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「freee会計で支払い期日が過ぎた取引先を毎回確認して、督促メールを送るのが大変…」
「督促業務に追われて、本来やるべきコア業務に集中できない…」
このように、freee会計を利用した手作業での督促業務に、手間や負担を感じていませんか？
もし、freee会計上で支払い期日を過ぎた取引情報を自動で取得し、対象の取引先へ督促メールを自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な経理業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはfreee会計の支払い情報を基に督促業務を自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
支払い期日を過ぎた取引先への督促連絡は、件数が増えるほど確認やメール作成に時間がかかり、対応漏れのリスクも伴う重要な業務です。このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を自動で取得し、催促メールを送信する一連の流れを自動化できます。手間のかかるfreee会計を利用した督促業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を取得し、督促メールを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：freee会計
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
支払い期日を過ぎた取引先への督促連絡は、件数が増えるほど確認やメール作成に時間がかかり、対応漏れのリスクも伴う重要な業務です。このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を自動で取得し、催促メールを送信する一連の流れを自動化できます。手間のかかるfreee会計を利用した督促業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomのアカウントにログインしたら、「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
右上の検索窓からfreee会計を検索してください。
ログイン画面になったら、連携したいアカウントでログインします。
「アプリの連携開始」の内容を確認して末尾にある「許可する」をクリックしましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
支払い期日を過ぎた取引先への督促連絡は、件数が増えるほど確認やメール作成に時間がかかり、対応漏れのリスクも伴う重要な業務です。このワークフローを活用すれば、指定した日時にfreee会計から支払い期日の過ぎた取引情報を自動で取得し、催促メールを送信する一連の流れを自動化できます。手間のかかるfreee会計を利用した督促業務から解放され、作業の抜け漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
まずは「スケジュールトリガー」をクリックしてみましょう！
日付指定やCron設定をすることもできます。希望にあわせて設定してください。
詳しい設定方法はスケジュールトリガーの設定方法をご確認ください。
入力が完了したら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「支払い期日が過ぎた未決済取引のIDを一覧で取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
事業所IDはボックスをクリックすると連携済みのIDが表示されるので、候補から選択してください。
収支区分は「収入」に設定しています。
前日の日付は以下のように設定しました。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←日付変数を設定してください」などの矢印以降の補足は削除して設定してください。
入力欄をクリックすると日付タブが表示されるので、選択して入力することも可能です。
設定ができたら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値に取得した情報が追加されます。
内容が確認できたら、「完了」をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
フローに戻り、「同じ処理を繰り返す」のアイコンをクリックします。
※なお、「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。
フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。
トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
料金プランや「同じ処理を繰り返す」の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
オペレーションと取得した値を設定します。
ここでは、取引IDの一覧を繰り返し取得するように設定します。
設定内容の確認ができたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「取引の取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
事業所IDは先ほどと同様に候補から選択します。
取引IDは以下のように取得した値から設定しています。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←同じ処理を繰り返すオペレーションで取得したアウトプットを設定してください」などの矢印以降の補足は削除して設定してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「取引先情報の取得」のアイコンをクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリックします。
事業所IDは先ほどと同様に候補から選択します。
取引先IDは以下のように取得した値から設定しています。
今回は既存のフローのため、すでに設定してありますが、「←「取引の取得」アクションで取得したアウトプットを設定してください」などの矢印以降の補足は削除してください。
「テスト」をクリックし、取得した値の内容が確認できたら、「完了」をクリックします。
フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
Toは取得した値から挿入できます。
※なお、この後のテストでは、設定した宛先に実際にメールが送信されます。
そのため、受信確認ができるご自身のメールアドレスなどを宛先として1件追加しておきましょう。
また、第三者のメールアドレスを使用する場合は、事前に共有しておくか、テスト専用のメールアドレスを利用することをおすすめします。
本文中にも取得した値から挿入することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報を反映することができます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、成功したら「完了」します。
なお、送信テスト時にエラーが発生する場合は以下のヘルプページもご確認ください。
送信先を確認すると、無事にメールが届いていました！
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
お疲れさまでした。
これでフローは完了です！
■概要
メールで届いた請求書をfreee会計のファイルボックスに保管するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・請求書の整理・ファイリングに時間を取られている方
・請求書紛失のリスクを減らしたい方
・請求書処理の効率化を図りたい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・請求書の管理状況をリアルタイムに把握したい方
・経理業務の効率化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
・手作業での請求書ダウンロード、freee会計へのアップロード作業が不要になり、大幅な時間短縮につながります。
・請求書をクラウド上のfreee会計に保管するため、紛失や破損のリスクを低減することができます。
■注意事項
・freee会計とYoomを連携させてください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、登録されたレコードの情報を取得してfreee会計に取引先を登録するフローボットです。
kintoneで管理している企業情報とfreee会計を連携する際にご利用ください。
■注意事項
・kintone、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・freeeに同一の取引先名が登録されている場合、エラーになるためご注意ください。
■概要
Stripeで支払いが作成されたら、freee会計に自動的に売上取引を登録します。
freee会計の取引は未決済取引として登録されます。
Stripeの顧客がfreee会計に登録されていない場合、新たにfreee会計に取引先として登録します。
■注意事項
・Stripe、freee会計それぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Yoomデータベースから、freeeに取引先を新たに登録します。
■設定方法
・freeeとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Yoomデータベースから「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
・freeeの「取引先を作成」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、取引先名、メールアドレス、電話番号、住所などの情報を設定してください。
・該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
・取引先がfreeeに登録されます。
■注意事項
・freee会計アカウントとの連携設定が必要です。
・freeeのオペレーションの設定情報を任意の値に変更してご利用ください。
◼️概要
freeeの経費申請が承認されたら、申請内容の情報を取得し、LINE WORKSの特定のトークルームに通知するフローボットです。
LINE WORKSへの通知内容や通知先のトークルームは自由に変更してご利用ください。
◼️注意事項
・freee会計、LINE WORKSそれぞれとYoomを連携してください。
・各種申請や支払依頼で利用する場合、設定内容を変更する必要があります。
・代理承認の場合、トリガーが発火しないためご注意ください。
■概要
freee会計で経費申請が承認されたら、申請内容の情報を取得してGoogle Chatに通知するフローです。
freee会計とGoogle Chatを連携すると申請の内容をチームメンバーと簡単に共有することができ、共有や管理の抜け漏れを防げます。
Google Chatへの通知内容や通知先のトークルームは自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・freee会計、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
freee会計に新しい経費申請が作成されたら、Gmailに申請内容を送信するフローです。
freee会計とGmailを連携することで、手動で経費申請の内容をGmailに送信する必要がなく、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止を実現することができます。
■注意事項
・freee会計、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
毎月月初にfreee会計で支払い期日が過ぎた取引をSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee会計を利用している経理担当者
・支払い期限超過の取引を見逃したくない方
・毎月初めにまとめて支払い期限超過の取引を確認したい方
・Slackでチームメンバーに通知し、迅速な対応を促したい方
2.freee会計を利用している経営者・管理者
・支払い期限超過の取引を把握し、資金繰りの改善に役立てたい方
・経理担当者にリマインドを送信し、業務効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月月初に自動で通知が届くため、支払い期限超過の取引を見逃すリスクを減らすことができます。
・Slackで通知することで、チームメンバーに迅速に情報を共有し、対応を促すことができます。
■注意事項
・freee会計、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
◼️概要
請求書添付メールを受信した際、AIを活用して請求書の内容を自動的に読み取り、それを基にfreee会計に請求情報を登録します。
わざわざメールを開いてファイルをダウンロードしたり、freee上に転記をする必要がなくなります。
また、途中で担当者チェックを入れることでより正確に請求書情報の連携が可能です。
◼️設定方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたデモ請求書ファイル付きのテストメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
②トリガー下の＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択後以下の設定を行い保存します。
・アクションから適格請求書を読み取るを選択します。
・ファイルの添付方法で「取得した値を使用」を選択し、候補から①で設定したデモのファイル「添付ファイル1」を設定します。
・追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。（それ以外で取得したい値がある場合は追加入力してください。）
※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」
※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。
③＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択し以下の設定を行って保存します。
・担当者：任意の担当者を選択します。
・メッセージ欄：任意の値を入力します。②で読み取った請求書の値などを「事業者名：{{発行事業者の名称}}」のように埋め込むことも可能で、このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。
・フォームを追加をクリック：各項目に②で取得した項目名をそのまま入力します。
・このようにすることで、②で取得した請求書のアウトプットの値をそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行うことが可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。
④＋マークを押し、アプリ連携するオペレーションからfreee会計を選択して、ファイルボックスに証憑ファイルをアップロードアクションを選択後、以下の設定を行いテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・メモ/取引日：任意の値を入力します。（必須ではありません。）
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、取引先の検索アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・検索キーワード：③の担当者依頼のフォームで取得した企業名を埋め込みます。
⑥＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからfreee会計、未決済取引の登録アクションと選択し、以下の設定を行ってテスト・保存し設定完了です。
・事業所ID：候補から指定の事業所のIDを選択します。
・発生日：③で取得した日付やYoom上でデフォルトで取得できる日付アウトプットを入力します。
・取引タイプ：候補から指定の取引タイプを選択します。
・支払期日：③で取得した日付アウトプットを入力します。
・取引先ID：⑤の取引先検索で取得した取引先IDを埋め込みます。
・税区分コード：候補から指定の税区分コードを選択します。
・勘定科目ID：候補から指定の勘定科目IDを選択します。
・取引金額：③で取得した合計金額のアウトプットを埋め込みます。
・証憑ファイルID：④で取得した証憑ファイルIDを埋め込みます。
※その他の任意項目も必要に応じて直接入力や③等のオペレーションから取得した内容を埋め込んでください。
◼️注意事項
・⑤のfreee会計で取引先を検索する際に、請求書上の企業名で照合するためfreee会計上の取引先名は正規式名称で登録をしておく必要があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
入力フォームに見積もり情報が入力されたら、freee請求書で見積書を発行し、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Yoomの入力フォームを使用して回答内容の分析・活用をしている方
・業務でYoomの入力フォームを使用している企業
・Yoomの入力フォームの回答内容を収集、活用している企業
2.freee請求書を使用して帳票業務を行っている方
・帳票の作成を行う事務、営業の担当者
・帳票の管理をしている経理担当者
3.コミュニケーションツールとしてSlackを使用している方
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているメンバー
・Slackのチャンネルにメッセージを出すことで、情報連携を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
freee請求書を使うと見積書の作成を簡易的に行うことができますが、毎回freee請求書へのアクセスが必要であり手間となります。
また、特に見積書の発行が多い場合、上長への確認依頼が漏れ、見積書の発行が遅れるケースもあります。
このフローを使うと、Yoomの入力フォームに決められた見積もり情報を入力するだけで、freee請求書にアクセスすることなく見積書を発行できるので手間を省くことができます。
また、社内通知でSlackを使用している場合、見積書の発行に合わせて特定のメンバーへ通知を行えるため確認依頼や完了連絡を迅速に行うこともできます。
■注意事項
・freee請求書、freee会計、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
freee会計と連携して督促業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた支払い状況の確認や督促メールの作成・送信といった一連の作業を自動化し、人的ミスを防ぎつつ、担当者の負担を削減できます。
これにより、経理担当者はより付加価値の高い分析業務や資金繰り計画などに集中できるようになり、キャッシュフローの改善にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし督促業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：督促メールの文面はカスタマイズ可能か？
A：
はい、可能です。
取得した値から挿入するだけでなく、固定値として文章をカスタマイズし、作成することができます。
Q：督促対象を絞り込む条件は設定できるか？
A：
はい、分岐を追加することで設定可能です。
「分岐」の設定方法をご確認ください。
例えば、以下のように取引の取得の後に追加することで、金額が特定の金額よりも大きい取引先だけを分岐するなどの設定もできます。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Q：Yoomメール以外のツール（OutlookやSlack）とも連携できるか？
A：
はい、可能です。
連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
また、フローボットの設定については以下のヘルプページもご参照ください。
