Googleフォームで採用候補者のデータが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加する

■概要

採用活動において、Googleフォームで受け付けた候補者の情報をMicrosoft Excelへ手作業で転記するのは、時間もかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に応募者が多い場合、データ入力作業は採用担当者の大きな負担となりえます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Microsoft Excelへ候補者情報が自動で追加されるため、採用業務の効率化を実現し、本来の選考業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excelで採用候補者の情報を管理している人事担当者の方
• 採用候補者データの転記作業に手間を感じ、自動化を検討している方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、採用業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答送信後、Microsoft Excelへ情報が自動で追加されるため、データ入力の手間を省き、作業時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、採用候補者データの正確性を保つことで、管理業務の質が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、候補者情報を追加したいファイルとシート、そして各項目に対応するフォームの回答データを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、候補者情報の入力を受け付ける任意のフォームを指定してください。
• Microsoft Excelのオペレーション設定では、情報を追加したい任意のファイルとシートを指定できます。また、Excelの各列に対して、Googleフォームのどの回答項目を割り当てるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133