・
【ノーコードで実現】Googleドキュメントでのマニュアル作成を自動化する方法
マニュアル作成は、業務の標準化やナレッジ共有に欠かせないプロセスですが、その作成や更新には多くの時間と手間がかかっているのではないでしょうか。
特に、新しいツールを導入したり、業務フローが変更されたりするたびに、関連情報を集め、分かりやすく整理し、フォーマットを整えてドキュメント化するのは大変な作業と言えるでしょう。
情報がフォームの回答、メールのやり取り、Google スプレッドシートなど、様々な場所に散らばっている場合は、さらに手間がかかります。
結果として、マニュアル作成が後回しになったり、情報が古くなったりすることも少なくないかもしれません。
もし、これらの情報収集からマニュアル作成までの一連の流れを自動化できたらどうでしょうか？
この記事では、プログラミングの知識がなくても、普段お使いのツールとGoogleドキュメントを連携してマニュアル作成プロセスを自動化する方法を、分かりやすく解説します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、「フォームやデータベースの情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成する」業務フローのテンプレートをご用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
Googleドキュメントと各種ツールを連携したマニュアル作成の自動化例
Yoomを使えば、フォームへの回答、データベースへの情報追加、特定のメール受信など、様々なきっかけでGoogleドキュメントのマニュアル作成を自動化できます。
手作業での情報収集や転記、フォーマット調整といった手間のかかる作業から解放され、より効率的かつ正確にマニュアルを作成・更新することが可能です。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
フォームの送信内容をもとにGoogleドキュメントのマニュアルを自動作成する
Googleフォームなどのフォームツールに送信された内容（例えば、新しい業務手順の入力やFAQの回答など）をトリガーとして、自動でGoogleドキュメントのマニュアルが作成されます。
フォームに入力された最新情報をすぐにマニュアル化できるため、手作業での転記ミスや更新漏れを防ぐことが可能です。
情報収集からドキュメント作成までの時間を短縮し、スピーディーなマニュアル展開を実現しましょう！
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
■概要
Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、手作業でマニュアルを作成している方
- Googleドキュメントでの定型的な資料作成を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、報告書や議事録などのドキュメント作成を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からドキュメント作成までが自動化され、手作業での転記や整形に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業で発生しがちな情報の転記ミスや記載漏れのリスクをなくし、常に正確な内容でドキュメントを作成することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」を選択し、フォームの回答内容を基にマニュアルの本文を生成するようプロンプトを設定します。
- 次に、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを選択し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、Geminiが生成したコンテンツをドキュメントに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiにコンテンツ生成を依頼する際のプロンプト内で、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むことで、回答に応じた内容のマニュアルを生成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
■概要
Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで集めた情報を基に、手作業でマニュアルを作成している方
- Googleドキュメントでの定型的な資料作成を効率化したいと考えている方
- AIを活用して、報告書や議事録などのドキュメント作成を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答からドキュメント作成までが自動化され、手作業での転記や整形に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業で発生しがちな情報の転記ミスや記載漏れのリスクをなくし、常に正確な内容でドキュメントを作成することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」を選択し、フォームの回答内容を基にマニュアルの本文を生成するようプロンプトを設定します。
- 次に、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを選択し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、Geminiが生成したコンテンツをドキュメントに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiにコンテンツ生成を依頼する際のプロンプト内で、Googleフォームから取得した回答内容を変数として埋め込むことで、回答に応じた内容のマニュアルを生成できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
データベース/CRMサービスのデータをもとにGoogleドキュメントのマニュアルを自動作成する
Google スプレッドシートやAirtableといったデータベースやCRMサービスに新しいデータ（製品情報、顧客対応手順など）が追加・更新された際に、その情報を基にGoogleドキュメントのマニュアルを自動で生成します。
データベースの情報を常に最新のマニュアルに反映させられるので、情報の整合性を保ち、属人化しがちなナレッジの共有を促進するのに役立ちます。
■概要
Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、手作業でマニュアルを作成する業務は、手間がかかり更新漏れなども発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成するため、ドキュメント作成業務の効率化を実現できそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogleドキュメントで定期的にマニュアルを作成している方
- 生成AIを活用して、ドキュメント作成の速度と質を高めたいと考えている方
- 手作業による転記ミスや作成漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの情報追加を起点にドキュメント作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやフォーマットの崩れ、作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」するアクションを設定し、スプレッドシートで取得した情報を基にプロンプトを指定します。
- 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成したコンテンツを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiでコンテンツを生成する際、Google スプレッドシートから取得した特定の列の値をプロンプト内に変数として埋め込むことで、より具体的な内容のマニュアルを作成できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableに情報を追加するたびに、手作業でマニュアルを作成していませんか？
この作業は時間がかかる上、記載内容の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Airtableにレコードが追加されると、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントで自動的にマニュアルを作成するため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報をもとに、マニュアル作成を手作業で行っている方
- ドキュメント作成の時間を削減し、その他の業務に集中したいと考えている方
- 生成AIを活用して、マニュアル作成業務の品質を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にマニュアル作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 生成AIがマニュアルのドラフトを作成することで、内容の品質を均一化し、作成者によるバラつきや属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableの「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、Airtableから取得した情報をもとにマニュアルの文章を生成します。
- その後、Googleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションでマニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiで生成したコンテンツをドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「コンテンツを生成する」では、プロンプトにAirtableで取得したレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ファイル名にもAirtableで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Airtable、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、手作業でマニュアルを作成する業務は、手間がかかり更新漏れなども発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成するため、ドキュメント作成業務の効率化を実現できそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとGoogleドキュメントで定期的にマニュアルを作成している方
- 生成AIを活用して、ドキュメント作成の速度と質を高めたいと考えている方
- 手作業による転記ミスや作成漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの情報追加を起点にドキュメント作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやフォーマットの崩れ、作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシート、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」するアクションを設定し、スプレッドシートで取得した情報を基にプロンプトを指定します。
- 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成したコンテンツを追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiでコンテンツを生成する際、Google スプレッドシートから取得した特定の列の値をプロンプト内に変数として埋め込むことで、より具体的な内容のマニュアルを作成できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Airtableに情報を追加するたびに、手作業でマニュアルを作成していませんか？
この作業は時間がかかる上、記載内容の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Airtableにレコードが追加されると、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントで自動的にマニュアルを作成するため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで管理している情報をもとに、マニュアル作成を手作業で行っている方
- ドキュメント作成の時間を削減し、その他の業務に集中したいと考えている方
- 生成AIを活用して、マニュアル作成業務の品質を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点にマニュアル作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 生成AIがマニュアルのドラフトを作成することで、内容の品質を均一化し、作成者によるバラつきや属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Airtable、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでAirtableの「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、Airtableから取得した情報をもとにマニュアルの文章を生成します。
- その後、Googleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションでマニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiで生成したコンテンツをドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「コンテンツを生成する」では、プロンプトにAirtableで取得したレコード情報を変数として埋め込むことが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際、ファイル名にもAirtableで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Airtable、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールの受信内容をもとにGoogleドキュメントのマニュアルを自動作成する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメール（例えば、特定の件名を持つ問い合わせメールや、定例報告メールなど）を受信した際に、その本文や添付ファイルの内容を抽出し、Googleドキュメントのマニュアルとして自動で整理・保存します。
メールボックス内で埋もれてしまいがちな有用な情報も、手間なくマニュアルコンテンツとして蓄積できるのがメリットです。
■概要
Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを使い、手作業でマニュアルを作成している方
- チーム内のナレッジ共有や引き継ぎ資料の作成を効率化したいと考えている方
- 手作業での情報転記による、作成漏れや内容の不備をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、マニュアルの草案が自動で作成されるため、これまで手作業での転記や整形に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストの際の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マニュアルの品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、マニュアル化したいメールを特定します。
- 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からマニュアル作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにマニュアル形式の文章を生成させます。
- さらに、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成した文章をドキュメントに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを抽出する」では、トリガーで取得したGmailの本文などを変数として設定し、マニュアル化したい箇所を柔軟に指定することが可能です。
- トリガー以降のオペレーションでは、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より実用的な内容にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した製品の仕様変更やアップデートに関するメールを、都度Googleドキュメントへ手作業で転記し、マニュアルを更新していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやフォーマットのばらつきといった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を自動で要約・整形し、Googleドキュメントへ出力します。
自動化フローの活用によって、面倒な手作業から解放され、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容を手作業でGoogleドキュメントへ転記している方
- メールを元にしたマニュアル作成業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、ドキュメント作成業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記や整形にかかる時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」を設定し、特定のメール受信をフロー起動の起点とします。
- AI機能「テキストからデータを抽出する」機能を使い、受信メールの本文から必要な情報を抜き出します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、抽出した情報をもとにマニュアルの文章を作成します。
- 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定し、新規マニュアルファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」で、Geminiが生成した文章を先ほど作成したドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文のどの部分を情報として利用するかを任意に設定できます。
- Geminiへの指示やGoogleドキュメントのタイトル設定時に、前のステップで取得したメールの情報などを組み込むことで、内容を動的に変更することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleドキュメントを使い、手作業でマニュアルを作成している方
- チーム内のナレッジ共有や引き継ぎ資料の作成を効率化したいと考えている方
- 手作業での情報転記による、作成漏れや内容の不備をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をきっかけに、マニュアルの草案が自動で作成されるため、これまで手作業での転記や整形に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
- システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストの際の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マニュアルの品質を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、マニュアル化したいメールを特定します。
- 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からマニュアル作成に必要な情報を抽出します。
- 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにマニュアル形式の文章を生成させます。
- さらに、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成した文章をドキュメントに書き込みます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストを抽出する」では、トリガーで取得したGmailの本文などを変数として設定し、マニュアル化したい箇所を柔軟に指定することが可能です。
- トリガー以降のオペレーションでは、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より実用的な内容にカスタムできます。
■注意事項
- Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した製品の仕様変更やアップデートに関するメールを、都度Googleドキュメントへ手作業で転記し、マニュアルを更新していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやフォーマットのばらつきといった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を自動で要約・整形し、Googleドキュメントへ出力します。
自動化フローの活用によって、面倒な手作業から解放され、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメール内容を手作業でGoogleドキュメントへ転記している方
- メールを元にしたマニュアル作成業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、ドキュメント作成業務を標準化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール受信からドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記や整形にかかる時間を削減できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」を設定し、特定のメール受信をフロー起動の起点とします。
- AI機能「テキストからデータを抽出する」機能を使い、受信メールの本文から必要な情報を抜き出します。
- 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、抽出した情報をもとにマニュアルの文章を作成します。
- 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定し、新規マニュアルファイルを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」で、Geminiが生成した文章を先ほど作成したドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文のどの部分を情報として利用するかを任意に設定できます。
- Geminiへの指示やGoogleドキュメントのタイトル設定時に、前のステップで取得したメールの情報などを組み込むことで、内容を動的に変更することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームの情報をもとにGoogleドキュメントでマニュアルを作成するフローを作ってみよう
ここでは例として、「Yoomのフォームに入力された情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」自動化フローをYoomで作成する大まかな流れをご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面上の設定だけで簡単に実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- GeminiとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- フォームのトリガー設定およびGeminiとGoogleドキュメントのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
ステップ1：マイアプリ登録
今回使用するアプリを事前にYoomのマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を行っておくと、設定がスムーズになります。
1．Geminiのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGeminiを入力し表示される候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので内容に従って入力しましょう。
APIキーの取得はこちらから。
入力後「追加」をクリックするとマイアプリにGeminiが表示されます。
2．Googleドキュメントのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogleドキュメントを入力し表示される候補をクリックします。
以下のような連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGoogleドキュメントの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGoogleドキュメントが表示されます。
マイアプリ登録が完了したら次へ進みましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をもとに、手作業でマニュアルを作成しているご担当者の方
- Geminiなどの生成AIを活用し、マニュアル作成業務を効率化したいと考えている方
- 社内のナレッジ共有を促進するため、マニュアル作成の仕組み化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をきっかけにGeminiが文章を生成し、Googleドキュメントへの出力までを自動化するため、手作業の時間を削減できます。
- マニュアル作成のプロセスが標準化されるため、担当者による品質のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GeminiとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、マニュアル作成依頼用のフォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを作成」アクションを設定し、フォームの入力内容を基にマニュアル本文を生成させます。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、フォームのタイトルを基に新規ドキュメントを作成します。
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、生成されたマニュアル本文を作成したドキュメントに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローをご利用の際は、あらかじめご自身のGeminiアカウントとYoomを連携してください。
- 同様に、マニュアルを作成するGoogleドキュメントをご利用のGoogleアカウントとYoomの連携も必要です。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：マニュアル作成用フォームの設定
マニュアルの作成と起点となるフォームの設定を行います。
テンプレートで既に設定されているので、確認をしていきましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう。
フォームを作成する画面が表示されます。
フォームの項目を変更することが可能です。
変更したい箇所をクリックし変更したい場合、内容の変更を行いましょう。
※フォームの編集についてはこちらをご確認ください。
設定完了後「次へ」をクリックしましょう。
保存した内容はアウトプット（取得した内容）として、入力に使用することができます。
今回はサンプル内容を入力しています。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし次の設定へ進みましょう。
ステップ4：Geminiでマニュアルを作成する
フォームの回答を元にGeminiでマニュアルを作成するステップです。
以下の赤枠をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定が表示されるので内容を入力していきましょう。
モデルは最新のものを選択することをお勧めします。
プロンプトにはマニュアル作成する旨の指示を入力します。
以下の画面のようにアウトプット（取得した値）をクリックすることで、フォームの内容を利用できます。
systemInstructionは必要に応じて変更し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、取得した値の箇所に生成された内容が表示されます。
この後、この生成された内容も入力に使用します。
「保存する」をクリックしましょう。
ステップ5：新しいドキュメントを作成する
生成したマニュアルを作成するためドキュメントの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
今回連携するGoogleドキュメントのアカウントか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されるのでドキュメントのタイトルを以下のように、取得した値から選択し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功するとドキュメントが作成されるので、次のステップでGoogleドキュメントでマニュアルを作成していきます。
ステップ6：マニュアルを作成する
最後にGoogleドキュメントにマニュアルのテキストを入力する設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では再度Googleドキュメントのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは既に設定されています。
追加するテキストには以下のように取得した値から選択しましょう。
「テスト」をクリックし、テスト成功したことを確認後、実際にマニュアルがGoogleドキュメントで作成できてるかを確認しましょう。
以下のようにGoogleドキュメントでマニュアルが作成されていることを確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONにして自動化をONにする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Googleドキュメントを活用したその他の自動化例
Googleドキュメントはマニュアル作成だけでなく、契約書や見積書の作成、議事録のテンプレート生成など、様々なビジネス文書の作成・管理にも活用できます。
Yoomを使えば、これらの業務も効率的に自動化することが可能です。
ここでは、Googleドキュメントを使った他の自動化テンプレート事例をいくつかご紹介します。
■概要
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・Googleドキュメントで議事録やメモを一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや議事録作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議後に議事録を作成しGoogleドキュメントに手動で転記するのは、非常に労力がかかってしまい情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Google Meetの会議が終了したら自動的に会議の内容を文字起こしと要約を行いGoogleドキュメントに追記されます。これによって会議参加者は議事録作成の手間を省くことができ、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要新しいメンバーの入社に伴う雇用契約書の作成や送付業務に、手間や時間を取られていませんか？フォームに入力された情報を手作業で書類に転記し、メールを作成して送付するプロセスは、入力ミスや送付漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームに回答が送信されるだけで、Googleドキュメントを雛形とした雇用契約書を自動で発行し、Gmail経由で候補者へメール送付までを完結させることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- 採用候補者への雇用契約書の作成・送付業務を効率化したい人事・採用担当者の方
- 手作業での書類作成やメール送付によるミスをなくし、業務品質を向上させたい方
- バックオフィス業務の自動化を進め、より生産性の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答から契約書発行、メール送付までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、候補者情報の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ- はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、Googleドキュメントの雛形から契約書を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送付する」アクションを設定し、発行した書類を添付して候補者へ送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Yoomのフォーム機能では、雇用契約書の発行に必要な情報（氏名、住所、入社日など）を自由に質問項目として設定できます。
- 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogleドキュメントのテンプレートや、発行される書類のファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailでのメール送付アクションでは、送付先はもちろん、件名や本文も自由に設定でき、フォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項- Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要Notionデータベースの情報でGoogleドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。■このテンプレートをおすすめする方1.Notionを業務に活用している企業・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方・見積書作成のためのデータの管理を行う方2.Googleドキュメントを業務に活用している企業・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業・顧客企業との情報伝達手段に活用している方■このテンプレートを使うメリットNotionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要Zoomでの会議後、議事録作成のためにレコーディングを聞き返して文字起こしをする作業に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが終了するだけで、レコーディングデータから自動で会議の文字起こしを行い、その内容をGoogleドキュメントに保存できます。議事録作成にかかる工数を削減し、重要な議論内容の記録と共有を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成の負担を軽減したいと考えている方
- 会議の文字起こしを手作業で行っており、入力ミスや抜け漏れを防ぎたい方
- 会議内容の記録と共有を自動化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Zoomミーティング終了後、文字起こしからドキュメント保存までが自動で実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしで発生しがちな聞き間違いやタイピングミスを防ぎ、会議の議論内容をより正確に記録として残すことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「音声文字起こし」で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、Googleドキュメントのオペレーションで、作成したドキュメントに文字起こししたデータを記載するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際に、ファイル名は任意の値で設定してください。
■注意事項- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・Googleドキュメントで議事録やメモを一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや議事録作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議後に議事録を作成しGoogleドキュメントに手動で転記するのは、非常に労力がかかってしまい情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Google Meetの会議が終了したら自動的に会議の内容を文字起こしと要約を行いGoogleドキュメントに追記されます。これによって会議参加者は議事録作成の手間を省くことができ、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 採用候補者への雇用契約書の作成・送付業務を効率化したい人事・採用担当者の方
- 手作業での書類作成やメール送付によるミスをなくし、業務品質を向上させたい方
- バックオフィス業務の自動化を進め、より生産性の高いコア業務に集中したい方
- フォーム回答から契約書発行、メール送付までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、候補者情報の入力間違いや送付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
- はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、Googleドキュメントの雛形から契約書を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送付する」アクションを設定し、発行した書類を添付して候補者へ送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム機能では、雇用契約書の発行に必要な情報（氏名、住所、入社日など）を自由に質問項目として設定できます。
- 書類発行機能では、契約書の雛形となるGoogleドキュメントのテンプレートや、発行される書類のファイル名などを任意で設定できます。
- Gmailでのメール送付アクションでは、送付先はもちろん、件名や本文も自由に設定でき、フォームで取得した回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
- Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- ZoomでのWeb会議が多く、議事録作成の負担を軽減したいと考えている方
- 会議の文字起こしを手作業で行っており、入力ミスや抜け漏れを防ぎたい方
- 会議内容の記録と共有を自動化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
- Zoomミーティング終了後、文字起こしからドキュメント保存までが自動で実行されるため、議事録作成にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による文字起こしで発生しがちな聞き間違いやタイピングミスを防ぎ、会議の議論内容をより正確に記録として残すことに繋がります。
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、続いて「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「音声文字起こし」で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
- 最後に、Googleドキュメントのオペレーションで、作成したドキュメントに文字起こししたデータを記載するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、自動化の対象としたいミーティングホストのメールアドレスを任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントでドキュメントを作成する際に、ファイル名は任意の値で設定してください。
- Zoom、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
この記事では、Googleドキュメントを使ったマニュアル作成業務を、プログラミング不要で自動化する方法について解説しました。フォーム入力やデータベース更新、メール受信といった日常的なアクションをきっかけに、手間のかかるマニュアル作成プロセスを自動化できるテンプレートをご紹介しました。
Yoomのような自動化ツールを活用すれば、これまでマニュアル作成に費やしていた時間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防げるでしょう。
その結果、常に最新かつ正確な情報に基づいたマニュアルを維持しやすくなり、業務の標準化やナレッジ共有がよりスムーズに進むはずです。
自動化によって生まれた時間は、より創造的で付加価値の高い業務に集中するために活用できます。
Yoomでは、今回ご紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートを多数ご用意しています。
まずは無料プランから、その効果を体験してみてはいかがでしょうか。
きっと、あなたのビジネスの生産性向上に貢献できるはずです。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
