Gmailで採用候補者のデータを受信したら、Google スプレッドシートに自動追加する

■概要

採用活動において、Gmailで受け取る多くの候補者情報。その都度Google スプレッドシートへ手作業で転記する作業は、時間もかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AIが自動で情報を抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとGoogle スプレッドシートで採用候補者の情報を管理し、手作業での転記に手間を感じている方
• 採用候補者に関するメール対応とデータ入力に追われ、他のコア業務へ注力できていない採用担当者の方
• 手作業による情報入力のミスを削減し、採用業務全体の効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した採用候補者の情報を自動でGoogle スプレッドシートへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• メールからのデータ抽出と転記を自動化することで、入力間違いや情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与されているラベルを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメール本文などの前段階で取得した情報の中から、抽出対象としたい項目（氏名、連絡先、応募職種など）を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を追加したい任意のスプレッドシートとシートを指定できます。また、各列に対して、前段階のAI機能で抽出したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟にカスタムが可能です。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。