Outlookで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する

■概要

Outlookで受信した製品の仕様変更やアップデートに関するメールを、都度Googleドキュメントへ手作業で転記し、マニュアルを更新していませんか？
この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやフォーマットのばらつきといった課題も起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけにAIが内容を自動で要約・整形し、Googleドキュメントへ出力します。
自動化フローの活用によって、面倒な手作業から解放され、マニュアル作成業務を効率化できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメール内容を手作業でGoogleドキュメントへ転記している方
• メールを元にしたマニュアル作成業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• 情報共有の抜け漏れを防ぎ、ドキュメント作成業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からドキュメント作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記や整形にかかる時間を削減できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」を設定し、特定のメール受信をフロー起動の起点とします。
3. AI機能「テキストからデータを抽出する」機能を使い、受信メールの本文から必要な情報を抜き出します。
4. 次に、Geminiの「コンテンツを生成」を設定し、抽出した情報をもとにマニュアルの文章を作成します。
5. 続いて、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」を設定し、新規マニュアルファイルを作成します。
6. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」で、Geminiが生成した文章を先ほど作成したドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文のどの部分を情報として利用するかを任意に設定できます。
• Geminiへの指示やGoogleドキュメントのタイトル設定時に、前のステップで取得したメールの情報などを組み込むことで、内容を動的に変更することが可能です。

■注意事項

• Outlook、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。