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「毎月の発注業務、もっと効率的にできないかな…」
「AIを使って発注予測をしたいけど、何から始めればいいかわからない…」
このように、従来の発注業務における手作業の多さや、AIを活用したくても具体的な方法が分からずお困りではありませんか？過去のデータに基づいた発注量の調整や、季節変動の考慮など、多くの要素が絡み合う発注業務は、担当者にとって大きな負担となりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">過去の注文データなどをAIが分析し、自動で発注予測を生成してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放され、より戦略的な意思決定や他の重要な業務にリソースを割くことが可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIを活用して発注予測を行う業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
AIを活用して発注予測を自動化し、その結果をSlackなどのチャットツールに通知する具体的な方法を、様々なトリガーに対応したテンプレートで紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスに月間の注文データなどがアップロードされると、その情報をOCRで読み取り、AIが発注予測を自動で生成し、結果をSlackなどのチャットツールに通知する</span>ことができるので、ファイルベースでのデータ管理を行っている場合でも、スムーズに発注予測の自動化を実現し、業務効率を大幅に向上させることが可能です！
<span class="mark-yellow">フォームを通じて月間の注文データファイルなどが送信されると、同様にOCR処理とAIによる発注予測を行い、その結果を指定のチャットツール（例：Discord）に通知する</span>こともできるため、データ収集の入り口がフォームの場合でも、簡単に発注予測プロセスを自動化し、迅速な対応と意思決定をサポートします。
<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した日時になると、Google スプレッドシートなどに蓄積された注文情報をAIが分析し、発注予測を生成してMicrosoft Teamsなどのチャットツールに通知する</span>ことも可能であり、定期的な予測業務を完全に自動化することで、人的ミスを防ぎつつ、常に最新の予測に基づいた発注計画を立てるのに役立ちます。
それではここから代表的な例として、Google Driveに月間の注文データがアップロードされた際に、その内容をOCRで読み取り、AIが発注予測を生成してSlackに通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。
詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わったら、連携するアカウントとアクションの設定を行いましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で入力した内容が自動的に反映されています。
タイトルは任意で変更でき、わかりやすい名前に編集できます。
アクションについては、「特定のフォルダ内に新しいファイルまたはフォルダが作成された場合」の設定のままで問題ありません。
3.Google Driveのトリガー設定を行います。
もし、まだトリガーとなるGoogle Driveのフォルダを作成していない場合は、今のうちに準備してください。
今回は、以下のようなフォルダを作成しました。
テスト操作を行う際に、対象のフォルダに新しいファイルまたはフォルダが作成されている必要があるので、それも合わせて実施してくださいね。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
設定したGoogle Driveの内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。先ほど取得したGoogle DriveのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
※その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.画面が遷移するので、「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択しましょう。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いて分析するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
アクションは、デフォルトで「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」が選択されています。
こちらは変更可能なので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
今回は「テキストを生成｜5,000文字以内（25タスク）」を選びました。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど生成したテキストを選択しましょう。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど生成したテキストをSlackに送信するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定します。
タイトルやアクションはステップ3と同様に、修正・確認をして次に進んでください。
3.ここでは、Slackに送信する内容を具体的に設定していきます。
今回は、ステップ1でYoomアプリを追加した赤枠のチャンネルにメッセージを送信する予定です。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」からでYoomを追加しておいてくださいね！
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法 | Yoomヘルプセンター
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
無事に成功すると、Slackにメッセージが送信されているはずなので確認してみましょう。
下記のように、指定したメッセージがSlackに届いていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Yoomには、今回ご紹介した発注予測のほかにも、ファイルを自動で読み取り、AIで処理し、各種ツールと連携するテンプレートが多数そろっています！
「これも使ってみたい」と思ったら、下のバナーから詳細をチェックしてみてください。
AIを活用して発注業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた過去データの分析や発注量の予測にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができます。</span>これにより、担当者は単純作業から解放され、より戦略的な在庫管理やサプライヤーとの交渉といったコア業務に集中できる環境が整い、ビジネス全体の効率化と収益性向上に貢献します！
今回ご紹介したような発注予測の自動化は、専門的な知識がなくても、ノーコードツール「Yoom」を使えば直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしAIを活用した業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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