Dropboxに配送データがアップロードされたら、OCRで読み取りAIで配送予定を出力してGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Dropboxに日々アップロードされる配送伝票や関連データ。内容確認から文字情報の抽出、AIによる配送予定の割り出し、Google スプレッドシートへの記録までに、多くの時間と手間を費やしていませんか。手作業による処理は、どうしても入力ミスや見落としといったヒューマンエラーのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけとして、OCRでのデータ読み取りからAIによる情報生成、Google スプレッドシートへの自動追加までの一連の流れを自動化し、これらの課題を効率的に解決することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存された配送関連の画像やPDFから、手作業で情報を転記している担当者の方
• OCRやAI技術を活用して配送データ処理の精度向上と時間短縮を実現したいと考えている方
• Google スプレッドシートで配送情報を一元管理しており、入力作業の自動化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• DropboxへのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへのデータ反映までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、転記漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、配送データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した配送データファイルを取得します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報に基づいて、配送予定日などの情報をAIが生成します。
6. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した配送予定などの情報を指定のスプレッドシートの新しい行に自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化を開始するきっかけとなる監視対象のフォルダーのパスや、特定のファイル名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
• AI機能の文字読み取り（OCR）の設定では、配送伝票などのドキュメントから具体的にどの項目（例：送り状番号、届け先住所、品名など）を抽出するかを細かく指定できます。
• OCRで抽出した複数の情報（アウトプット）を組み合わせて、配送予定やサマリーをどのような形式・内容で生成するかを自由にカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートへのレコード追加設定では、これまでのステップで取得または生成した各種アウトプットを活用し、どの情報をスプレッドシートのどの列に対応させて追加するかを詳細に設定できます。

■注意事項

• Google スプレッドシート、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。