OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り文章を要約してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

OneDriveにアップロードされたファイルの内容確認や情報共有は、手作業で行うと手間がかかり、重要な情報の見落としや伝達遅延に繋がることはありませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字抽出、AIによる文章要約、そしてMicrosoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、情報共有の迅速化と業務負担の軽減を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveに保存された書類の内容を迅速に把握し、関係部署へ共有したいと考えている方
• 手作業でのOCR処理や要約作成、Microsoft Teamsへの通知作業に時間を要している方
• ファイル内の情報を活用した業務プロセスの自動化を検討している情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードからMicrosoft Teamsへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による文字の読み取りミスや要約の抜け漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と迅速な共有体制を構築できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、ファイルの作成か更新かで処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを指定した条件で要約します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、要約された内容を指定のチャネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点となる監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、アップロードされたファイルの中から、特定の項目や範囲を指定して文字情報を抽出するよう、設定をカスタマイズできます。
• AI機能では、OCR機能で取得したテキスト情報の中から、特定のキーワードや内容を含む部分を対象に、指定した文字数や形式で要約するように詳細な設定が可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを自由に選択できることに加え、通知メッセージの本文に固定のテキストを挿入したり、前のステップで取得したファイル名や要約結果といった動的な情報を変数として埋め込んだりと、柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。