Googleフォームで履歴書が送信されたら、AIでタグづけをしてNotionの採用管理ページに追加する

■概要

採用活動において、Googleフォームで受け付けた多数の履歴書情報を手作業でNotionの採用管理ページへ転記し、さらに内容に基づいてタグ付けを行うのは手間がかかる業務ではないでしょうか。このような定型的な作業に時間を取られ、本来注力すべき選考業務が圧迫されることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに履歴書が送信されると、AIが自動で内容を解析してタグを付与し、Notionの採用管理ページへ情報を追加するため、これらの課題をスムーズに解消し、採用プロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとNotionを用いて採用管理を行っており、手作業での情報入力や分類に課題を感じている人事・採用担当者の方
• AIを活用して履歴書情報の分析やタグ付けを自動化し、選考業務の効率を向上させたいと考えている方
• 採用プロセスのDXを推進し、候補者とのコミュニケーションなど、より戦略的な業務へ時間を充てたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの履歴書送信からNotionへの情報追加、AIによるタグ付けまでを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による情報の転記ミスやタグ付けのばらつき、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、採用データの正確性と一貫性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したGoogleフォームに新しい回答が送信されるとフローが起動します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。これにより、Googleフォームに添付された履歴書ファイル（PDFなど）をYoomのフロー内で扱えるようになります。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした履歴書ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、OCR機能で抽出したテキスト情報（学歴、職歴、スキルなど）を基に、AIが適切なタグを生成するようにプロンプトを組みます。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定します。フォームの回答内容、ダウンロードしたファイルの情報、そしてAIが生成したタグなどを、Notionの採用管理データベースの適切な項目に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、応募受付に使用している任意のフォームを指定して連携してください。
• OCR機能を使用する際、履歴書ファイルの中から特にどの情報を抽出するか、例えば「学歴」「職務経歴」「スキル」といった項目を任意で指定し、抽出精度を高めるための設定調整ができます。
• AI機能でタグを生成するためのプロンプトは、自由にカスタマイズが可能です。例えば、「経験年数に応じて『ジュニア』『ミドル』『シニア』のタグを付与する」や「特定のプログラミング言語スキルがあればその言語名をタグとする」など、具体的な指示を設計できます。また、前段階のオペレーションで取得した情報を変数としてプロンプトに組み込むこともできます。
• Notionデータベースへ情報を追加する際、どの情報をどのプロパティ（項目）に割り当てるか、また固定値を設定するかなど、出力内容を柔軟にカスタマイズできます。これにより、既存の採用管理ページのフォーマットに合わせて情報を整理することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。