Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する

■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書などの添付ファイルを手作業で確認するのは、Notionに転記する作業は手間がかかる上に入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにファイルが投稿されるとOCRが内容を自動で読み取りNotionのデータベースへ追加されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取る添付ファイルの内容をNotionで管理している方
• 請求書や発注書などの手作業でのデータ転記に時間を要している経理や営業事務の方
• OCRを活用して、紙やPDFの情報を効率的にデータ化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのファイル投稿を起点に、内容の読み取りからNotionへの転記までが自動化されるため手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします。
5. OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のチャネルを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取る書類の形式に合わせて、抽出したい項目（例：請求日、金額、会社名など）を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Notionにレコードを追加する際、追加先のデータベースを任意で設定でき、OCRで抽出した値をどのプロパティに登録するかも自由に設定できます。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。