BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
• BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
• OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。