■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などを都度確認し、内容を要約して関係者に共有する作業は手間がかかるものです。手作業による情報共有は、確認漏れや共有の遅延といった課題を引き起こすこともあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる文字起こし、OpenAIでの要約、Slackへの通知までが自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveでファイル管理をしており、内容確認と共有を手作業で行っている方
- 書類のテキスト化や要約作成、関係者への報告に時間を要している担当者の方
- OCRやAIを活用した業務プロセスの自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルの内容確認から要約作成、Slackへの通知までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文字の転記ミスや要約内容のブレ、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、OpenAI、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しいファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- その後、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、特定の項目のみを抽出する設定や、使用するAIモデルを任意で選択することが可能です。
- OpenAIのテキスト生成では、単純な要約だけでなく、箇条書きでの出力や特定情報の抽出など、目的に応じて生成する内容を自由に設定できます。
- Slackへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段のオペレーションで取得したファイル名や要約内容を変数として埋め込むといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Google Drive、OpenAI、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
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