Gmailで履歴書を受信したら、AIでタグづけをしてGoogle スプレッドシートの採用管理シートに追加する

■概要

採用活動において、Gmailで受信した多数の履歴書を手作業で確認し、内容を転記する作業は多くの時間を要するのではないでしょうか？
また、手作業による情報の見落としや入力ミスは、採用プロセスに影響を与える可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した履歴書の内容をAIが自動でタグ付けし、Google スプレッドシートの採用管理シートへ追加する作業を自動化でき、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する履歴書の管理や転記作業に手間を感じている採用担当者の方
• AIを活用して履歴書の情報から自動でタグ付けを行いたいと考えている人事担当者の方
• Google スプレッドシートを用いた採用管理の効率化を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの履歴書受信からGoogle スプレッドシートへの情報追加までを自動化し、手作業にかかる時間を短縮し、コア業務へ注力できます。
• AIによるタグ付けと自動転記により、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイル（履歴書）から「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで抽出した情報をもとにAIがタグを生成します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで抽出された情報と生成されたタグを採用管理シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、履歴書メールを特定するための受信キーワード（例：「履歴書送付」「応募書類」など）を任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、履歴書から追加で抽出したい項目や、使用するAIモデル、読み取る書類の言語を任意で設定してください。
• テキスト生成機能の設定では、生成するタグの文字数制限や、タグに関するプロンプト、出力したい言語を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追加する採用管理シートのIDや、追加するレコードの値を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。