Google スプレッドシートの情報をもとに、面接スケジュールを自動作成・通知する

■概要

採用活動における面接のスケジューリングは、候補者や社内担当者との調整に多くの時間を要する業務ではないでしょうか。特にGoogle スプレッドシートで日程を管理している場合、手作業でのカレンダー登録や通知メールの送信は手間がかかり、ミスも起こりがちです。
このワークフローを活用することで、Google スプレッドシート上での面接スケジューリングを起点とした一連の作業を自動化し、こうした課題を円滑に解決します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートを用いた面接スケジューリングの手作業に課題を感じている採用担当者の方
• 面接日程の調整から候補者への連絡までの一連の業務を効率化し、自動化したいと考えている方
• カレンダー登録やメール通知の漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい人事・総務担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの更新だけで面接日程が自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたスケジューリング業務の時間を短縮できます
• 手作業でのカレンダー登録ミスや、候補者への通知メールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、採用業務の品質向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。これにより、シートの情報が更新された際にフローが起動します
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、スプレッドシートから取得した情報をもとに面接の予定を登録します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、候補者や面接官に面接日程の詳細を自動で通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートをトリガーに設定する際、対象となる任意のスプレッドシートIDとシート名（タブ名）を指定してください
• Googleカレンダーに予定を作成するアクションでは、予定を登録したい任意のカレンダーIDを設定してください。これにより、個人のカレンダーや共有カレンダーに予定を反映できます

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■注意事項

• Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。