OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取り翻訳してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

海外拠点や外国語の資料を取り扱う際、OneDriveにアップロードされたファイルを都度手動でOCR処理し、翻訳して内容を把握、そしてMicrosoft Teamsで共有する、という作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRによる文字起こしからAIによる翻訳、Microsoft Teamsへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル共有とコミュニケーションを行っている方
• 多言語のドキュメントを扱う機会が多く、翻訳作業の効率化を求めている国際部門の方
• 手作業でのファイル処理や情報共有による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードからMicrosoft Teamsへの通知までが自動化され、手作業の時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
• OCR処理や翻訳、情報共有のプロセスが自動化されるため、手作業による誤訳や通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。この設定で指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされるか、既存ファイルが更新されるとフローボットが起動します。
3. オペレーションとして、まず「分岐機能」を設定し、ファイルのアップロードか更新かに応じて処理を分岐させます。
4. 続いて、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 抽出したテキスト情報を、AI機能の「翻訳する」アクションを利用して翻訳します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、翻訳されたテキスト情報を含むメッセージを指定したチャネルに自動で通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定可能です。特定のプロジェクトや部署専用のフォルダを設定することで、関連性の高いファイルのみを処理対象とすることができます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイル内のどの部分のテキストを抽出するかなど、抽出項目を任意でカスタムすることが可能です。
• AI機能では、翻訳する言語を任意で指定できます。例えば、英語・中国語・韓国語などに翻訳することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャネルを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文も自由に編集可能です。固定のテキストに加え、フロー内で取得したファイル名や翻訳結果を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な通知が実現できます。

■注意事項

• OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。