■概要
Microsoft Teamsでの連絡を受けてから、手動でZoomミーティングを設定し、Outlookで案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られ、他の作業が進まないことも少なくありません。このワークフローは、Microsoft Teamsへの特定の投稿をきっかけに、Zoomミーティングの作成からOutlookでのメール通知までを自動化します。Zoomの情報をメールで通知する一連のフローを効率化し、ミーティング調整の手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsを起点とした、Zoomミーティングの手動設定に課題を感じている方
- Zoomで発行したURLをコピーし、Outlookのメールに貼り付けて通知している方
- ミーティング調整に関する一連のメール送信やZoomの操作を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Teamsへの投稿からZoomミーティングの作成、Outlookでのメール通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- URLの貼り間違いや案内メールの送信漏れといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Outlook、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使用し、Teamsの投稿内容からミーティングの議題など、必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたZoomミーティングの情報を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチームID、およびチャネルIDを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成するアクションでは、ホストとして設定する任意のメールアドレスを指定することが可能です。
- Outlookからメールを送信するアクションでは、通知先となるメールアドレスを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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