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マニュアル作成は、業務の標準化やナレッジ共有に欠かせないプロセスですが、その作成や更新には多くの時間と手間がかかっているのではないでしょうか。
特に、新しいツールを導入したり、業務フローが変更されたりするたびに、関連情報を集め、分かりやすく整理し、フォーマットを整えてドキュメント化するのは大変な作業と言えるでしょう。
情報がフォームの回答、メールのやり取り、Google スプレッドシートなど、様々な場所に散らばっている場合は、さらに手間がかかります。
結果として、マニュアル作成が後回しになったり、情報が古くなったりすることも少なくないかもしれません。
もし、これらの情報収集からマニュアル作成までの一連の流れを自動化できたらどうでしょうか？
この記事では、プログラミングの知識がなくても、普段お使いのツールとGoogleドキュメントを連携してマニュアル作成プロセスを自動化する方法を、分かりやすく解説します。
Yoomでは、「フォームやデータベースの情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成する」業務フローのテンプレートをご用意しています。
今すぐ試したい方は、以下のバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
Yoomを使えば、フォームへの回答、データベースへの情報追加、特定のメール受信など、様々なきっかけでGoogleドキュメントのマニュアル作成を自動化できます。
手作業での情報収集や転記、フォーマット調整といった手間のかかる作業から解放され、より効率的かつ正確にマニュアルを作成・更新することが可能です。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
Googleフォームなどのフォームツールに送信された内容（例えば、新しい業務手順の入力やFAQの回答など）をトリガーとして、自動でGoogleドキュメントのマニュアルが作成されます。
フォームに入力された最新情報をすぐにマニュアル化できるため、手作業での転記ミスや更新漏れを防ぐことが可能です。
情報収集からドキュメント作成までの時間を短縮し、スピーディーなマニュアル展開を実現しましょう！
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Googleフォームで収集した情報を基に、手作業でGoogleドキュメントへマニュアルを作成する作業に手間を感じていませんか？
このような定型業務は、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるだけで、AIが内容をまとめたマニュアルをGoogleドキュメントに自動で作成します。
これにより、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートやAirtableといったデータベースやCRMサービスに新しいデータ（製品情報、顧客対応手順など）が追加・更新された際に、その情報を基にGoogleドキュメントのマニュアルを自動で生成します。
データベースの情報を常に最新のマニュアルに反映させられるので、情報の整合性を保ち、属人化しがちなナレッジの共有を促進するのに役立ちます。
■概要
Google スプレッドシートにまとめた情報を基に、手作業でマニュアルを作成する業務は、手間がかかり更新漏れなども発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントでマニュアルを自動作成するため、ドキュメント作成業務の効率化を実現できそうです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Airtableに情報を追加するたびに、手作業でマニュアルを作成していませんか？
この作業は時間がかかる上、記載内容の抜け漏れも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Airtableにレコードが追加されると、Geminiが内容を生成します。
さらに、Googleドキュメントで自動的にマニュアルを作成するため、業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメール（例えば、特定の件名を持つ問い合わせメールや、定例報告メールなど）を受信した際に、その本文や添付ファイルの内容を抽出し、Googleドキュメントのマニュアルとして自動で整理・保存します。
メールボックス内で埋もれてしまいがちな有用な情報も、手間なくマニュアルコンテンツとして蓄積できるのがメリットです。
■概要
Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Outlookで受信した製品の仕様変更やアップデートに関するメールを、都度Googleドキュメントへ手作業で転記し、マニュアルを更新していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやフォーマットのばらつきといった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を自動で要約・整形し、Googleドキュメントへ出力します。
自動化フローの活用によって、面倒な手作業から解放され、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは例として、「Yoomのフォームに入力された情報をもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する」自動化フローをYoomで作成する大まかな流れをご紹介します。プログラミングの知識は不要で、画面上の設定だけで簡単に実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
今回使用するアプリを事前にYoomのマイアプリに登録しましょう。
先にマイアプリ登録を行っておくと、設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGeminiを入力し表示される候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので内容に従って入力しましょう。
APIキーの取得はこちらから。
入力後「追加」をクリックするとマイアプリにGeminiが表示されます。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGoogleドキュメントを入力し表示される候補をクリックします。
以下のような連携画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGoogleドキュメントの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGoogleドキュメントが表示されます。
マイアプリ登録が完了したら次へ進みましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
フォームで受け付けた情報をもとに手作業でマニュアルを作成する際、構成の検討や文章の作成に時間がかかってはいませんか。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容を基に、Geminiが自動でコンテンツを生成し、Googleドキュメントにマニュアルとして出力します。これにより、マニュアル作成にかかる手間を減らし、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
マニュアルの作成と起点となるフォームの設定を行います。
テンプレートで既に設定されているので、確認をしていきましょう！
以下の赤枠をクリックしましょう。
フォームを作成する画面が表示されます。
フォームの項目を変更することが可能です。
変更したい箇所をクリックし変更したい場合、内容の変更を行いましょう。
※フォームの編集についてはこちらをご確認ください。
設定完了後「次へ」をクリックしましょう。
保存した内容はアウトプット（取得した内容）として、入力に使用することができます。
今回はサンプル内容を入力しています。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし次の設定へ進みましょう。
フォームの回答を元にGeminiでマニュアルを作成するステップです。
以下の赤枠をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定が表示されるので内容を入力していきましょう。
モデルは最新のものを選択することをお勧めします。
プロンプトにはマニュアル作成する旨の指示を入力します。
以下の画面のようにアウトプット（取得した値）をクリックすることで、フォームの内容を利用できます。
systemInstructionは必要に応じて変更し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、取得した値の箇所に生成された内容が表示されます。
この後、この生成された内容も入力に使用します。
「保存する」をクリックしましょう。
生成したマニュアルを作成するためドキュメントの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
今回連携するGoogleドキュメントのアカウントか確認し、「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されるのでドキュメントのタイトルを以下のように、取得した値から選択し「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功するとドキュメントが作成されるので、次のステップでGoogleドキュメントでマニュアルを作成していきます。
最後にGoogleドキュメントにマニュアルのテキストを入力する設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面では再度Googleドキュメントのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
ドキュメントIDは既に設定されています。
追加するテキストには以下のように取得した値から選択しましょう。
「テスト」をクリックし、テスト成功したことを確認後、実際にマニュアルがGoogleドキュメントで作成できてるかを確認しましょう。
以下のようにGoogleドキュメントでマニュアルが作成されていることを確認後、Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Googleドキュメントはマニュアル作成だけでなく、契約書や見積書の作成、議事録のテンプレート生成など、様々なビジネス文書の作成・管理にも活用できます。
Yoomを使えば、これらの業務も効率的に自動化することが可能です。
ここでは、Googleドキュメントを使った他の自動化テンプレート事例をいくつかご紹介します。
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomフォームに回答があった内容で雇用契約書を発行し、対象者にメールを送付するフローです。
通常、雛形書類をコピーし情報を入力後PDFとして発行するといった操作が必要になりますが、このような動作が不要で、雛形へ直接操作することなく、フォームの入力だけで書類の発行と送付が可能です。
■注意事項
・Googleドキュメント、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
・フォームの設定や契約書の作成プロセスをカスタマイズして、組織の要件に合わせてください。
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商談に関する情報を登録している方
・見積書作成のためのデータの管理を行う方
2.Google ドキュメントを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Outlookを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との情報伝達手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客に関連するデータを一元管理することでチーム内へ情報共有をスムーズに行うい、業務進行を円滑にするツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力して見積書を作成し、メールで作成データを送るのは、組織全体の成長を妨げるかもしれません。
このフローを活用すると、Googleドキュメントにあらかじめ作成した雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、作成データをメールで送付することができます。
見積書の作成を自動化することで、作業の手間を省き、他の業務に時間を使うことができます。
チーム全体がコア業務に注力することで、生産性向上に繋げることができます。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をGoogleドキュメントに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Meetを頻繁に利用するビジネスパーソン
・ミーティングの内容を記録・共有する手間を省きたい方
・議事録作成の時間を短縮して他の業務に時間を割きたい方
・Googleドキュメントで議事録やメモを一元管理している方
2.チームリーダー・マネージャー
・チームメンバーのミーティング内容を把握して進捗管理や評価に役立てたい方
・重要なミーティングの内容を自動で記録して情報共有を促進したい方
3.議事録作成担当者
・文字起こしや議事録作成の負担を軽減したい方
・ミーティング後すぐに議事録を共有してアクションを促進したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Meetはオンライン会議を効率的に行うための優れたツールですが、会議後に議事録を作成しGoogleドキュメントに手動で転記するのは、非常に労力がかかってしまい情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Google Meetの会議が終了したら自動的に会議の内容を文字起こしと要約を行いGoogleドキュメントに追記されます。これによって会議参加者は議事録作成の手間を省くことができ、会議内容の振り返りや次のアクションに集中することが可能となります。
■注意事項
・Googleスプレッドシート、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
この記事では、Googleドキュメントを使ったマニュアル作成業務を、プログラミング不要で自動化する方法について解説しました。フォーム入力やデータベース更新、メール受信といった日常的なアクションをきっかけに、手間のかかるマニュアル作成プロセスを自動化できるテンプレートをご紹介しました。
Yoomのような自動化ツールを活用すれば、これまでマニュアル作成に費やしていた時間を削減し、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防げるでしょう。
その結果、常に最新かつ正確な情報に基づいたマニュアルを維持しやすくなり、業務の標準化やナレッジ共有がよりスムーズに進むはずです。
自動化によって生まれた時間は、より創造的で付加価値の高い業務に集中するために活用できます。
Yoomでは、今回ご紹介した以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートを多数ご用意しています。
まずは無料プランから、その効果を体験してみてはいかがでしょうか。
きっと、あなたのビジネスの生産性向上に貢献できるはずです。
