由に変更できます。
Google スプレッドシートと連携するアカウントを選択します。
選択後、「次へ」をクリックします。
面接情報を管理するシートを用意します。
候補者名、メール、日付、開始/終了、面接官、場所、備考などを入力しておきましょう。
トリガーの起動間隔を選び、対象のスプレッドシートを指定します。
シート名を検索して選択します。
「シートID」「テーブル範囲（始まり/終わり）」「一意の値が入った列」「更新を検知したい列」を入力します。
入力後、「テスト」をクリックします。
テスト結果を確認します。
値が取得できたら「完了」をクリックします。
ステップ4：Googleカレンダーで予定を作成する
2つ目のアクションフローを選択します。
Googleカレンダーと連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックします。
予定タイトルを設定します。
シートから「候補者名」と「面接官名」を差し込みましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
タイトルの作り方は任意で変更できます。
開始日時と終了日時を設定します。
説明欄に「場所・備考・カレンダー登録URL」を差し込みましょう。
参加者、タイムゾーン、場所を必要に応じて設定します。
場所にはシートの「面接場所」を指定します。
公開設定やリマインダーを確認します。
必要ならカスタムリマインダーを追加し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したことを確認します。
「作成した予定ID」と「Google MeetのURL」が取得できたら「完了」をクリックします。
ステップ5：Gmailで面接通知メールを送信する
3つ目のアクションフローを選択します。
Gmailと連携するアカウントを選択します。
送信元・宛先を設定します。
宛先には候補者のメールアドレスを取得した値から指定します。
件名と本文を作成します。
本文に「作成した予定ID」と「Google MeetのURL」を差し込みます。文面は例なので自由に変更できます。
内容を確認し、「次へ」をクリックします。
送信前の最終確認を行い、「テスト」をクリックします。
テスト成功を確認し、「完了」をクリックします。
受信トレイでメールが届いていることを確認します。
本文に予定IDとMeetのURLが表示されていれば完了です。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がGoogle スプレッドシートを活用して面接を自動でスケジューリングする方法でした。Google スプレッドシートを使った自動化例
行が追加・更新されたら、顧客管理システムやWeb会議、開発プラットフォームへ情報を自動登録します。
また、AIによる品質管理を行ってチャットツールへ自動通知したり、会計ソフトへ取引先情報を自動更新します。
逆に、他ツールの情報をトリガーに行を自動追加・更新します。
手動でのデータ転記が減り、業務効率が向上します。
■概要 ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している開発タスクなどを、一つひとつ手作業でGitHubに転記する作業に手間を感じていないでしょうか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Google スプレッドシートとGitHubの連携を自動化するものであり、Google スプレッドシートに新しい行が追加されるだけで、GitHubへプルリクエストを自動で作成するため、面倒な手作業をなくし開発業務に集中できる環境を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google Driveで管理しているファイルの内容を、都度Google スプレッドシートに転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信したお問い合わせや注文内容を、都度Google スプレッドシートに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで顧客リストなどを管理し、手動でZoomミーティングを作成する作業に手間を感じていませんか。繰り返し発生する日程調整やURLの転記作業は、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートで特定の条件を満たす行が追加されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした連携の手間を省き、業務の正確性を高めることができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで管理している情報の行が更新されるたびに、その内容をAIで品質チェックし、結果をSlackに通知する作業は、手作業では手間がかかり、チェック漏れや報告遅延が発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行更新をきっかけに、AIが自動でテキストを生成し品質管理を行い、その結果をSlackへスムーズに通知するため、こうした課題の解消に繋がります。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Google スプレッドシートを活用して情報管理を行っている企業 ・取引先の情報をGoogle スプレッドシートで行っている方 ・Google スプレッドシートとfreee会計を利用している経理部門の管理者 2.freee会計を利用して会計業務を行っている経理担当者 ・手動でのデータ入力ミスや漏れを減らしたい方 ・取引先情報の更新作業を効率よく行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット 「Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する」フローを導入することで、いくつかのメリットを享受できます。 また、Google スプレッドシートとfreee会計の連携により、データの一貫性と正確性が保たれ、人的ミスが減少します。 ■注意事項 ・Google スプレッドシートとfreee会計のそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 Googleスプレッドシートで行が追加されたらSalesforceにレコードを追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Googleスプレッドシートを業務で活用している方 ・共有データを管理し、情報共有を行う事務職の方 ・取引先企業とシートを共有し、情報のやりとりを行う営業アシスタント 2.Salesforceで商談管理を行なっている企業 ・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方 ・社内案件すべてを確認している経営者や営業部長 ■このテンプレートを使うメリット Googleスプレッドシートは情報を蓄積し共有することがスムーズにできるため、業務を円滑に進めることに役立ちます。 異なるアプリ間での登録を時間をかけないで行いたいと考える方にこのフローは有効的です。 ■注意事項 ・Googleスプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Stripeで新たにサブスクリプションが申し込まれたら、サブスクリプションの情報をGoogle スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。 サブスクリプションに申し込んだ顧客名や、サブスクリプション期間などの詳細情報を取得し、指定のGoogle スプレッドシートに自動的に情報を格納します。 対象のGoogle スプレッドシートや格納する情報は自由に変更してご利用ください。 こちらのフローボットと合わせて利用することで、Stripeのサブスクリプション情報をGoogle スプレッドシートと同期することが可能です。 ■注意事項 ・Stripe、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・Stripeの情報を格納するスプレッドシートを用意して活用ください。 ・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ■概要 Zoho CRMでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.Zoho CRMを利用して営業活動の管理をしている方 ・フォローアップのタスクを管理している方 ・営業活動の効率化でZoho CRMを導入している営業チーム 2.Google スプレッドシートでタスク管理をしている方 ・Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している方 ・プロジェクトの進行状況の共有でGoogle スプレッドシートを利用している方 Zoho CRMを利用することで、営業プロセスの効率化ができ、作業負担を軽減できるのがメリットです。 しかし、Zoho CRMのタスクを手動でGoogle スプレッドシートに追加している場合、タスクの入力誤りや登録漏れが発生する可能性があります。 Google スプレッドシートへのタスクの追加を自動化することで、手動によるタスク追加の作業が不要となるため、業務を効率化することが可能です。 ■注意事項 ・Zoho CRM、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
この単純ながらも重要な作業は、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Drive内の特定ファイルが更新されたことを検知し、Google スプレッドシートの対応するレコードを自動で更新することが可能です。
これにより、手作業をなくし、情報の正確性を保つことができます。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに反映させることができ、データ管理の効率化を実現します。
このフローの利点は、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、業務の効率化を図ることができる点です。
これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を転記して更新作業をしていた方は、この作業が不要になるため、作業時間が短縮されます。
Google スプレッドシートの情報は最新だが、freee会計の情報は古いままといった事態も未然に防ぐことができるでしょう。
しかし、Google スプレッドシートの情報をSalesforceに手動で入力することは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
Googleスプレッドシートの登録内容を引用してSalesforceへも登録することができるため、手作業によるミスを防ぎ、手間を省きます。
■このテンプレートを使うメリット
また、Google スプレッドシートでチーム内のタスクを一元管理している場合、Zoho CRMに登録されたタスク情報も共有でき、情報共有がスムーズになります。
このテンプレートを利用することで、Zoho CRMでタスクが登録されるとGoogle スプレッドシートにもタスクを自動で追加できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
まとめ
Google スプレッドシートを活用した面接スケジューリングを自動化することで、これまで手作業で行っていた候補者や面接官との煩雑な日程調整業務から解放され、ヒューマンエラーのないスムーズな選考プロセスを実現できます。
これにより、採用担当者は候補者とのコミュニケーションといったコア業務に集中でき、採用活動全体の質を高められるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし採用業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください。
Q：候補者に日程を選んでもらうことはできますか？
A：
はい、できます。
Googleフォームで候補日時を提示→回答をGoogle スプレッドシートへ追記→トリガーで予定作成＆通知。なおフォーム直結シートは起動しない点に注意。
Q：エラーが発生した場合、どう気づけますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Google スプレッドシート運用で気をつける点は？
A：
列の削除・並べ替えや日付形式の揺れは検知漏れの原因になるので、統一するようにしてください。
また、ユニーク列と更新対象列を固定し、仕様の制約を把握して運用しましょう。
