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日々の提案業務において、資料作成の初期段階に時間と手間がかかっていると感じているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。
「顧客からの問い合わせメールを元に、AIが提案の骨子を自動で作成してくれたら、もっと効率的に仕事が進むのに…」
「ブレインストーミングで出たアイデアを元に、AIがサッと提案資料のドラフトを作ってくれたら、企画作業が捗るはず…」など、このように悩んでいる方も多いはずです。
特にゼロから構成を考え、情報を収集し、形にしていくプロセスは、創造的でありながらも時間もかかり、負荷の高い作業です。
もし、<span class="mark-yellow">チャットツールでの議論や受信メールの内容、フォームへの入力情報などをトリガーとして、AIが自動で提案内容のドラフトを作成し、指定のメールアドレスに送付してくれる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されますよね。
スピーディーに提案内容の作成してくれるため、本来の業務やリソースを集中できるようになりますよ！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して提案作成業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AIが提案内容を自動で生成する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみてくださいね！
普段お使いの様々なツールとAIを連携させて、提案作成プロセスを自動化する方法をご紹介します！
これらの自動化により、アイデア出しから資料作成までの時間を大幅に短縮してくれます。
また、より質の高い提案も作成でき、業務効率化も叶いますよ。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールへの投稿内容をトリガーとして、AIが提案書を自動作成し、その結果をGmailなどのメールツールに通知する</span>ことができます。
チーム内の活発な議論やアイデア共有から、スムーズに提案資料の作成へと繋げることが可能になり、スピーディーな対応が求められる場面でもすぐに資料を作成することが可能です！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで特定のメールを受信したことをトリガーにし、その内容に基づいてAIが提案書を自動で作成し、Outlookのような他のメールツールに結果を通知する</span>フローです。
顧客からの問い合わせや依頼メールに対して、AIを活用して提案書をすぐに作成して、他のツールへと通知してくれます。
的確な初期対応を実現してくれるため、提案の機会損失を防いでくれますよ。
<span class="mark-yellow">Googleフォームのようなフォームツールへの回答送信をトリガーとして、入力された情報に基づいてAIが提案書を自動作成し、Zoho Mailなどのメールツールに通知する</span>こともできます。
セミナー申し込みや資料請求フォームなどから得られた見込み顧客の具体的なニーズに対し、パーソナライズされた提案をリアルタイムで提供することができるため、業務効率化がアップしますよ！
それではここから代表的な例として、Slackの特定チャンネルへの投稿内容をもとに、AIが企画提案書を自動で作成し、その結果をGmailアカウントにメールで通知するフローを解説していきます！
この設定により、Slackでのアイデア出しや指示から、AIによる提案書作成、そしてGmailでの確認・共有までの一連の流れをシームレスに自動化できます。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは「Slack」と「Gmail」のマイアプリです。
最初に「Slack」のマイアプリ登録を行っていきます。
Slackのマイアプリ登録はこちらの記事を参考に行っていきます。
左の「マイアプリ」から、右の「新規接続」をクリックです。
アプリの一覧から「Slack」を検索しましょう。
検索窓に「Slack」と入力してくださいね。
以下の画面が出てきたら、使用したいワークスペースのアドレスを入力してください。
入力後、「続行する」をクリックです。
次の画面が出てきたら、下にスクロールして、一番下の「許可」ボタンをクリックしてください。
以上で、「Slack」のマイアプリ登録完了です！
続いて、「Gmail」のマイアプリ登録を行いましょう。
アプリの一覧から「Gmail」を検索してください。
以下の画面が出てきたら一番下の「 Sign in with Google」をクリックしましょう。
以下の画面が出てきたら、使用したいGoogleアカウントを選択してください。
パスワードを入力して、Googleアカウントにログインです。
以上で、「Gmail」のマイアプリ登録完了です！
ここから実際にフローボットを作成していきましょう！
下記のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、以下の画面が出てきます。
「OK」をクリックして、次に進んで下さい。
次に「メッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
まずはアプリトリガーの設定です。
以下の画面が出てきたら、連携するアカウント情報を確認して、次に進んで下さい。
指定のSlackのワークスペースと連携させるイメージです。
トリガーアクションは「メッセージがチャンネルに投稿されたら」でOKです。
メッセージがチャンネルに投稿されたら、フローが起動するような仕様です。
次にアプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔をプルダウンから選択します。
今回は「5分」を設定しました。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます！
基本的には最短の起動間隔にするのがおすすめです。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです！
チャンネルIDを設定します。
候補から、チャンネルを選びます。
このチャンネルにメッセージが投稿されたら、フローが起動する設定です。
テストを行います。
メッセージが投稿されたら、起動するフローなので、テスト前にメッセージを投稿してからテストを行いましょう。
取得した値は、この後のフローで使用します！
続いて「テキストを生成する」をクリックしてください。
ChatGPT（OpenAI）を使ったアクションを動かすには、OpenAIのAPI有料プランに契約しておく必要があります。
また、APIの利用料金が発生した時にスムーズに支払いができるよう、契約内容を整えておきましょう。
以下の画面が出てきたら、アクションを選択しましょう。
提案書の内容に合わせて、文字数を選ぶのがいいかもしれませんね。
今回は「500文字以内（3タスク）」を選択しました！
アクション設定が終わったら、次に進んで下さい。
詳細を設定します。
プロンプトは設定例を参考に「メッセージ本文」は取得した値(アウトプット)から入力してください。
言語の指定があれば、言語の欄を入力しましょう。
テストを行います。
テストが成功したら、取得した値を確認して「保存する」をクリックしてください。
続いて、「書類を発行する」をクリックしてください。
続いて、書類の連携です。
Google ドキュメントの連携するアカウント情報を確認してください。
下にスクロールします。
続いて、雛形書類の連携を行います。
ドキュメントIDを設定しましょう。
今回はこちらの提案書を雛形書類として、使用していきます！
雛形書類を作成していない方は、以下を参考に作成してくださいね。
📄「書類を発行する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
AIで作成した提案書の内容を｛内容｝の部分に反映させるように設定していくイメージです。
準備した雛形書類を候補から選択してください。
発行書類の保存先を設定します。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを候補から選択しましょう。
出力ファイル名を設定しましょう。
今回はアウトプットから日付を選択し、「今日の日付_企画提案書」に設定しました！
「企画提案書」のみでもいいですが、日付も入れるとファイルが多くなった時にわかりやすいですよ。
設定したら、次へ進んで下さい。
続いて、置換条件の設定です。
置換対象の文字列、左の｛内容｝に、置換後の文字列の生成結果を反映させます。
以下の画面のように設定したら、テストを行いましょう。
テスト成功したら、右のダウンロードで書類を確認してみてください。
発行書類が、設定した通りに作成されていたら、OKです！
取得した値を確認してください。
「保存する」をクリックしてください。
続いて「メールを送る」をクリックです。
メールの設定を行います。
以下の画面が出てきたら、Gmailのアカウント情報を確認してください。
下にスクロールします。
メールの内容を設定していきます。
Fromは候補から選択しましょう。
Toにはメールアドレスを入力してください。
件名にもアウトプットを活用できます！設定例を参考に入力してください。
本文も、設定例を参考に入力しましょう。
添付ファイルは、発行した書類を指定してください。
これで、メールを送る際に発行書類が添付されますよ。入力ができたら、次へ進みます。
メール送信のテストを行います。
メールの送信先とメールの内容を確認したら、「テスト」ボタンをクリックします。
テスト成功画面を確認したら、メールが届いているか確認してみましょう。
設定した通りにメールが届いていれば、完了です！
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
これで全ての設定が完了です！
以下の画面が出てきたら、「トリガーをON」をクリックしましょう！
Yoomには、AIを活用して業務の企画や提案作成を自動化できるテンプレートもそろっています！
たとえば、Googleフォームに入力された情報をもとに、AIが経営企画案を自動生成し、Slackに通知することができます。
また、Googleフォームの回答内容に基づいて、AIがコンサルティング提案を作成し、その内容をSlackでチームと共有することも可能です。
これにより、ヒアリング内容の整理や初期提案の作成といった作業を効率化し、スピーディな対応が実現できます。
以下を参考に「これも使ってみたい」と思ったら、バナーをクリックして詳細をチェックしてみてください。
AIを活用して提案作成プロセスを自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集や資料の骨子作成にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、スピード感を持って、質の高い提案を生み出すことができます。
</span>これにより、企画担当者や営業担当者は、アイデアのブラッシュアップや顧客との対話といった、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整い、ビジネスチャンスを最大限に活かすことが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できますよ。
もし提案作成の効率化やAIの業務活用に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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