毎日、Google スプレッドシートからSmartHRに未招待の従業員を抽出し一括で招待する

■概要

従業員が増えるたびに発生するSmartHRへの招待業務、手作業で行うには手間がかかり、招待漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、Google スプレッドシートに従業員リストを用意するだけで、未招待の従業員を自動で抽出し、SmartHRへの招待を定期的に実行します。手作業による招待業務から解放され、人事・労務担当者の業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRを利用しており、従業員への招待を自動化して業務を効率化したい人事担当者の方
• Google スプレッドシートで従業員情報を管理し、手動での招待業務に課題を感じている方
• 入社手続きにおける定型業務を減らし、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にリストをチェックし自動で招待を送るため、手作業で対応していた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による招待漏れや、誤った従業員への招待といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な業務遂行に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmarHRとGoogle スプレッドシートをYoomに連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で毎日決まった時間にフローが起動するように設定します。
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、招待対象の従業員リストを取得します。
4. 次に、繰り返し処理機能の「処理繰り返し」を設定し、取得した従業員リストを1件ずつ処理できるようにします。
5. 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員に招待を送る」アクションを設定し、リストの各従業員に招待を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、このワークフローを起動したい日時を任意にカスタマイズしてください。
• Google スプレッドシートのアクションでは、どのシートから、どのような条件でレコードを検索するかを任意に設定できます。
• 繰り返し処理機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した一覧データを変数として用いて、繰り返し処理の条件をカスタマイズすることが可能です。
• SmartHRのアクションでは、招待に必要な情報を、前段で取得した従業員データの変数を用いて項目に設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SmartHRとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。