【ノーコードで実現】Google スプレッドシートの情報をもとに文書を自動作成しGmailで送信する方法

「Google スプレッドシートにまとめた顧客リストをもとに、一件ずつメール文面を作成して送信するのが大変…」

「契約内容に応じて文書を個別に作成する作業に時間がかかって、他の業務が進まない…」

このようなGoogle スプレッドシートの情報をもとにした手作業での文書作成やメール送信に、手間や煩わしさを感じていませんか？

もし、Google スプレッドシートに新しい情報を追加するだけで、その内容を反映した契約書などの文書がAIによって自動で作成され、指定した宛先にGmailで送信される仕組みがあればどうでしょう。
今まで手間に感じていた業務から解放されるだけでなく、より付加価値の高いコア業務に集中できる時間を創出できるかもしれません！

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるのが特徴です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはGoogle スプレッドシートの情報をもとに文書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信します。
これにより、手動での契約書作成やメール送信の手間を省き、業務プロセスを効率化できます。
契約関連の作業を自動化したい方に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の作成に時間をかけたくないビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用して顧客情報を収集している方
・AIを活用して業務を効率化したい企業の担当者
・契約手続きを自動化してミスを減らしたい方
・Gmailを使用して契約関連のコミュニケーションを管理したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

詳細を見る 試してみる

Google スプレッドシートとGmailを連携して契約書を自動作成するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートに行が追加されたら、その情報をもとにAIが契約書を作成し、Gmailで自動送信するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Google スプレッドシート、Gmailのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションの設定
• フローをONにし、正常に起動するかを確認

Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信します。
これにより、手動での契約書作成やメール送信の手間を省き、業務プロセスを効率化できます。
契約関連の作業を自動化したい方に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の作成に時間をかけたくないビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用して顧客情報を収集している方
・AIを活用して業務を効率化したい企業の担当者
・契約手続きを自動化してミスを減らしたい方
・Gmailを使用して契約関連のコミュニケーションを管理したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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ステップ1：Google スプレッドシートとGmailをマイアプリ連携

まずはじめに、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

Google スプレッドシートとYoomの連携方法

Google スプレッドシートの連携方法は、以下の手順をご参照ください。

GmailとYoomの連携方法

Gmailの連携方法は、以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーします。

1. 下のバナーの「試してみる」を押す。
2. Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う。

※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailで送信する

試してみる

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■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信します。
これにより、手動での契約書作成やメール送信の手間を省き、業務プロセスを効率化できます。
契約関連の作業を自動化したい方に最適なワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の作成に時間をかけたくないビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用して顧客情報を収集している方
・AIを活用して業務を効率化したい企業の担当者
・契約手続きを自動化してミスを減らしたい方
・Gmailを使用して契約関連のコミュニケーションを管理したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。

ステップ3：アプリトリガー（Google スプレッドシート）の設定

• コピーしたテンプレートを開く

左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
（※テンプレートをコピー後、すぐに設定する場合はテンプレートを開く操作は必要ありません。設定を中断した際は「マイプロジェクト」からテンプレートを開いて設定を再開してください！）

• アプリトリガー（Google スプレッドシート）を開く

「行が追加されたら」をクリックします。
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項をご参照ください。

• 連携アカウントとアクションを選択する

必要箇所を入力していきます。

①タイトル：必要に応じて変更可能です。分かりやすい名前に修正してもOK！

②アクション：デフォルトで「行が追加されたら」が選択されているのでそのままでOK！
③Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが表示されていることを確認しましょう。

• APIの接続設定をする

まずは、連携したいGoogle スプレッドシートを準備しましょう。
設定方法や設定時の注意事項について青枠内に記載があるので確認してください。

シートの準備ができたらテスト用のデータを追加してください。
今回は連携用として下の画像のような行を追加しました！

連携したいGoogle スプレッドシートのデータを入力していきます。
「スプレッドシートID」は入力欄をクリックすると、候補一覧が表示されるので連携したいシートを選んでください。

「シートID」も同様に候補から選びます。

「テーブルの範囲」や「一意の値が入った列」はGoogle スプレッドシートに合わせて入力しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックします。

テストに成功すると、Google スプレッドシートに追加した行のデータが反映されるので、確認できたら「完了」をクリックしてください。
「取得した値」の表示された項目は今後の設定時に使用していきます！
詳しくは取得した値についてをご参照ください。

ステップ4：AI機能でテキスト生成

AIを使用した「データの抽出」アクションの設定方法もご参照ください。

• 該当するアクションを開く

「テキストを生成する」をクリックします。

• テキスト生成の設定をする

このステップでは、生成AIを利用して契約書のドラフトを作成します！
「プロンプト」を設定しましょう。
デフォルトでプロンプト例が設定されているので、ぜひ参考にしながら設定してください。
Google スプレッドシートに追加したデータを反映させたい時はステップ3で「取得した値」を埋め込む必要があります。
手入力した内容は「固定値」となり、埋め込んだ値は「変数値」となるのでご注意ください！

【取得した値の活用方法】
①入力欄をクリックして「取得した値」を表示
②「行が追加されたら」をクリック
③「契約の種類」など契約書を作成する上で反映されたい項目を1つずつ選択する

出力したい言語がある場合は「言語」に入力します。
今回は日本語で入力した文章を日本語で出力したいので、未入力です！

ここまで設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。

テストに成功すると、生成結果が表示されます。
内容を確認して問題なければ「完了」をクリックします。
もし修正したい箇所がある場合は、プロンプトなどを修正して再テストを実行しましょう！

ステップ5：Google スプレッドシートで書類発行

• 該当するアクションを開く

「書類を発行する」をクリックします。

• 書類の連携をする

ステップ3と同様にまずは、アクションや連携するアカウントを確認します。

次に「雛形書類の連携」をします。
まずは契約書の雛形を準備しましょう。
雛形書類の設定方法は「書類を発行する」の設定方法をご確認ください。
今回は簡易的ではありますが、以下の画像のような雛形を準備しました！

次に作成された契約書の格納先の「フォルダID」を候補から選びます。

最後に格納時の「ファイル名」を設定します。
他のファイルと重複しないように「日付」を入れたり「受託者名」を入れるなどがオススメです！

• 置換条件の設定をする

「置換対象の文字列」が表示されるので「置換後の文字列」をステップ４で生成した内容を埋め込みましょう。

埋め込んだ後に「テスト」をクリックして、テストに成功すると書類データが反映されます。
実際に格納先に選んだフォルダを確認して、書類が発行されているのを確認できたらYoomの画面に戻って「完了」ボタンをクリックしましょう。
（Google スプレッドシートとPDFどちらも発行されます！）

ステップ6：Gmailでメール送信

• 該当するアクションを開く

「メールを送る」をクリックします。

• メールの設定をする

まずは、連携するアプリや連携するアカウントが正しいか確認します。

次に「メール内容」を設定していきます。

「To」は任意の送信先を設定してください。
他の「From」や「CC」などは任意項目なので、必要に応じて設定しましょう。

次に「件名」と「本文」を設定します。
手入力（固定値）と取得した値（変数値）を組み合わせて作成するのがオススメです！

「添付ファイル」に、発行した書類（PDF）を添付することも可能です。

• メール送信のテストをする

「次へ」を押すと、メールの送信内容が表示されるので問題なければ「テスト」をクリックしてください。

テストに成功したら、実際にメールが送信できているか確認しましょう。
確認できたら「完了」をクリックします。

ステップ7：トリガーをONにして動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！

以上が、Google スプレッドシートで行が追加されたら、契約書をAIで作成し、Gmailに送信する連携手順になります！

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシートで行が更新されたら、請求書を発行してGoogle Driveに保存する

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定期的にFigmaから指定ファイルのコメントリストを取得し、Google スプレッドシートに追加する

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Google スプレッドシートで行が更新されたら、HRMOSの住所情報を変更する

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毎日ecforceの広告URLの詳細情報を取得し、Google スプレッドシートに一括同期する

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フォームで問い合わせを受信したらAnthropic（Claude）で回答を作成して、Google スプレッドシートにレコード追加する

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毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする

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■概要
「毎週、Google スプレッドシートの指定範囲の値を別のシートへコピーする」フローは、定期的なデータ管理を効率化する業務ワークフローです。
毎週のデータ更新やバックアップを手動で行うのは手間と時間がかかりますが、このフローボットを活用すれば、指定した範囲のデータを自動的に別シートへコピーできます。
これにより、データの一致性を保ちながら、作業負担を軽減できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートを日常的に利用し、データの定期的なコピー作業に手間を感じている方
・複数のシート間でデータを同期させたいチームリーダーや管理者の方
・データのバックアップや分析目的で、定期的にデータを別シートにコピーしたいビジネスオーナーの方
・業務の自動化を推進し、定型作業の効率化を目指している企業担当者の方

■注意事項
・Google スプレッドシートとYoomを連携してください。

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定期的にGoogle スプレッドシートでリード情報を取得し、Outlookでメールを送信する

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■概要
Google スプレッドシートにまとめたリストの宛先へOutlookを使って定期的にメールを送る作業は、手間がかかるだけでなく送信漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートとOutlookの連携を自動化し、指定したスケジュールでリストの情報を基にメールを自動送信できるため、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートのリストを基にOutlookで定期連絡を行っている方
・Google スプレッドシートとOutlookの連携を手作業で行い、工数を削減したい方
・リードナーチャリングや顧客への一斉案内業務の自動化を検討している方

■注意事項
・Google スプレッドシートとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？
このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。
手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存された請求書などの書類を、一括でOCR処理したいと考えている方
・OCRツールで読み取ったテキストデータを、手作業で転記する手間をなくしたい方
・紙媒体の書類管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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毎月Google スプレッドシートの情報からHRMOSへ社員を一括登録する

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■概要
毎月発生する社員情報の登録作業、特にGoogle スプレッドシートで管理している情報をHRMOSへ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このような定型的な作業は、時間的な負担だけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle スプレッドシートから情報を自動で取得し、HRMOSへの社員登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・HRMOSへの社員登録を手作業で行っており、業務を効率化したい人事労務担当者の方
・Google スプレッドシートで管理する情報をHRMOSへ連携する作業に課題を感じている方
・定期的に発生する社員情報の一括登録を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953

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Slackでメッセージにスタンプが押されたらユーザー情報を取得して、Google スプレッドシートにレコードを追加する

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■概要
Slackでの勤怠報告やタスク完了の確認などを、手作業で集計・転記していませんか。こうした定型的な報告業務は手間がかかる上に、転記ミスや確認漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの自動化を実現し、特定のメッセージへのスタンプをトリガーにして、ユーザー情報をGoogle スプレッドシートへ自動で記録できます。これにより、報告業務の手間を省き、正確な情報管理を可能にします。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackでの勤怠報告やステータス確認を手作業で集計しているチームリーダーの方
・Slackの自動化に関心があり、報告業務を効率化したいと考えている方
・Google スプレッドシートでメンバーの活動記録を管理しているマネージャーの方

■注意事項
・Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google スプレッドシートとGmailを連携させることで、データをGoogle スプレッドシートに入力するだけで、契約書などの個別文書の作成からメール送信までの一連のフローを自動化でき、定型業務にかかる時間を大幅に削減しつつ入力ミスなどのヒューマンエラーも防止できます。
手作業から解放されることで、顧客とのコミュニケーションや戦略立案といった、より創造的な業務に集中することも可能になりますね！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できるようになります。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問

Q：契約書以外の文書（請求書など）も作成できますか？

A：

はい、可能です！

実際にYoomには請求書発行のテンプレートも数多く準備されているので、ぜひお試しください。

Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信する

試してみる

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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が更新されたら、請求書を発行してGmailで送信することが可能です。この自動化により、手作業によるミスや時間の無駄を防げます。特に請求業務を効率化したい方に最適なソリューションです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで請求データを管理している経理担当の方
・請求書作成に時間を取られ、他の業務に集中したいビジネスオーナーの方
・Gmailを活用して顧客への請求書送信を自動化したい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得して、請求書をメールで送付する

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Q：「行が追加されたら」以外のきっかけで自動化を起動できますか？

A：

はい、可能です！
「行の追加」以外にも「行の更新」をきっかけにフローボットを起動することもできます。そのため「特定の列にチェックが入ったら」「ステータスが変わったら」などの設定も可能です。
今回ご紹介したテンプレートを修正したい場合は、ステップ3のトリガー設定の際にアクションを「行が更新されたら」に変更してください。
設定を進めていくと「更新を検知したい列」を設定する画面が表示されるので、更新する列を指定しましょう。