■概要

フォームからの問い合わせ後、内容を確認して企画提案書を作成し、メールで送付する一連の作業に時間を要していませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスなども起こり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAIが自動で企画提案書を作成し、Zoho Mailとの連携によって関係者への通知までを完結させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせをもとに、企画提案を行いたい営業やマーケティング担当の方
• Zoho Mailとの連携を通じて、手動での資料作成やメール通知業務を自動化したい方
• AIを活用して定型的な書類作成プロセスを効率化し、コア業務に集中したい企画担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からAIによる企画書作成、Zoho Mailでの通知までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、フォームの回答内容を元に企画提案書の文章を生成します。
4. 続いて、書類発行機能の「書類を発行する」を設定し、生成されたテキストを反映させた書類を作成します。
5. その後、Zoho Mailの「ファイルのアップロード」アクションで作成した書類をアップロードします。
6. 最後に、Zoho Mailの「メールを送信(添付ファイル有り)」を設定し、アップロードしたファイルを添付して指定の宛先に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、問い合わせ内容に応じて質問項目を任意でカスタマイズしてください。
• AI機能のテキスト生成では、企画提案書の構成に合わせてプロンプトを自由に設定でき、フォームで取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
• 書類発行機能では、任意のGoogle ドキュメントを雛形として設定し、固定値やフォーム回答、AIが生成したテキストなどを変数として任意のセルに反映させることができます。
• Zoho Mailでのメール送信設定では、宛先や件名、本文に固定値だけでなく、フォームで取得した情報や生成した書類のファイル名などを変数として設定することが可能です。

■注意事項

• Zoho MailとYoomを連携してください。