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「急な打ち合わせでZoomミーティングを設定したけど、参加者にメールで案内を送る作業が地味に面倒…」
「定例ミーティングのたびに、同じような招待メールを作成・送信する作業に時間を取られている…」
このようにオンラインミーティングの設定や、それに関連する連絡業務が手間になっていませんか？
もしチャットツールでの依頼をトリガーにZoomミーティングを自動作成し、関係者へ招待メールを送信できる仕組みがあったらどうでしょう？
これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができますね！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングを自動作成する業務フローのテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Zoomとメールの連携を自動化する方法
普段お使いの様々なツールとZoom・メール送信を連携させ、ミーティング設定を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します！
手動での日程調整や招待メール作成の手間を削減し、スムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
チャットツールの投稿を起点にZoomミーティングを設定しメールで通知する
Microsoft Teamsなどのチャットツールへの投稿をトリガーにZoomミーティングを自動作成し、Outlookなどのメーラーから招待メールを送信するフローです。
急なミーティング調整依頼にも迅速かつ正確に対応でき、日程調整の工数を削減できますね！
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Microsoft Teamsの投稿からZoomミーティングを作成し、Outlookで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ステップ1：Microsoft Teams、Zoom、Outlookのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にZoomを検索してください。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
最後にOutlookを検索してください。Microsoft Teamsと同じ手順で連携できます。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
Microsoft Teamsの投稿内容から情報を取得します。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチームIDを候補から選択しましょう。
チームIDを選択すると、その下のチャネルIDの候補が表示されるようになります。投稿するチャネルを選択してください。
最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにミーティングの案内を投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得した値は次のステップで活用できます。
ステップ4：テキストを抽出する設定
Microsoft Teamsの投稿内容から、Zoomミーティング作成に必要な項目を抽出する設定をしていきます。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
対象のテキストは予め設定されている通りで大丈夫です。
※以下のようにMicrosoft Teamsの「メッセージ内容」のアウトプットを設定することで、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映できます。
抽出したい項目もあらかじめ設定されていますが、編集・追加する場合は以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力してください。
最後に任意で指示内容を入力してテストします。
成功したら保存しましょう。AIが必要事項を抽出してくれました！
ステップ5：Zoomのアクション設定
Zoomミーティングを自動作成する設定をします。「ミーティングを作成」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「ミーティングを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずZoomでお使いのメールアドレスを入力しましょう。
トピックはあらかじめ設定されている「タイトル」のアウトプットで大丈夫です。
次に任意でパスワードと会議の説明を入力してください。
固定の文章や、Microsoft Teamsから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
開始日時は予め設定されている「日時」のアウトプットでOKです。タイムゾーンは任意で入力しましょう。
会議時間については、今回はステップ4で会議時間も抽出したのでそのアウトプットを選択しています。
会議時間が常に同じ場合は、固定の半角数字を入力することでも設定可能です。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Zoom会議が自動で作成されました！
ステップ6：Outlookのアクション設定
あと少しです！先ほど作成されたZoomミーティングの情報をOutlookで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
ステップ5と同様、固定の文章や、これまで取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、Zoomミーティングの情報が送信されました！
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知する方法でした！
Yoomでは、Zoomを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Zoomに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをGoogleドキュメントに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、GoogleドキュメントそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、レコーディング情報を取得してGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zoomを使用したイベントや会議を行う方
・企業の総務部、カスタマーサービス部門の担当者
・議事録を確認したい経営者
2.Googleスプレッドシートを使用してデータの管理を行う方
・部内でデータの共有を行う事務職員
・同時に同じシートを編集して作業したい営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Webでのミーティングを行う際に、レコーディングの概要を共有しようとすることはよくありますよね。ただどのデータを誰にみて欲しいのかわからなくなったり、データをどこに保存したかわからなくなり、共有に時間がかかることがあります。頻繁にWebミーティングやセミナーを行う企業なら、一層このようなリスクや煩わしさを感じるかもしれません。
このテンプレートを使えば、Zoomの終了後に自動でミーティング情報を取得し、GoogleスプレッドシートにZoomのミーティング情報（TopicやダウンロードURL）を集約することができるため、データ共有の手間がなくなり、データ管理が格段に楽になります。
またこのフローに続けて「チャットで通知する」というアクションも追加できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズも可能です。
一つのGoogleスプレッドシートで管理ができれば、レコード内容を確認したいと思った人がそのタイミングですぐに情報にアクセスすることもできて、これからは誰かにお願いすることも、待つ時間も不要になります。
■注意事項
・Zoom、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでの会議後、録画データから議事録を作成する作業に時間を要していませんか。文字起こしや要約、関係者への共有など、手作業で行うには手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Zoom会議が終了すると同時にAIが音声を文字起こし・要約し、Googleドキュメントで議事録を自動作成、さらにGmailで関係者に共有までを自動化できるため、面倒な議事録作成業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■概要
Zoomでのミーティング後、録画の共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。特に会議が多い日には、どの録画がどの会議のものかを確認し、カレンダーに追記する作業は負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画リンクを自動で取得しGoogleカレンダーの予定に追記できるため、こうした共有作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
■概要
Zoomミーティング後のレコーディングファイルの管理は、営業活動において重要な情報共有手段ですが、手動でのSalesforceへの紐付け作業は手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了時にレコーディングファイルが自動でSalesforceの該当商談レコードに紐付けられ、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まとめ
Zoomミーティングの設定とメールでの通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた日程調整や招待メールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これによりミーティング設定にかかる時間を削減し、本来集中すべき企画業務や資料作成などのコア業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Microsoft Teams以外のチャットツールでも連携できますか？
A：可能です。Microsoft Teamsのアクションを削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
Q：Zoom予定をGoogleカレンダー等にも自動登録できますか？
A：はい、可能です。以下の手順で修正してください。
1.テキストを抽出する設定で、予定の開始日時と終了日時も抽出するよう設定
2.テキストを抽出する設定の下にGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを追加
3.予定のタイトル・開始日時・終了日時にそれぞれ前段で取得したアウトプットを設定
Q：特定のキーワードを含む投稿だけに反応させることは可能ですか？
A：分岐条件を追加することで可能です。分岐条件を「メッセージ内容が〇〇(特定のキーワード)という値を含む場合」に設定することで、特定のキーワードを含む場合のみ通知するフローを作成することができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
