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「採用候補者からの応募があるたびに、Microsoft Excelに応募者情報を手入力するのが大変…」
このように、採用管理におけるMicrosoft Excelを使った手作業に課題を感じていませんか？
そこで活用したいのが、<span class="mark-yellow">応募フォームからの情報をMicrosoft Excelに自動で追加できる自動化</span>です。
この自動化を活用することで、これらの煩雑な手作業から解放され、候補者とのコミュニケーションや面接といった、より本質的な採用業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで誰でも簡単にできるシンプルな方法です。
手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に自動化を導入して、採用管理業務をもっと楽にしませんか?
Yoomには<span class="mark-yellow">採用候補者のデータをMicrosoft Excelで効率的に管理する</span>業務フローを自動化するテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
採用管理業務を自動化することで、応募者情報の入力ミスや更新漏れを防ぎ、選考プロセスをスムーズに進めることができます。
ここでは、<span class="mark-yellow">様々なツールとMicrosoft Excelを連携させて採用管理を効率化する自動化テンプレート</span>を具体的な例を交えてご紹介！
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね。
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け付けた採用候補者の情報を、Microsoft Excelに自動で追加・更新する</span>ことができます。
応募情報の転記漏れや入力ミスを防ぎ、常に最新の候補者リストをMicrosoft Excelで一元的に管理することが可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信した採用候補者からの応募メールの内容を解析し、Googleスプレッドシートなどに自動で応募者情報を記録する</span>こともできます。
メールの見落としや情報転記の手間を大幅に削減し、迅速な対応をサポートします。
<span class="mark-yellow">Slackに投稿された採用候補者に関する情報を、Notionなどのデータベースツールに自動で追加・整理する</span>ことも可能です。
チャット上でのやり取りから発生する採用情報を効率的に一元管理し、選考プロセスの透明性を高めることが期待できます。
それではここから例として、「Googleフォームで採用候補者の情報が送信された際に、そのデータをMicrosoft Excelの指定のシートに自動で追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Googleフォームのマイアプリ連携】
検索窓でGoogleフォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して連携完了です！
※認証時にGoogleフォームへの権限を全て許可してください。
【Microsoft Excelのマイアプリ登録】
先ほどと同じように検索窓でMicrosoft Excelを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。詳しくはこちらをご確認ください。
Yoomと連携するアカウントにログインして、連携完了です！
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるよう、テンプレートを使用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定です。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」を入力欄下の注釈を参考に、手動で入力しましょう。
ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみてください。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKですよ！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
このままだと「氏名」や「アドレス」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていませんね…
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
「氏名」や「希望職種」など、フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう！
クリックすると、追加した項目がすべて「Value」という項目名で追加されました。
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用しますが、これだと何の値なのかが分かりにくいですよね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「氏名」や「学歴（最終）」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みましょう！
※Googleフォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、ステップ3で取得した情報を、Microsoft Excelに自動追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
先ほど同様に、タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
データベースの連携設定は、下記のようにしていきましょう！
・ファイルの保存場所：採用候補者情報を追加するMicrosoft Excelの保存先を、OneDriveまたはSharePointから選択してください。
・ドライブID：入力欄をクリックして表示される候補から、フローで使用するドライブを選びましょう！
・アイテムID・シートID：採用候補者を管理しているMicrosoft ExcelのアイテムIDやシートを、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
・テーブル範囲：例えば、下図のようなデータベースを用意した場合、A〜E列の項目に情報を追加していきたいので、テーブル範囲には「A:E」と入力します。
使用するデータベースに合わせて、設定してみてください！
▼使用するデータベース▼
▼テーブル範囲の設定▼
設定が完了したら「次へ」をクリックして、データベース操作の詳細設定を行います。
ここでは、「追加するレコードの値」の各項目を、アウトプットを使って設定していきますよ！
例えば「氏名」には、「取得した値」の「フォームに回答が送信されたら」内にある「氏名」を設定します。
同じように、その他の項目もアウトプットを使って適切な値を設定してみてくださいね！
※「追加するレコードの値」は、連携しているMicrosoft Excelのデータベースに紐づいて表示されています。
項目を編集したい場合は、データベース側を編集してください。
全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックして、実際にMicrosoft Excelに採用候補者情報が反映されていることを確認してみてくださいね！
きちんとフォームの回答情報が反映されていますね！
確認後は「保存する」を押して、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Googleフォームで採用候補者の情報が送信された際に、そのデータをMicrosoft Excelの指定のシートに自動で追加する」フローの作成手順でした！
Talentioで候補者が登録されたらGoogle スプレッドシートに追加したり、GoogleフォームやSlackに人事情報が登録されたらNotionに自動追加したりできます。
いかがでしたか？採用管理業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた応募者情報のMicrosoft Excelへの入力や更新作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができるでしょう。</span>
採用担当者はデータの入力や転記といったノンコア業務から解放され、候補者とのコミュニケーションや面接準備など、より戦略的な業務に集中できる環境が整い、採用活動全体の質の向上が期待できますよ！
Yoomを使えば、このような自動化設定をノーコードで誰でも簡単にできるのも魅力ですよね。
「本当に設定は簡単なの？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
業務効率の改善は小さな改善の積み重ねです。まずは本記事を参考に、採用業務の自動化からぜひスタートしてみてくださいね！
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