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「急な打ち合わせでZoomミーティングを設定したけど、参加者にメールで案内を送る作業が地味に面倒…」
「定例ミーティングのたびに、同じような招待メールを作成・送信する作業に時間を取られている…」
このようにオンラインミーティングの設定や、それに関連する連絡業務が手間になっていませんか？
もし<span class="mark-yellow">チャットツールでの依頼をトリガーにZoomミーティングを自動作成し、関係者へ招待メールを送信できる仕組み</span>があったらどうでしょう？
これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中する時間を生み出すことができますね！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティングを自動作成する業務フローのテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールとZoom・メール送信を連携させ、ミーティング設定を自動化する方法を具体的なテンプレートでご紹介します！
手動での日程調整や招待メール作成の手間を削減し、スムーズなコミュニケーションを実現できるでしょう。
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツールへの投稿をトリガーにZoomミーティングを自動作成し、Outlookなどのメーラーから招待メールを送信する</span>フローです。
急なミーティング調整依頼にも迅速かつ正確に対応でき、日程調整の工数を削減できますね！
それではここから代表的な例として、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からMicrosoft Teamsを検索してください。
こちらはMicrosoftアカウントにログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
同様にZoomを検索してください。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
最後にOutlookを検索してください。Microsoft Teamsと同じ手順で連携できます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
Microsoft Teamsの投稿内容から情報を取得します。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「チャネルにメッセージが送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にチームIDを候補から選択しましょう。
チームIDを選択すると、その下のチャネルIDの候補が表示されるようになります。投稿するチャネルを選択してください。
最後にMicrosoft Teamsに移り、選択したチャネルにミーティングの案内を投稿します。
ここまで完了したらYoomの設定画面に戻ってテストしましょう。
成功したら保存してください。ここで取得したアウトプットの値は次のステップで活用できます。
Microsoft Teamsの投稿内容から、Zoomミーティング作成に必要な項目を抽出する設定をしていきます。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」のまま「次へ」をクリック。
()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量によって選択してください。料金プランについて | Yoomヘルプセンター
対象のテキストはあらかじめ設定されていますが、Microsoft Teamsの「メッセージ内容」のアウトプットを活用して入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
抽出したい項目もあらかじめ設定されていますが、編集・追加する場合は以下の赤枠のようにカンマ区切りで入力してください。
最後に任意で指示内容を入力してテストします。
成功したら保存しましょう。AIが必要事項を抽出してくれました！
Zoomミーティングを自動作成する設定をします。「ミーティングを作成」をクリックしてください。
ステップ3・4と同様、アクションは「ミーティングを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずZoomでお使いのメールアドレスを入力しましょう。
トピックはあらかじめ設定されている「タイトル」のアウトプットで大丈夫です。
次に任意でパスワードと会議の説明を入力してください。
固定の文章や、Microsoft Teamsから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
アカウント情報は基本的にマイアプリ登録で連携したアカウントが選択されています。
開始日時は予め設定されている「日時」のアウトプットでOKです。タイムゾーンは任意で入力しましょう。
会議時間については、今回はステップ4で会議時間も抽出したのでそのアウトプットを選択しています。
会議時間が常に同じ場合は、固定の半角数字を入力することでも設定可能です。
設定が完了したらテストしてください。
成功したら保存しましょう。
Zoom会議が自動で作成されました！
あと少しです！先ほど作成されたZoomミーティングの情報をOutlookで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。まず連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
次に、Toに任意のメールアドレスを入力してください。CC・BCCの設定も可能です。
最後に件名と本文を入力しましょう。
ステップ5と同様、固定の文章や、これまで取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
連携したOutlookアドレスから、Zoomミーティングの情報が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Zoomでミーティングを作成してOutlookで通知する方法でした！
Yoomでは、Zoomを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Zoomに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Zoomミーティングの設定とメールでの通知を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた日程調整や招待メールの作成・送信といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これによりミーティング設定にかかる時間を削減し、本来集中すべき企画業務や資料作成などのコア業務にしっかりと時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Microsoft Teams以外のチャットツールでも連携できますか？
A：可能です。Microsoft Teamsのアクションを削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
また、Yoomではさまざまなテンプレートを用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
Q：Zoom予定をGoogleカレンダー等にも自動登録できますか？
A：はい、可能です。以下の手順で修正してください。
1.テキストを抽出する設定で、予定の開始日時と終了日時も抽出するよう設定
2.テキストを抽出する設定の下にGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを追加
3.予定のタイトル・開始日時・終了日時にそれぞれ前段で取得したアウトプットを設定
Q：特定のキーワードを含む投稿だけに反応させることは可能ですか？
A：分岐条件を追加することで可能です。分岐条件を「メッセージ内容が〇〇(特定のキーワード)という値を含む場合」に設定することで、特定のキーワードを含む場合のみ通知するフローを作成することができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
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