■概要
Gmailに届くお問い合わせや要望をもとに企画提案書を作成し、関係者にOutlookで共有する作業は、多くの時間と手間を要するのではないでしょうか。
特に、内容の要約から文書作成、そして通知までの一連のプロセスを手作業で行う場合、本来集中すべきコア業務への影響も少なくありません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の内容をAIが自動で企画提案書としてまとめることができます。
さらに、書類をそのままOutlook経由で通知するため、スピード感を持った業務フローを実現できるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受けた顧客の要望などから、AIを活用して企画提案書を効率的に作成したいと考えている方
- 企画提案書の作成からOutlookでの関係者への通知までの一連の業務を自動化し、作業時間を短縮したいと考えている方
- 手作業による情報伝達の遅延や、提案内容の質のばらつきといった課題を抱えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、AIによる企画提案書の生成、Outlookでの通知までを自動化することで、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることが可能になります。
- 手作業による情報の見落としや、提案書作成時の記載ミス、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメント、OutlookをYoomと連携します。
- トリガーに、Gmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで、企画提案のきっかけとなるメールの条件（キーワード、送信者など）を指定します。
- 次に、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、受信メールの内容をもとにAIが企画提案書のドラフトを作成するように指示します。
- 続けて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを元に企画提案書をドキュメントとして作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成された企画提案書を指定した宛先に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能でテキストを生成する際には、トリガーで取得した情報を変数として埋め込むことで、受信内容に応じた動的な企画提案書の作成が可能です。
- 事前準備として、Googleドキュメント側で、運用に沿った雛形書類を事前に作成しておく必要があります。
- Outlookでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で指定できるほか、メールの件名や本文に固定のテキストを設定できます。また、前段のステップで取得した企画提案書の内容やファイルリンクなどを変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Gmail、Googleドキュメント、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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