Gmailで受信したメールをもとに、Googleドキュメントでマニュアルを作成する

■概要

Gmailで受信したメールを手作業でGoogleドキュメントに転記してマニュアルを作成する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。
この繰り返し作業は、重要な情報を扱う一方で入力ミスや更新漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、特定のGmailのメール受信をトリガーとして、AIが内容を整形しGoogleドキュメントへ自動で出力するため、マニュアル作成業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogleドキュメントを使い、手作業でマニュアルを作成している方
• チーム内のナレッジ共有や引き継ぎ資料の作成を効率化したいと考えている方
• 手作業での情報転記による、作成漏れや内容の不備をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をきっかけに、マニュアルの草案が自動で作成されるため、これまで手作業での転記や整形に費やしていた時間を短縮することに繋がります。
• システムが自動で処理を行うことで、コピー＆ペーストの際の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、マニュアルの品質を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Gemini、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定して、マニュアル化したいメールを特定します。
3. 次に、AI機能「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文からマニュアル作成に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、Geminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにマニュアル形式の文章を生成させます。
5. さらに、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定し、マニュアルの元となるファイルを作成します。
6. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Geminiが生成した文章をドキュメントに書き込みます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「テキストを抽出する」では、トリガーで取得したGmailの本文などを変数として設定し、マニュアル化したい箇所を柔軟に指定することが可能です。
• トリガー以降のオペレーションでは、前のステップで取得した情報を変数として埋め込むことで、より実用的な内容にカスタムできます。

■注意事項

• Gmail、Gemini、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。