■概要

Zoomでのミーティング後、録画の共有を手作業で行うのは手間がかかり、共有漏れのリスクもあるのではないでしょうか。特に会議が多い日には、どの録画がどの会議のものかを確認し、カレンダーに追記する作業は負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画リンクを自動で取得しGoogleカレンダーの予定に追記できるため、こうした共有作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでの商談や会議が多く、録画の共有を手作業で行っている営業担当者やチームリーダーの方
• ミーティングの議事録として録画を活用し、Googleカレンダー上で管理している方
• チーム内での情報共有を効率化し、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ミーティング終了後に自動で録画リンクが共有されるため、手作業での共有に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による共有漏れや、誤った予定にリンクを記載するといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングの詳細情報を取得」と「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションをそれぞれ設定します。
4. オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を検索する」アクションを設定し、対象の予定を特定します。
5. 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、取得したレコーディング情報を予定に追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーの予定を更新するアクションでは、更新対象としたいカレンダーを任意のIDで指定することが可能です。
• 予定の説明欄には、固定のテキストを追加したり、前段のオペレーションで取得したミーティング情報や録画リンクといった動的な値を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

・Googleカレンダー、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。

・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。

　・ミーティングが終了したら

　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）

・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点については下記をご参照ください。

　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398